我是如何利用一天15小时,高效掌控生活节奏的

畅斯changs 2020-03-17 11:18:12

这个月忽然多了很多事情,生涯规划课程、手帐课程、写作营助教、还要继续看书积累,写文章...时间严重不够用,恨不得一天能多几个小时,但这也是不可能的,上帝有个时间银行,每天都平均的给每个人发固定的时间,谁也不多谁也不少。

所以为了更好的利用时间,让时间更合理的排布,让自己跟上节奏张弛有度,时间管理就特别重要。

可能有人会觉得时间这么紧,再做计划岂不是更浪费时间吗。

“不谋而动,是所有失败的原因。”

在《吃掉那只青蛙》这本书上,博恩·崔西说 “每拿出一分钟制订计划,在行动时将会节省出相当于制订计划10倍的时间。所以,每天只要拿出10~12分钟来制订计划,就能节省出将近两小时的时间(约为100~120分钟)。”

确实如此,当我们没有计划,当所有事件全部自己的大脑中,不仅会占用我们的精力去记住他们,还会消耗我们的耐心。大脑是用来思考的而不是用来记录的,所以当我们把事件可视化,记在纸上,展示出来,我们大脑才能腾出空间想问题,也会因此而提高效率。

所以,这个月我再次调整了自己的时间管理节奏,尝试了不同的方式,以手帐+app的方式进行记录,和大家分享一下我的小经验吧。

1.知晓可利用时间

做时间管理之前,我们首先要知晓自己的时间,才能管理,你可能会说一天24个小时不都一样吗。是的,但是有一些时间并不属于我们,这些时间我们无法规划,只能记录。 比如我上课的时间是每天晚上8点—9点半,这个时间是不能做别的事儿的。这一个半小时是固定时间,我不能管理,只能按时间去做,所以我会提前标注出来,这个时间段不安排其他事情。还有一些需要和别人沟通,开会的时间,这些是和别人协同使用的时间,所以在做时间管理时,也需要把这部分单独标示出来。 如果我每天起床的时间是8点,我晚上睡觉的时间是11点,那么我的白天还有15个小时。抛出上课的时间1.5h,开会的时间3h,还剩11.5h。那么我今天可自由支配的时间就是11.5h。

2.列出事项清单,并标出最重要的1-3件事

先说事项清单,我们需要把一天内所有想做的、要做的事,全部写下来,包括刚才提到的已经安排出去的上课、开会,也包括做饭吃饭看电视休闲等等日常的事项。下面给大家举个例子

这么一看是不是很烦躁,一天居然有这么多事儿,无从下手啊,没关系,我们需要一步步优化这个清单,第一步就是标出最重要的1-3件事。

虽然罗列出这么多项,但其中最产值,最重要的也只占20%,完成这部分,几乎完成了今天任务的80%,但我们常常拖延的反而是这部分,因为这部分做起来会比较困难,比较费力,所以我们总想拖着先把好解决的解决。

但在一天之中我们的精力非常有限,不可能做每一件事都全情投入,如果我们把精力全部花销在那些不重要的事情上,到一天结束后,我们可能已经没能精力再去做那件重要的事儿了。

3.预估时间,并进行整合

然后先来预估一下完成每一项所需要的时间,并且整合可以一并完成的琐碎事项。

写完之后,我们来统计一下整体时长。是18h,还记得刚才我们统计过的时间吗?我白天的时间一共是15个小时,单从这个上来看就已经超时3小时了,减去一个3小时的项目,其他也需要马不停蹄的去做,完全没有喘息的时间。所以上面清单列的并不合理。我们需要再进一步的调整。

4.删除当天不重要的项目,转移可后置的项目

先把今天必须要做的事情,不能压缩时间的事情,都标记出来。

标出来之后我们发现keep、读书、落地笔记不是今天必须完成的,所以我可以后移到明天去做。读书是我输入的重要手段,但我没有必要每天以做任务的形式必须完成。我会给自己制定一个每周要达到的量,只要达到这个标准即可,今天不忙就多看一点,明天忙就少看一点,只要整周达标即可。

这一点也想提示大家,当我们要培养一个习惯的时候,常常会说,我要每天跑5公里,我要每天keep,我要每天读书,这种“每天”让我们看不到尽头,很容易一天没坚持后面就不再继续干了。培养习惯也要讲究节奏感,调整适合的频率和周期,成功率会更大。

好,我们回到清单,再看午饭晚饭休闲的时间,这个时间也是弹性的,今天任务多来不及下厨就定点外卖,但不要每天都吃外卖,对身体健康也不好~休闲电视时间也可以压缩,不过我不建议完全取消它,如果一天都在紧张的完成任务而不给自己大脑放松的时间,我们会因为疲惫而效率低下,一样完不成任务。

5.将清单排序,预估行动的时间

按时间排序,写上预计开始做的时间。将固定的不可变更的时间标注出来,将最需要花费精力的事项放在全天第一件事去做,这样才能更好更高效的完成。

现在这样看是不是清晰很多了呢,好像一天也没有那么多的事儿了,只要在某个时间段,按时去做就可以了。

这样排列后,我还发现,点评作业,和复盘没有一个硬性的开始时间,只要在今天之内完成就可以,所以可以利用碎片化时间去完成

点评作业也不需要连续性,所以我会拆解成几次去做,我发现在午饭前我有30min的空闲,17:00我有1小时的空闲,在晚上21:30-23:00之间也有1h30m的空闲,在这些时间我都可以用来点评作业,如果时间还是不够,那么我会尝试调整弹性时间,以及考虑是否需要早起半小时来增加一天的可利用时间。而复盘一定是在全天接近结束才做的,所以也不用着急完成。

6.落地实践,记录真实耗时,并完成打钩

规划好一天要做的事,就要开始行动了,按照自己的安排去做,做完一件,记录所消耗的时长,然后打钩,这样做更有助于我们之后更好的规划时间的利用。

做完一件再做下一件,推着时间走,不要因为一项事情可能比自己预估的时间用时长,而为了不打乱计划就中途停下去做别的事,这样很可能会出现很多事情都做了一半,结果哪样都没完成的局面,会让自己很挫败。

7.复盘、调整并做明日计划

复盘是非常重要的,如果我们只一门心思的计划、做事,而不复盘,我们就不能知道自己做的怎么样,哪里出现了问题,是否需要调整,不复盘我们只会不断的重复昨天的问题和错误。

所以复盘的时候,要看看今天任务的情况,时间安排的情况,看看哪里需要调整,是否一天安排了太多内容,到后面动力不足,如果有两项很重要的脑力劳动,是否考虑调整到两天去完成,什么时间段自己精力最集中,什么时间段自己效率不高,是否还有可提升空间,这些都可以复盘。

我每天会复盘自己在个人成长、日常生活、工作上分别花销的时长,并且写下今天做得不好需要改进的地方。这样明天就会安排的更加自如,对自己的时间掌控也会越来越有把握。

个人成长:4h50m 日常生活:2h50m 工作:6h 总计:13h40m

TIPS

在实际落地中的过程中,其实并不会这么顺利,我们会遇到种种问题,种种阻碍,那么我们还需要注意几点

01.屏蔽干扰

如果在做一件需要专注的事时不断被打断、被干扰,很容易造成效率低下,如果这个时候心态崩了,很容易就垮掉了,那天我就是,详细可见《碎碎念|今天也要用心过生活》

最容易干扰我们的就是手机了,如果想屏蔽手机信息的人为干扰,就要主动告知对方你的时间,告知对方你现在需要30分钟的专注时间,如果有啥事,请在什么什么时候联系自己,对家人室友也是一样。只要你想不被干扰,你是可以做到的。这没什么不好意思的。

学会对不重要的事情说不,学着优雅的拒绝,但态度一定要坚决。

如果你不好意思告知别人,那就选择了允许别人的打扰,这并不能帮你提高效率。

有时还会有一些商家的短信啊,app的推送啊,会产生信息干扰,所以手机打开飞行模式,或者不带入工作的房间,都可以解决,对,还有一点,自从我把手机调成静音模式后,对我的干扰明显减少了好多好多,手机那种滴滴的铃声很容易分神。

每天呢,可以给自己规定几个时间去查看手机信息,看看app啥的。而不是把自己的时间全都无形的交待进去。

其实仔细想想,我们之所以想提高效率,想要管理时间,不就是想要拥有更多的时间可以做自己想做的事儿吗,有更多的时间可以更好的陪伴家人吗,所以在该专注的时候专注,我们才能拥有更多的时间。

02.拖延

这个话题其实我之前也跟大家聊过《干货|幸好我有拖延症》,拖延最大的原因就是事件看起来很庞大,无从下手,或者心理抗拒不想去做。

这个的解决办法就是拆解,把一个大的项目拆解成小的项目,一步步的去做,会容易很多,拆解到你觉得做起来毫不费力为止。

有的时候心理不想做,可以先停下来问问自己是什么原因,到底为什么不想做。我有时写东西也会这样,写一点写不下去了,楞逼着自己多写一段,还是写不下去,我就会停下来问问自己为什么,是不是写的不是真心想表达的东西,等等。

03.完美主义

这个其实在上次说拖延也说过了,我们每个人心里都会有点完美主义,想要一个好开始,想要每件事都做的完美。但为了等一个好开始,而迟迟不开始,反而本末倒置了。清单、计划列的再完美,不行动都是毫无意义的啊。做,并马上去做,是比完美更需要我们关注的。

还有一点就是事事要完美。

“最糟糕的利用时间的情形之一,是把根本不需要做的事情做得很完美。”

每天时间有限,任何人都无法完成所有的事,我们无法保证事事完美。事事完美只会让我们什么也做不好。所以把更多的时间和精力分配给每天最重要的那1、2件事,往往能让我们收获更多。

工具

最后推荐做计划和列清单的工具吧。

01.手帐

手帐其实在我印象中一直是个很美的附属品,记录旅行啊,心得啊,画的美美的。不过自从接触了效率手帐,我发现手帐是个很好用的工具。它可以协助我们安排好时间日程。对手帐自己还是个小白,刚刚入门,尝试了两种模式,跟大家说说我的感受吧。

一种是weekly,页面是以周的形式出现的,所以每天的格子也不大,我会在上面记录每天最重要的几件事,以及习惯的培养打卡。但因为现在居家办公每天时间多,所以我又结合了另一个本子,做日程的详细管理。

这个本子本来是按四象限分布的,(重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急)。不过我现在每天要做的内容并不能分成这么多种类,所以我用了自己开发的一种形式。左边记录关键要做的事,右边四个小格子,分别记录日常生活,其他杂事,时间统计,每日复盘,下面会写我读书后的落地清单。

具体的记录时间方法和上面介绍的一样。这个用起来其实还不错,也能写很多内容,就是没有一个总览,对于周、月的概念比较薄弱,并且用这个之后,weekly的周计划页用的就很少了。

于是我又尝试了第二种形式,国誉自我。

因为舍不得买本,又想把weekly好好利用,所以自己画了一个。

开始用的很不习惯,这个是时间轴的形式,每天纵列展示,如果把每天要做的事写在里面,有时因为临时调整就会很尴尬,划掉就会很难看。后来我结合了app使用,感觉好了很多。

02.APP

我结合了嘀嗒清单,在上面做每日计划清单,并把重要的事标红,调整顺序,写上预估时长,完成后再记录到手帐上,记录到手帐上的原因是可以更好的看到自己一天是否有大面积的浪费时间,每个时间段做了什么,什么耗时长,什么需要调整。国誉自我是一种很好的对时间审视的工具,但它并不适合做规划,列清单。所以结合app会好用一些。

好了,今天说的有点多哈,不过都是干货哈,也是这几个月做时间管理自己的一个小总结,当我开始做时间管理的时候,不只是时间充实了,最重要的感觉是自己有节奏了,不会出现那种事情多到做不完啊,或者一天完全没事做的状态。

希望这些对你有所帮助,也能让你更好的管理好自己的时间,做自己时间的主人,重新夺回主动权~

有啥问题可以留言问我哦~我知道的都会尽力解答的~

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