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口语不好不用怕!接听客人来电时有这些好用的应急技巧

Andy外贸数据通 2017-08-02

在广大的外贸工作人群中,有很多人的软肋是英语。

有的英语并没有多少级,也不是科班出身;又或者有证书但听力口语不太好;能看邮件、回邮件,却害怕接到老外电话。

可能有不少人有一些经历,老外打电话过来听不太懂他在讲什么,自己当然也没有适当的话应对,电话完了后还不知道是谁。

如此一来,一是让老外觉得你不够专业或说英语不够好,对你公司大小规格产生一定负面影响;二是很可能错失一个机会。

所以很多网友可能是抱着求佛的心态,希望老外能规矩的透过邮件来联系。但是做外贸久了还是会碰到有些老外打电话过来的,如果对方本身英语很好至少能知道他讲的大概关于哪方面内容,如果对方也是英语一般,加上自己对自己的英语没有信心,基本上是无法沟通。

那么如何能够有效改进呢?

1

注意区号:在看到有+19xxxxxxx的电话时,第一时间准备好纸笔,方便记录。

(这个是避免手忙脚乱。)

2

接听后,礼貌的问候"HELLO",然后通常他会首先说他要找谁,你听到你的名字就说“THIS IS xxx SPEAKING”。

(礼节性问候,表示出亲切友好,并确认他没找错人。)


3

将他引导按照你的提问方式来回答,而不是叙述。

接下来他会连续性的讲他要讲的话,这个时候很可能你没有思想准备...

在广大的外贸工作人群中,有很多人的软肋是英语。

有的英语并没有多少级,也不是科班出身;又或者有证书但听力口语不太好;能看邮件、回邮件,却害怕接到老外电话。

可能有不少人有一些经历,老外打电话过来听不太懂他在讲什么,自己当然也没有适当的话应对,电话完了后还不知道是谁。

如此一来,一是让老外觉得你不够专业或说英语不够好,对你公司大小规格产生一定负面影响;二是很可能错失一个机会。

所以很多网友可能是抱着求佛的心态,希望老外能规矩的透过邮件来联系。但是做外贸久了还是会碰到有些老外打电话过来的,如果对方本身英语很好至少能知道他讲的大概关于哪方面内容,如果对方也是英语一般,加上自己对自己的英语没有信心,基本上是无法沟通。

那么如何能够有效改进呢?

1

注意区号:在看到有+19xxxxxxx的电话时,第一时间准备好纸笔,方便记录。

(这个是避免手忙脚乱。)

2

接听后,礼貌的问候"HELLO",然后通常他会首先说他要找谁,你听到你的名字就说“THIS IS xxx SPEAKING”。

(礼节性问候,表示出亲切友好,并确认他没找错人。)


3

将他引导按照你的提问方式来回答,而不是叙述。

接下来他会连续性的讲他要讲的话,这个时候很可能你没有思想准备或者尚未进入状态。

你可以等他讲完一句时马上插进去说:“Excuse me,who is that speaking?”他会回答你名字,你记下来,然后问他“Where are you from,please?”知道他是哪国人。然后问他“What can I do for you?”然后他会说关于哪方面的。

通常打电话过来的都是最近和你电邮联系过的,极少是新客人。

如果名字和国家你能想起或者马上在邮箱查找出是和你联系过的,你就能马上知道他会讲哪方面问题啦。如果想不起来,那就听他讲一下是关于哪个问题的。如果你听到了,但是不太明白讲的什么,你重复他的话给他听,那他会对你说的表示出“YES”或“NO”然后你再继续提问。

(找到这个人联系的相关邮件来了解他可能要讲的内容,以及引导他按照你的思路谈下去。)

4

判断出你是否能够了解他说的。

如果可以就继续;如果不可以你就说“我了解您讲的,但是请你再发一封邮件确认一下“I understand what you said,but could you send an email to me to confirm,please?”然后问他是否知道邮箱地址,不知道你就告诉他,请他发过来。

(这个其实也是不懂装一下懂,如果你听不懂不要不停的说NO,I don't know 或否定的词。你就听,然后要求他发邮件。目的当然是邮件能够看得更清楚他要表达的,也是避免客人流失。)

5

询问是否发过邮件。

如果通过国名或人名没找到相关邮件,可以问一句他先前是否有发过邮件给你“Have you sent the email to me before?”然后注意听“YES”还是“NO”。

(这个是方便查找,即使当时没找到,现在找到他的邮件也不迟,回复时不要忘记加上一句“Thanks for your calling.”)

6

最后要说上一句Glad to speak with you,good bye。

(最后是礼节性的了。)


讲话中,要注意!

1、你不要自己心里有包袱,认为自己英语不好,从而没办法认真听对方讲的。(反正英语是不好,你就当是听不懂,能听一个是一个,就算全听不懂没人知道这通电话对吧!)

2、你的语速很重要,你最好一个词一个词吐出来,一是方便对方听;二是他会有意识的将语速放慢。

3、以上的用词都很简单,但是自己大脑要有一定的条理。


平时要做的

1、邮件最好用OUTLOOK,能够按国家或按人名分类,这个时候就大有用场了。

2、几个简单的英语单词还是要会的吧,平时多读一下这几个常用单词,争取发音十分准确。

3、当然是用SKYPE多练,买个耳麦,找几个愿意聊天的老外在线聊。一是了解人家能不能听懂你讲的;二是熟能生巧,听多了保证你会想听到老外的电话。

4、抓住每个进来的电话练习,找出一个适合自己听电话的方式。

(文_小雪_本文转自外贸英语说)
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