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离职管理中法律风险防范问题

俺村俺最帅 2011-11-07
离职管理中法律风险防范问题

企业员工因调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等原因而离开企业的离职行为产生了员工的流动,与之相应,企业针对员工离职、流动行为往往也采取了种种管理措施。在企业逐渐意识到规范化进行人力资源管理的重要性时,我们有必要在离职管理这个环节做一次认真的探讨。因为,在劳动法律实践中,大量的劳动争议就是因在离职过程中员工与企业间离职事务处理得不尽规范、合法而发生,而劳动争议的发生对于员工个人或企业都是有一定影响的。和谐、稳定的劳动关系需要企业在从员工入职直至离职整个过程加强规范化运作人力资源管理行为,不论是劳动者还是企业,其权益得到有效的法律保护的前提是劳动行为或管理行为是合法的。在本文中,笔者仅从以下方面来分析一下企业在进行离职管理过程中如何防范法律风险、如何避免劳动争议的发生。
一、企业应建立离职管理规章制度体系
人力资源管理规章制度是人力资源管理行为的表现形式。在树立“以人为本”管理理念的同时,以制度为形式来体现管理的理念、保障管理行为中劳资关系双方的权益是必要的。“离职”是员工脱离企业的程序环节,是员工与企业利益、权益即将终结的环节,在此环节,企业更应着力于规范运作,从离职手续办理的各个方面...
离职管理中法律风险防范问题

企业员工因调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等原因而离开企业的离职行为产生了员工的流动,与之相应,企业针对员工离职、流动行为往往也采取了种种管理措施。在企业逐渐意识到规范化进行人力资源管理的重要性时,我们有必要在离职管理这个环节做一次认真的探讨。因为,在劳动法律实践中,大量的劳动争议就是因在离职过程中员工与企业间离职事务处理得不尽规范、合法而发生,而劳动争议的发生对于员工个人或企业都是有一定影响的。和谐、稳定的劳动关系需要企业在从员工入职直至离职整个过程加强规范化运作人力资源管理行为,不论是劳动者还是企业,其权益得到有效的法律保护的前提是劳动行为或管理行为是合法的。在本文中,笔者仅从以下方面来分析一下企业在进行离职管理过程中如何防范法律风险、如何避免劳动争议的发生。
一、企业应建立离职管理规章制度体系
人力资源管理规章制度是人力资源管理行为的表现形式。在树立“以人为本”管理理念的同时,以制度为形式来体现管理的理念、保障管理行为中劳资关系双方的权益是必要的。“离职”是员工脱离企业的程序环节,是员工与企业利益、权益即将终结的环节,在此环节,企业更应着力于规范运作,从离职手续办理的各个方面来建立健全相应的管理规章制度体系。
虽然制定规章制度是企业的权利,但并不是任何规章制度都是有效的,即使是通过民主程序制定的。我国法律未对人力资源管理规章制度生效要件做出明文规定,根据现行法律法规、司法解释及其体现的法律精神及基本法理,我们认为企业制定离职管理规章制度须符合以下条件:⑴ 规范离职行为的规章管理制度必须合法,包括内容合法和程序合法。劳动法规定:用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门给予警告,责令改正;对劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。此规定说明规章制度必须内容合法。程序合法是指规章制度的制定必须符合法律规定的程序,如必须是企业有权部门制作或批准,对于法律规定必须经过职工代表大会或职工大会及法律规定的其他民主形式通过的还必须按法定的民主程序制定。⑵ 离职管理规章制度不得违反劳动合同和集体合同的约定。若企业与员工的劳动合同中就离职约定有相关的权利与义务,应按其执行。企业不可以通过规章制度在员工离职时增加员工的义务,除非员工认可,否则无效。⑶ 企业制定的离职管理规章制度要向员工公示。公示也就是让员工在制度实施时知悉,未经公示而在员工离职时才交予员工阅知的规章制度,员工无所适从,对员工不具有约束力。“最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释”规定:用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。
通过建立起离职环节的管理规章制度体系,企业加强自身管理离职行为的规范性,杜绝随意办理离职手续情况的出现,在程序上管理、约束企业与员工离职事务的处理。
二、企业应加强员工离职中商业秘密保护问题
对于掌握企业商业秘密(含经营信息及技术信息)的关键岗位的重要管理人员和专业技术人员的离职,企业应不仅在离职办理中注意防范问题的出现,而且应在劳动合同等法律文书中做以约定。
脱密期约定。所谓脱密期,是指对负有保守企业商业秘密义务的员工,企业在劳动合同解除或终止前的一定期限内使其脱离涉及商业秘密的岗位。在企业与关键岗位的核心员工签订的劳动合同中,可以对员工要求解除劳动合同的提前通知期做出约定,在这个期限内,企业可以让了解、掌握企业商业秘密的员工脱离原工作岗位一段时间或变更其工作内容,同时企业采用适当的保密设施及其他合理的脱密措施,这样,企业的商业秘密可以得到进一步的保护。
竞业避止约定。所谓竞业避止,是指限制员工在离开本单位后一定期限内,不得在生产同类产品或经营同类业务且有竞争关系或其他利害关系的其他单位内任职,或自己生产、经营与原单位有竞争关系的同类产品或业务。企业在员工入职、工作期间可与员工签订竞业避止协议,也可以在员工离职时与员工签订。这样应注意两个问题,一是竞业避止期限;二是竞业避止补偿。劳动部《关于企业职工流动若干问题的通知》规定:“用人单位也可以规定掌握商业秘密的职工在终止或解除劳动合同后一定期限内(不超过2年),不得在生产同类产品及有竞争关系的产品或经营同类业务,但用人单位应当给予该职工一定数额的经济补偿。”
因此,对于掌握商业秘密员工的离职,企业应自员工在职时即应通过与员工签订相应的法律文件来约束离职行为,依据法律规定来进行企业权益的自我保护,防范法律风险的出现。
三、离职工作交接事务处理的注意要点
员工离职需将其负责的工作事项向企业做以交接,在这个上离职环节,员工所在的工作部门及HR部门应认真处理。
员工所领用的办公物品归还。在实践中,常发生员工带走其在公司所领用的办公设备(如笔记本电脑等易携带物品)擅自离职而不回公司办理离职手续的情况,给企业正常工作造成一定负面影响与财产损失。针对于此种情况,一方面企业在办理员工入职手续时即应要求提供并核实清楚员工的相关证件材料,以备追查员工线索;另一方面,在日常工作管理中建立起相关工作制度与物品管理制度,对于办公物品的管理与使用实行可行的登记备案;第三,处理此种离职情形,企业应掌握一定的技巧,分析员工的离职心理,找到员工离职的动机,若因企业原因致使员工不信任企业不辞而别,企业应在法律规范内履行必要的义务,要求员工办理正常的离职手续;第四,员工带走公司财物,数额较大的,将构成侵占公司财产的犯罪行为,企业应及时向公安机关进行报案以维护企业利益,而不可拖延,贻误了解决事件的时机。
工作内容的交接。在本文第二点中,我们已经介绍过离职员工若掌握一定的商业秘密企业应针对其工作内容采取一定的包括签署法律文件的措施。对于其他员工,工作内容的交接同样是离职中必须履行的程序。如《会计法》第四十一条规定:会计人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。根据此规定,若离职会计人员不予配合办理工作交接手续,企业有权暂缓给其办理离职手续。
四、离职中薪资处理问题
实践中,劳动纠纷的发生常因员工离职时劳动关系双方没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见。对此,笔者认为,企业应从以下几点来考虑如何正确处理,以防范法律风险的出现。
1、关于工资结算。劳动关系双方依法解除或终止劳动合同时,企业应在解除或终止劳动合同时即员工离职时一次付清劳动者工资。员工向企业提供了劳动,有取得劳动报酬的权利,企业不得克扣或者无故拖欠劳动者的工资。需要说明的是,企业向离职员工结清工资应是离职手续中的一项,这是规范的做法。有些企业习惯于要求离职员工在企业下月正常发薪日来领取工资而不是离职时予以结清,这样办理容易留下隐患。员工张某在公司任平面设计人员,从D公司辞职时,D公司未向其支付当月工资,张某担心D公司扣减其工资,于是将其在公司所使用的计算机配件外置MO及整套设计图库光盘在交接中隐瞒并带离公司。后公司发现缺少物品,拒绝向其发放工资。之后,经劳动争议仲裁及法院一审、二审审理,法院判决要求D公司足额向张某支付工资,但对D公司要求返回物品的主张不予支持。从本案例可以看出,企业建立起离职薪资结算制度是很有必要的,防范可能出现的纠纷。
2、关于经济补偿金和赔偿金。在员工离职时,劳动关系双方应依据劳动法律法规、政策及双方的劳动合同约定,明确企业是否需要向员工支付经济补偿金及是否存在劳动关系一方应向另一方支付赔偿金的义务。不论是法定义务还是约定义务,在树立规范化运作人力资源管理理念的同时,企业不应推脱义务,应切实保障离职员工的正当合法权益,否则,容易导致劳动纠纷的发生。
3、其他薪酬福利事项的处理。员工在企业工作期间,企业为员工缴纳各项社会保险及住房公积金等,在员工办理离职时,企业应与员工协商确定转移手续的办理时间、双方如何配合办理。
五、规范办理员工离职人事档案转移事务
员工因与企业解除劳动合同或其他原因而离职,企业有义务为员工办理相关必要的手续,包括向员工出具离职证明、转移员工个人人事档案等。在实践中,经常会有企业以员工在离职时不予向企业交付培训费用、违约金、赔偿金等为理由而扣留员工的个人档案,也不给员工办理有关离职手续,企业以为这样就可以制约员工,限制其离职,可实际上企业这是以非法的手段来维护自己的利益、来纠正员工的违法或违约行为,这是错误的。
劳动部、国家档案局在《企业职工档案管理工作规定》中规定:企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在30日内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。通过上述规定,我们可知,企业无权以任何理由来扣留已离职员工的档案。企业只有依法处理事务才可以防范可能出现的法律风险:若员工拒绝承担违约责任或赔偿责任不辞而别,企业正确的做法是通过提起劳动争议仲裁申诉这种法律途径来维护自己的合法权益。依据《劳动合同法》第五十条“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者应当按照双方约定,办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的,在办结工作交接时支付。用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存二年备查。”
六、对各项离职手续文件的要求
在企业完善的离职管理体系下是齐备的离职手续文件。在员工离职中,企业应要求离职员工签署这些文件手续。
在制作文件手续时,应着重考虑将劳动关系双方的权利义务的履行情况在相关文件中得以明确表述。文件手续内容包括以下几点:1、工作材料、工作内容交接的确认;2、离职薪资结算的确认;3、离职时双方签订的协议文书;4、依具体情况需离职员工签署的其他文件手续。
企业应妥善保管这些离职文件材料,在内容上及形式上均完整准确记录下离职环节。若员工离职后针对于企业某项行为提起劳动争议仲裁申诉,企业在文件材料这项应对措施上可有所准备,为劳动争议仲裁及可能发生的法院诉讼的进行打下基础。
综上所述,我们简要分析了在员工离职管理过程中企业应注意的几点事项,人力资源管理工作事务性较强,而离职管理又是人力资源管理中最后一个环节,这个环节处理的好与坏,直接关系到劳动争议的是否发生,也会对在职员工的心理产生一定的影响。因此,做好各项离职管理工作,防范可能出现的法律问题,尽可能避免劳动纠纷发生,这样,才可以使企业人力资源管理工作成为企业战略发展的一个人力资本保障。
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