（超长干货慎入）职场不掉坑、不挨刀的高手秘笈

初入体制内不久，前几天跟领导一起出差，去之前非常忐忑，出差不比日常在办公室工作，要考虑的事情实在太多了，各种资料有没有带全，路线规划合理不合理，路上需要花费多长时间包括高峰期预计堵车时间，去了之后会不会比较没眼色让领导心里介意。尤其是最后一点，对于情商比较低并且没什么经验的我来说，简直是一个非常大的挑战，而且还没办法提前做好准备，毕竟要在一起呆一整天，吃喝住行开会工作都在一起，各种小事大事都可能发生，也许没及时给领导加个水都会让领导觉得这人太没眼力见了。

刚刚入职的人，真的面临着太多困难甚至挑战，刚从一个坑里爬出来就又掉到另一个坑里。每次跌坑里的时候就特别想有一个老司机可以带带自己。但是职场里哪有那么多热心肠的同事无私带你呢？大家都有一堆的工作要处理，忙都要忙死了，没时间搭理新人的小白问题。这时候就非常需要一本能够指导自己、解答迷惑的书了，尤其是简单粗暴直接、不高深、不晦涩并且非常实用的书，对职场新人真的非常有帮助。

《秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法》就是这样一本简洁实用的书。作者是像玉的石头，原名李珣，在北京某高校办公室工作多年，先后在综合、文书、秘书、督查等岗位流转，对办公室的各项工作非常有自己的心得体会、经验见解。《秘书工作手记》这本书可以说是他的各种体会体验的精华所在。

全书一共七章，从七个不同方面入手讲解，基本涵盖了办公室工作的方方面面，其实不只针对办公室工作，对很多业务科室也非常有用。下面我们从每一章的重点内容来给大家介绍一下这本书。

第一章 如何得到领导和同事

对大多数人来说，这一章是最为有用的一章，内容也是最多的。这一章讲述了怎么向领导汇报、如何更好地领会理解领导指示、与领导出差的注意事项、怎么说话更让人舒服、什么样的即兴发言效果更好、被领导骂了怎么办等等非常细致的事项。

我们分别大致整理一下要点：

1.给领导汇报：

首先要保证件件有回音，事事有着落。领导安排的工作，一定要让领导及时知道你做了没有，做了哪些工作，完成了哪些步骤。千万不要领导安排了工作之后你自己在那吭哧吭哧做的非常努力认真，就是不给领导汇报，这样领导只会认为你没有做工作。及时汇报工作进展，让领导知道你做了、知道工作进展，也能让领导能够更好地把控大局。一定要多汇报，大事小事该汇报的就汇报，大事写书面汇报，小事口头或者发个短信微信汇报，总之就是让领导及时知道工作信息，记住，“你汇报的次数永远小于领导对你的期望。”

2.如何做好汇报：

正如开篇所说的个人例子，大多数新人其实并不知道该怎么给领导做好汇报，本书就如何做好汇报提出了几点建议，非常可行且有必要：首先要记得先说结果，领导永远更关注结果如何，而不是过程怎样，你费了多大力气做好这件事并不重要，重要的是结果能不能让人满意；其次，记得准备书面材料，如前所述，书面材料更正式更有逻辑性，纸质版材料也能给领导留下做个存档以备后续工作需要；第三点，分清详略，在机关工作，各种检查、督导、会议都不会少，每次要汇报的内容也很多，分清主次与详略，该详说的详说，该略说的略说，既不漏掉要点，也不浪费时间；第四点是逻辑清楚，千万别把所有的汇报内容罗列在一起，密密麻麻的谁都不爱看，分类分条列述，第一第二第三，清晰明了又简洁干净；最后一点是记得拿出方案和办法，这一点非常重要，很多人只是单纯的汇报各种结果，但是并不能联系本单位实际工作，不能反思工作中的不足，不能思考改进方法，纯粹的机械化作业这一点也是很多新人的属性，写汇报材料的时候考虑一下这次会议强调的这几点我们有没有做到，哪些工作还没做到位，我们还需要做什么，把这些加到汇报材料里面去吧，不要担心自己想的太过肤浅表面，有自己的思考最重要，领导也会看到你的工作态度的，如果方案不好，领导会再做指示，放心大胆的写吧。

3.正确理解领导的指示：

该问就问，别自作聪明，也别不好意思，当时不问，等反馈结果时候很可能会出大问题；随身带着笔和小本子，有时候领导会安排很多项工作，每一项工作又有很多注意点，所谓“好记性不如烂笔头”，别太高估自己的记忆力，还是用笔记录一下吧；领导的指示有时候并不等于意图，这时候就要靠我们自己去把握领导的意思了，比如经常我们手头一堆工作，领导又有新任务交代，可能领导会说：“算了，你这工作有点多，把相关的资料准备一下给我就好了。”其实领导是想让你根据资料准备个工作报告工作总结什么的，你如果能抽时间整理出来，比单纯地把资料给领导效果要好的多。

4.与领导出差要准备什么：

轻装上阵，毕竟是出去工作的，别带太多累赘的东西，尤其是女生，千万别拖个24寸甚至28寸的行李箱，里面装的全是衣服鞋子护肤品；准备好各种材料、讲话稿、单位通讯录，最好是纸质版和电子版都带着，以防万一纸质版丢了或者有需要改动的地方；带着名片（自己的和领导的）、一些常用药、现金；提前做好功课，了解领导的喜好习惯，比如饮食口味比较清淡还是比较重、有没有晨练习惯之类的，提前做好规划；别太惫懒了，勤快一点，有点眼色，该倒水就倒水，该给领导递名片就递名片。

5.会说话：

多说一些敬语，比如“请”“您”，说话客气一点，谢谢了麻烦了打扰了，几个字的事，能让别人心里更舒服；该夸人就夸人，多注意别人的优点和长处；一些话要学会说，比如“明白了，我马上就办”，凸显了你的行动力，“您是专家，您的帮助太重要了”，寻求别人帮助的时候简单的恭维一下，让别人帮你也帮的舒服一点，“要不这样您看行不行”，委婉的拒绝，同时提出自己的想法，“您稍等，我有点拿不准，我去确认一下”，不确定的事情千万别乱说，先查查资料问问同事，确定了再回复给对方，效率和准确性相抗衡的时候，还是准确性更重要一些。

6.即兴发言：

突然被领导拎出来发言怎么办？心里没底，说话结结巴巴前言不搭后语，先别说别人怎么看你，自己都会觉得自己太没用了，脸皮薄、自尊心强的人更可能会心里压抑好几天。所以还是要学一下怎么做才能让即兴发言顺畅有亮点吸引人。可以从下面的“四有”入手：有准备，领导和同事讲话时候认真听着，做做笔记，思考一下，尤其是触动你的点，一定要记录并思考；有态度，这一段基本是套词，但是说出来一方面能填充时间，给自己提供时间来思考接下来要说的内容，另一方面也能让听得人开心，愉悦他人且方便自己，非常值得一试，套词很简单，感谢+自谦+认同即可，“感谢领导给我这个机会，感谢同事们之前的发言，给了我很多启发，我对这个问题的认识不是很深入，简单说一下，说的不对还请大家包涵，前面大家说的都很深刻，听了之后我深受启发，尤其是XX同志提出的XX，十分到位”，类似于这一类的套话，先感谢一下大家，然后说自己的发言属于抛砖引玉，再次表示大家的想法非常好，对我很有启发，这样就足够了；有说法，就是旗帜性、标题性的东西，比如说“五位一体”“四个全面”之类的，可能临场一时想不到，也没关系，逻辑清晰、表述明白、方便记录也可以；有爆点，爆点因人而异，有人可以利用幽默塑造爆点，有人可以因为煽情塑造爆点，有人可以通过尖锐问题塑造爆点，可以根据自己的特点寻找好爆点。

6.被领导骂了怎么办：

先放平心态吧，领导骂你绝对不会是因为私人原因，不要总想着领导看你不顺眼之类的，被骂仅仅是因为你工作没做到位；被领导骂的时候别当场声辩，尤其是有很多人在场的时候，千万别大声分辩，领导不要面子啊？被骂的原因不急的话可以过后解释一下，需要当场解释并且确实不是自己的问题的话，可以只悄悄跟领导说一下。被骂之后也要好好吸取教训，克服对领导的恐惧心理，遇事多跟领导沟通，多接触领导，避免同类型的问题再次出现。出现一次是不知道，出现两次是没注意，出现三次的话，领导只会觉得你工作能力不足或者工作态度有问题。

第二章 如何培养办公室工作素养

这一章相对来说内容比较少，比较重要的几点是：工作拼到最后就是拼身体，关注一下你的领导，基本上都有定期锻炼的习惯，身体素质也都比较好，而且领导们经常要熬夜早起地办公、各地飞来飞去地出差开会，精神状态却都保持的很好；注意着装，不要穿的太随性太休闲，尤其是职场新人，可能还保持着学生时代的着装习惯，对于工作场合来说其实并不是特别适合，工作中经常会临时通知你去开个会见个领导，穿的太随意给人的感觉就很不专业；工作外包，术业有专攻，一个文科专业的人被领导吩咐做个宣传视频，那还是把这个工作外包出去吧，找专业的团队做好了。

第三章沟通的技巧

这一章的重点是机德反映人品。所说的机德反映人品，“机”是“手机”的“机”，接打电话、收发短信还有微信聊天、朋友圈的经营等等，都有注意要点，我们一个个来看。

1.接打电话：

电话一定要接，尤其是非工作时间，很多人为了避免被领导拎去加班，都恨不得把手机开飞行模式，或者看到是领导同事打来的电话干脆就不接，反正他们联系不到我我就不用去加班了。这种做法其实并不好，耽误了工作，也让领导心里记了你一笔。有时候真的错过了电话，看到了就回过去；实在不方便接听的时候就回一条短信过去说明情况。

接打电话的时候最好能叫对方听到你的笑意和和气，不要暴躁不要不耐烦不要有气无力。可以尝试一下下面的五点建议。首先音调要高一些、语速急促一些，试一下升调地说“喂，你好！”与降调的说“喂，你好。”，给人的感觉是完全不一样的；要打招呼，给别人打电话一定要先说一下我是XX单位的XX，不要一上来就说正事，别人都不知道你是谁，只会一头雾水摸不着头脑；不要玩变脸，有时候无精打采的接了个电话，结果一听对面是领导，立马改变语气，精神抖擞起来了，这样的所谓变脸尽量要避免；多用书面语讲电话，这一点主要是说我们说话要客气，多用“麻烦您了”之类的敬语，效果会更好；依依不舍的收尾，讲完电话总有人会立马挂电话，而且挂电话的声音震耳欲聋，恨不得对方知道你非常讨厌这通电话，想也知道这种做法很不礼貌，讲完正事，道了再见，略等一下，等别人挂电话，或者稍等之后自己轻轻地挂断电话，简简单单的一个举动可以避免别人的成见。

2.收发短信：

记得回复别人的短信，不要收到短信就完了，微信也同样，很多人都有一种“意念回复”的能力，收到别人的信息，我用意念回复你这件事我知道了，但是没有人有“意念收到”的能力啊，你的意念脑电波别人没收到那就是没用，所以收到了短信记得及时回复。

别忘了加上称呼和署名，称呼别乱加，一般可以用职务称呼，比如高处长、李局长，实在不知道该怎么称呼的就统一用老师，王老师、刘老师。最后加上署名，免得你发了信息别人不知道你是谁，尤其是群发消息，更要加上署名，有时候还要根据实际情况加上工作单位。

标点符号也有大用处。试想一下，领导发了短信过来：小赵，你把上次的季度工作总结发我微信。你回复不带句号的“好的”与带着句号的“好的。”效果就是不一样的，带着句号的“好的。”给人的感觉更严谨一些。再对比一下，带着句号的“好的。”与带着感叹号的“好的！”又不一样了，带感叹号让人一下子就能感受到你这个人朝气蓬勃，工作有干劲有活力。接着再对比一下带着感叹号的“好的！”与感叹后加了符号笑脸的“好的！：D”，顿时觉得后者这个回复真是妙啊，不仅有活力，还有亲和力，瞬间觉得和领导间的距离拉近了不少。

有几种场合相对来说更适合发短信而不是打电话。给领导报告情况时，更适合发短信。毕竟领导经常要开会，很多时候不方便接电话，而且打电话报告工作容易混乱，不如写短信更方便自己厘清思路，也能让领导留存信息；非工作时间沟通工作时，更适合发短信。谁也不愿意在休息的时候接到电话谈论工作，由己及人，非工作时间就发条短信吧；反复提醒对方时，更适合发短信。明天要开会，前几天已经通知过了，但是担心他们忘了，再打电话吗？没准人家会嫌你烦，这么点事一次次打电话提醒，那就直接发条短信吧，如果那人还是忘了参会，领导骂你通知不到位的时候及时把短信亮出来，也是证明自己工作认真负责的好证据啊；恭维求人煽情时，更适合发短信。不管是恭维还是煽情，都是比较容易矫情的话，说出口可能自己都难为情，发个短信就好多了，语言组织的稍微文艺一点也没问题。

3.微信的使用：

首先，最重要的一点，微信上找人不要说“在吗？”，很招人烦，有事直接说事就好。然后就是要经营好自己的朋友圈，多发一些励志的、感恩的、读书学习的、加班加点的照片和文字，让人一看就觉得你是一个乐观积极、努力向上的好孩子。没事多给朋友同事点点赞，也可以算是一种沉默的沟通方式了。

作者还提出了一种观点：微信的头像最好用本人照片，昵称最好用自己的实名。我对这一点并不十分认同，当然实名加真实照片对于工作上确实更方便一点，但是不这样做其实也没什么太大影响。我翻了一下我们的工作群，大小领导们都用的昵称和非真实头像。

第四章 如何写好公文

在机关工作的人少不得要写各种各样的稿子，要做单位的笔杆子也不是一件容易的事。怎么才能让公文更出彩呢？先把格式调好吧。公文有固定的格式，标题二号宋体，正文三号仿宋，小标题黑体等等，都是一个套路的，记住即可。先有格式框架再有内容，格式正确让人第一眼看上去就觉得专业，这就跟中学语文考试作文的卷面分一样。格式之后，要做亮标题，这一点可能对于经常要写发言稿、宣传稿的朋友比较有帮助，出彩的标题有这五类：旁征博引类、生动比喻类、数字概括类、简短有力类、设问设答类，顾名思义，都是比较好理解的。关于正文的写法，作者也列举了几种方法：丰富细节，多举事例，触及矛盾点，提出可行的举措，行文要有自己的个性。和议论文以及公考申论写作基本上是一个套路的，这里也不再赘述。最后，千万别忘了检查一下有没有错别字。

第五章安排宴请与第六章组织会议写的比较水，讲的也都是基本点，亮点非常少，这里不再多做介绍。

第七章 如何高效办公

这一章中有几点建议还是很有借鉴意义的，大家可以用在实际工作当中。

其一是给文件详细命名，越详细越好，可以按照3W命名法进行：when（时间）＋who（人物）＋what（事项）。时间最好用固定格式，比如2017年7月23日可以标注为170723；人物最好写全称＋职务，比如王局长就不如王小明局长好。这样命名是为了今后搜索文件时候能够更方便更快捷地找到自己需要的文件。

其二是各种名片可以通过app扫描后存到手机中，避免了名片过多不好保存或者不好寻找的难题。名片扫描app有很多，大家可以自行搜索下载。作者书中推荐的是“经纬名片通”。

其三是邮件签名栏备注好信息。邮箱有签名栏的设置，可以在签名栏中备注好自己的工作单位、姓名、手机号、微信号、邮箱等，方便收到邮件的人遇到问题及时联系。

以上是《秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法》这本书的主要内容，这本书从方方面面讲述了办公室工作中需要注意、需要了解的知识，很多都是作者跳了坑之后反思出来的，对于职场新人还是很有帮助的，尤其是本书的前一部分，非常有借鉴意义，相对而言，后半部分则略显平淡。整体来评价的话，这本书可以说是非常实用直接粗暴的新人工作指南，各行各业的人都会从中找到对自己工作有帮助的部分，而且难能可贵的是，这本书写的非常浅显明了，对比大多数颇显晦涩、只可意会不可言传的职场书籍，《秘书工作手记》这本书要友好的多。值得一读。

PS：

最后依然要放上思维导图，但是只有第一章的，其实每一章我都做了导图，但是开始用的xmind，打开速度太慢，换了幕布，结果幕布的导图无法导出。好在第一章是全书重点，且其他章节总结的比导图还要清晰，尚能欣慰一点。

导图太大，传上来比较糊，欢迎关注我的公众号“有用阅读”，后台回复“石头”获得原图。