>
CEO职场英语 CEO职场英语 4563上海CEO

职场写作从基础到精彩-4个TIPS让你的写作立刻变得高效

凯文英语工作室 2017-08-02
大家好,很高兴加入这个小组,今天为大家带来“让英语邮件从入门到精彩系列”。今天要分享的主题是系列的第一篇-高效的写作者。

在工作和生活中,我们常常会听到“高效沟通”这个词。但是我问过身边很多人到底什么是高效沟通,却很少有人能给出准确的定义。

我们门先来看看谷歌给出的定义:


Efficient communication is the ability to deliver a clear message in the shortest amount of time.

高效沟通是一种在最短的时间内能够清楚地传递信息的能力。

Calvin's Reading

在最短的时间内把话说清楚。


每一种语言的形式都是由某个时代的特点决定的。在信息时代,我们逐渐在摒弃语言中原有的繁文缛节,取而代之的是最通俗的语言和表达。也就是我们常说 的“KISS”原则。


高效沟通包括了说和写两个方面,当然也涵盖了不同的生活和工作场景。今天这篇推送就从职场英语写作的角度出发,希望能给大家带来一些新的思路:


去除多余的单词

下面的每句话中都隐藏着一个多余的单词或者表达,你能发现它们吗?

We will be meeting on Monday morning at 10 a.m.

Jo is in the process of updating all records.

在第一个句子中,a. m. 本身代表的就是上午,所以morning就...
大家好,很高兴加入这个小组,今天为大家带来“让英语邮件从入门到精彩系列”。今天要分享的主题是系列的第一篇-高效的写作者。

在工作和生活中,我们常常会听到“高效沟通”这个词。但是我问过身边很多人到底什么是高效沟通,却很少有人能给出准确的定义。

我们门先来看看谷歌给出的定义:


Efficient communication is the ability to deliver a clear message in the shortest amount of time.

高效沟通是一种在最短的时间内能够清楚地传递信息的能力。

Calvin's Reading

在最短的时间内把话说清楚。


每一种语言的形式都是由某个时代的特点决定的。在信息时代,我们逐渐在摒弃语言中原有的繁文缛节,取而代之的是最通俗的语言和表达。也就是我们常说 的“KISS”原则。


高效沟通包括了说和写两个方面,当然也涵盖了不同的生活和工作场景。今天这篇推送就从职场英语写作的角度出发,希望能给大家带来一些新的思路:


去除多余的单词

下面的每句话中都隐藏着一个多余的单词或者表达,你能发现它们吗?

We will be meeting on Monday morning at 10 a.m.

Jo is in the process of updating all records.

在第一个句子中,a. m. 本身代表的就是上午,所以morning就变成了一个多余的单词。

至于第二句话,in the process of updating中的in the process显得多余,因为完全可以只用updating就可以了。

上面的两句话可以写成:

We will be meeting on Monday at 10 a.m.

Jo is updating all records.

是不是立刻就变得简洁了呢?


下面这句话中也有多余的表达,试试看,你能找到吗?

We get together to share our ideas on a weekly basis.


We get together to share our ideas weekly.


用小词替代大词

我们常常看到这样的表达:

Condense your documents by eliminating unnecessary verbiage.
通过删除不必要的措辞来压缩你的文档。

是不是听(看)上去有点费劲呢?如果我们用小词来替代呢:

Shrink your writing by cutting extra words.

这样是不是一遍就听(看)懂了?

想了解更多小词写作的技巧,请参考我在7-20号的推送1500个单词就能写出精彩的英语(单词篇)


避免重复的表达

很多人在写作以及做口头陈述的时候,总是会不经意地就一件事重复说明。比如:
I would like to be a more efficient writer, to use fewer words in my writing.

The consultant must be dependable, someone we can trust.

在类似的表达中,除非是为了特别的强调,否则这样表达会给读者一种拖沓的感觉。

再比如, 在书面汇报中,经常看到这样的写法:

We need to approve the artwork for the brochure.
We need to laminate(过塑)the brochure.
We need to decide which materials to distribute to visitors.

用小圆点作为标识的时候,我们需要特别注意不要重复使用连接词。我们可以将We need to 写在最上面当标题使用, 这样就避免了重复:

We need to:
Approve the artwork for the brochure.
Laminate the brochure.
Decide which materials to distribute to visitors.


使用标题和表格

下面两段话中哪一段让人读起来更加一目了然?

The conference center coordinator is Joyce Lu. Her office is in the Lake Street Building on the second floor. You can email her at joyce.lu@ABC.com,or phone her at Ext. 2040.

第二段:
Conference Center Coordinator: Joyce Lu
Office: 2nd floor, Lake Street Building
Email: joyce.lu@ABC.com
Phone: Ext. 2040

很显然,第二段在每一个信息点前面都使用了标题,给读者一目了然的感觉。而第一段读起来则比较费劲。如果你想要了解更多关于视觉化写作的内容,可以关注我在7-27号的推送3个原则让老板不再忽视你的邮件

除了标题之外,表格也是一个高效的沟通工具。尤其是比起报告中一些冗长的描述性语言,表格具有即视化效果。

比如:

In the United States, the average number of annual vacation days taken is the least: 10.2. In Japan the average is 17.5. In the UK, 25. But in France. the average is the highest: 28 days.

这段话看起来显得拥挤,读者也不容易获得想要的信息。

如果用表格来替代呢?

Country Average Annual Vacation Days
United States 10.2
Japan 17.5
UK 25
France 28

这样是不是高效多了呢?


Take-away

高效地写作需要注意以下几点:

写完之后检查一遍,去除多余的单词
用通俗易懂的小词替代晦涩的大词
避免重复的表达和连接词
使用标题和表格避免读者产生视觉疲劳

好,今天的分享就到这里,本次推送音频以及更多职场精选,点击关注我的公众号:凯文英语工作室。我会定期为大家带来更多实用的职场英语。

0
显示全文

查看更多有趣的豆瓣小组

回应

还没人回应,我来添加

推荐小组

值得一读

    豆瓣
    我们的精神角落
    免费下载 iOS / Android 版客户端