提高工作效率,扩散思维,只需要一本方格笔记本

未来频道 2017-08-11

今天的文章跟笔记术相关,日本人对笔记术研究很深入,我阅读过笔记和手帐的绝多数书籍都是日本人写的,最近刚看完一本《聪明人用方格笔记术》,从中又学到一些新知识。
真正学过如何使用笔记术和记笔记的人并不多,作者在书举了一个例子,他在一堂有100人参加的培训中,询问:“有没有人教过你们该如何使用笔记本?”,结果回答有人教过的只有一个人。

好笔记和坏笔记的区别

本书的作者是日本麦肯锡的咨询顾问,他在刚进入公司不长时间,上司就推荐他使用方格笔记本,他在后来的大量接触和培训中,看过2万多人的笔记本,发现一点,好笔记和坏笔记之间的差异非常大。

好笔记:逻辑性强、条理清晰,穿插了丰富的图表,一眼就能看明白。
坏笔记:看完之后,脑海里很难再现当时的内容。

他分析过坏笔记的第一步是在选择笔记本上:

1、大多数不舍得在笔记术上花钱
2、没把选择笔记本当回事。

第二步是在做笔记时需要避免一些事项:

1、看起来很脏乱
2、笔记本太小了
3、用了四种以上颜色
4、记笔记时缺少重点
5、直接把黑板或板子内容照抄过来
6、写的太满了,没有间隙
7、缺少图表或画,只有文字
8、无法再现当时的内容

做好笔记的基本原则

选择方格笔记,在日本很多东大学生和麦肯锡都选择用方格笔记本。

在使用方格笔记时,有一些基本原则:

行首对齐
在行首空两三个字的地方写小标题
在比小标题往后两三个字的地方写内容
项目改变时空一行
注意留出空隙,留出进行信息整理的空间

让笔记清晰而有逻辑的“黄金三分法”

做好笔记最重要的一点是,有一个清晰而有逻辑的框架,在做笔记时遵循一个好的框架标准,就会让人一目了然。东大录取生的笔记本、麦肯锡公司的“麦肯锡笔记本”以及同为外资管理咨询公司的埃森哲管理咨询公司使用的“PointSheet”(重点表单)、全美知名大学及科研机构使用的“康奈尔笔记本”,这些笔记本都有一个通用的“框架”,那就是“黄金三分法”。

1、东京大学学生笔记本:

东大录取生笔记本的特征为“右侧留有空白区域”,大多数东大录取生都会将左右两页作为一页使用。“右侧的一页”会先空下,用左侧页记录老师的板书,用右侧页的左半部分记录老师的点评、自己的疑点和注意要点,右侧页的右半部分则

用来记录为解决这些疑点而采取的行动及相关总结。“写下来会觉得很满足”,他们笔记本的特征就是“留有空白区域”,这里的“空白区域”指的是思考区域。在学校学习时,笔记本的重要性不在话下。但在商务领域,笔记本的重要性也是不可小觑的,而这一块空白区域更是在日后起着举足轻重的作用。

右侧的空白区域与咨询顾问爱用的方格笔记本的特点是相通的。商用笔记本的框架通常是这样的,先从左侧开始梳理实情,然后在右侧汇总要点,最后导出得到理想结果应采取的行动。

2、康奈尔大学笔记本:

由美国常春藤联盟大学之一、世界排名前十的美国著名学府康奈尔大学心理学系研发的笔记本为“康奈尔笔记本”。康奈尔笔记本被称为“the best note-taking system”(最佳笔记系统),是美国知名大学以及许多科研机构采用的笔记本。

康奈尔笔记本已经预先分好了“板书”区域、左侧的“发现点”区域以及最下面的“总结”区域三部分。这种笔记本可以自然而然地帮你养成按照“板书→发现点→总结”的顺序记笔记的习惯。

3、埃森哲公司的PointSheet

全球最大的外资管理咨询公司埃森哲使用的是一种名为“Point Sheet”的格式。

格式中的横线和竖线都是浅绿色的,表格部分由上面的“题目”、左侧的“重点”、右侧的“行动”三部分组成。

左侧的部分用来记录重点,右侧的部分则用来书写基于重点应采取的行动,即“谁、在什么时间之前、需要做完什么事”。因为“重点→行动”的顺序可以按照由左到右的顺序自然得到书写整理,所以,“为何要采取这样的行动”,任何人看了都能一目了然,马上就能采取相应的行动。

4、麦肯锡公司的“空·雨·伞”

麦肯锡公司的咨询顾问们都会使用一个框架,这个框架就是“空•雨•伞”。正如《从麦肯锡到企业家》(东洋经济新报社)一书的作者、Locondo公司总经理田中裕辅所说的那样,“在麦肯锡,所有思考都需严格按照‘空•雨•伞’三步执行”。

所谓“空•雨•伞”,其实就是判断何为“空=现在的情况”,何为“雨=对此情况的解释”,何为“伞=根据此解释而采取的行动”。

抬头看天,发现天空中的云朵有些异样,解释为“好像要下雨了”。根据这一解释,判断应该采取“带伞出门”的行动。

这就是“空•雨•伞”。

看到这里,你可能会说:“什么?这也太简单了!”可是,正是因为大家都觉得这是“再简单不过的事情”,所以未能付诸实践。

“简单就是终极的复杂。”这是达•芬奇的一句名言。

“空•雨•伞”这一思考方式(框架)的本质正是麦肯锡的咨询顾问们努力掌握的至简至极的思考法。

用方格笔记来表现“黄金三原则”

而使用方格笔记可以直接让你的笔记具体“视觉效果、标题、三分法” 这三个要素,只要一扫就能立刻明白上面的内容。

“黄金三分法”法则 :
法则一:留出空余,行首对齐,用图、画、表等呈现"视觉效果"。
法则二:在笔记本顶部3-5厘米宽的空白区域写下标题。
法则三:按照“事实-解释-行动” ,这一“黄金三分法”,记笔记。

其它建议

选择笔记时,要选择合适的笔记本。在日本,麦肯锡用的自制的 “麦肯锡笔记术” 而LIFE公司出的方格笔记,售价为450日元。笔推荐 百乐牌 V cone 水笔 效果最好,比较麻烦的这两个都是日本,在国内很难买到,只能日淘才行。

10000张纸法则:一个优秀的咨询顾问,需要写完10000张纸才能达到合格的标准,一天10页,1年3000多页,3年10000页左右。这个标准跟 A4纸笔记法 里的标准类似。

总结

实际这本书的重点在于学会使用“黄金三分法”来处理资料和信息,通过这种方式能处理任何资料时都能得出一个清晰、具体的结果。

QuietRainDan.Gibson-CountryRetreat

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