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工作1年获得15年职场经验?没错!顶尖咨询师教你不过时的工作心法

乘风稻草
2018-07-07 15:05:22

有关职场话题的讨论总是经久不衰,尤其到了每年毕业季,大量新人涌入职场,开始一段对他们而言重要经历的时候。有数据显示,职场新人对于第一份职业最大的期望依次是:积累经验占比59%,挣钱占比29%,符合个人兴趣占比12%。由此可见,半数以上的人对待工作怀着脚踏实地的态度,希望在工作中积累经验、获得更好发展。

但身处互联网飞速发展的时代,知识和技能快速更迭,某些行业甚至面临着被人工智能取代的危机。这样的大环境下,新人该如何在职场中立足?如何学到不过时的专业技能,为自己今后的职场生涯打下坚实的基础?《靠谱—顶尖咨询师教你的工作基本功》就是一本讲述普遍性工作能力的书,这本书所传授的技能,即使再过15年也仍旧管用,且适用于各行各业。

《靠谱》一书作者大石哲之,经营顾问。1975 年出生于东京,庆应义塾大学环境情报学科毕业。进入安盛咨询后,以战略团队的顾问身份参与全公司的战略会议、市场调查、营业革新等工作。后来参与 Job Web 公司的创设后,成为自由咨询顾问。目前除了担任咨询顾问、作家之外,也经营公司,是大石哲之事务所、Timberline Partners公司负责人。

自身咨询行业的工作经验告诉他,即

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有关职场话题的讨论总是经久不衰,尤其到了每年毕业季,大量新人涌入职场,开始一段对他们而言重要经历的时候。有数据显示,职场新人对于第一份职业最大的期望依次是:积累经验占比59%,挣钱占比29%,符合个人兴趣占比12%。由此可见,半数以上的人对待工作怀着脚踏实地的态度,希望在工作中积累经验、获得更好发展。

但身处互联网飞速发展的时代,知识和技能快速更迭,某些行业甚至面临着被人工智能取代的危机。这样的大环境下,新人该如何在职场中立足?如何学到不过时的专业技能,为自己今后的职场生涯打下坚实的基础?《靠谱—顶尖咨询师教你的工作基本功》就是一本讲述普遍性工作能力的书,这本书所传授的技能,即使再过15年也仍旧管用,且适用于各行各业。

《靠谱》一书作者大石哲之,经营顾问。1975 年出生于东京,庆应义塾大学环境情报学科毕业。进入安盛咨询后,以战略团队的顾问身份参与全公司的战略会议、市场调查、营业革新等工作。后来参与 Job Web 公司的创设后,成为自由咨询顾问。目前除了担任咨询顾问、作家之外,也经营公司,是大石哲之事务所、Timberline Partners公司负责人。

自身咨询行业的工作经验告诉他,即使投身到其他行业,在进入咨询业第一年里掌握的工作技巧也仍然适用,并且令工作游刃有余。因此,大石哲之采访了活跃在各个行业的咨询师前辈们,从沟通技巧、思考方式、制作资料和商务精神四个方面,总结出了30个实用工作技能,帮助读者掌握受用一生的工作技巧。接下来我们先睹为快,看看这四个方面中关键的部分是如何提升工作力的。

一 沟通技巧

大石哲之曾经有个毛病,认为被提问时必须要马上回答,如果张口结舌会被别人嘲笑脑子不灵活,所以面对提问,总会先说点什么做应付。这样的结果自然是被人指出来了。他这才意识到说些应付的话反而让人觉得不过脑。从那时起,对不能立刻回答的问题,大石哲之先默默整理好思路,然后从结论开始回答对方的问题。

先讲结论是书中提出的第一个沟通要点,其好处是在短时间内将必要的信息传达给对方,咨询公司十分注重这一原则。书中介绍了PREP模式,可以帮助整理好要表述的问题。PREP是以下英文单词的首字母缩写:

POINT=结论

REASON=依据

EXAMPLE=具体事例

POINT=重申结论后结束

这个模式可以有意识地套用。改掉在工作中想到什么就说什么的毛病,沟通的效率就慢慢上来了。“结论先行”同样适用于日常邮件、作报告、会议推进等场合。

毫无经验的新人在职场通常会觉得存在感较弱,说话没分量,无法引起上级的关注。这个问题在大石哲之的书中也有对策,那便是“用数据、事实说话”。大石哲之提到了他在新人时的经历,当时经理让他分析某公司营业员的客户拜访数据,用以验证公司的营业员是否认真地定期去拜访公司的潜在客户。通过收集、整理和汇总数据等资料,大石哲之最后发现,该公司的营业员频繁地拜访那些已经使用该公司产品的顾客,而拿不出足够的时间去拜访那些有预算却没有谈妥的顾客。这也印证了销售公司部长的直觉,由于掌握了实实在在的数据,部长对调查结果非常认可。后来,大石哲之还做了一个简单的系统来迅速获取分析的数据。上司也第一次在客户面前介绍他为数据分析的负责人。

只是新人的大石哲之,将客户没有明确把握的现状用数据呈现出来,上司就认可了他的价值和能力。因此,越是新人越要抓事实,毫无职场经验的新人,唯一武器就是数据。

沟通的诸多技巧中,重中之重就是“期望值”,书中这样写道“商务合作其实就是不断地超越对方的期望值;不断地超越顾客或者消费者的期望值;不断地超越上司的期望值。”这才是商业经营的最大秘诀。

提到火锅,大多数人会想到海底捞,并津津乐道于海底捞的服务。走进店面就可以发现,美甲护手、下棋上网、饮料小吃都是免费提供,用餐时有递上的眼镜布和手机套,甚至在洗手间里都有专人给顾客递擦手的热毛巾。更不提一些“逆天”的服务。前几年的餐饮零售业掀起了一股学习海底捞的热潮,我所在的公司也带领销售团队去海底捞吃饭,感受那里的氛围和服务,回来后还组织了学习海底捞的汇报。就像有本书的名字《海底捞你学不会》,这么多年了,服务上能与海底捞服务比肩的,鲜有耳闻。在服务上超出顾客的期望值,是海底捞吸客的制胜法宝。

回到工作中,新人要不断超越上司的期望值,大石哲之阐述了四个关键点:首先确认工作的背景和目的,即使只有一项也要提前确认好,以免产生误会;明确工作成果目标,对于交代模糊的工作,要补充上司模糊不清的部分,做出假设,与上司沟通;通过询问推测对方要求的质量,“质量”与期望有最密切的关系,是优先考虑时间还是保证质量?最后是明确优先顺序和紧急程度。如果在新人时期就能和上司之间互动,做到这四点的话,就完成了对“期望值”的管理,交出满意答卷而不做无用功,大大提升工作效率。

二 逻辑思考

思考方式是推进工作的基础,大石哲之在咨询公司学到的第一个技能就是“思考自己的思考方式”,即思考用什么思路才能得到结果,然后再实施。掌握这种方法的好处是可以了解工作整体和大致步骤,事先预估工作的难度和工作量,而且,相关人员事先确定步骤和方法,避免了返工。这对当时的大石哲之来说是醍醐灌顶的。

咨询行业的精髓在于假设性思考,每个人每天都在不断地做决定,海尔创办人张瑞敏说过,“当只有20%的信息而做出决策时,风险很大却有可能获得压倒性的胜利,当有50%的信息而做出决策时,大概只能得到平均利润,可是当等到100%完全掌握讯息再来下决策,那么市场早就被竞争者吃干抹净!”那么多重大决策都是在信息量少、时间紧迫的情况下作出的,除了决策人的胆识,假设性思考也是提升决策速度的关键。

关于假设性思考的方法,大石哲之给出了建议,首先在可预想范围内,勾勒出工作的概要。大胆做出假设,然后依照假设来思考工作路线。这样做的好处在于,按照预定的路线锁定调查研究的关键点,从而不必在一些细枝末节的调查上浪费时间,最终却难以得出结论。

假设做出后要通过调查研究来验证,如果假设正确,就利用数据制作图表呈现给客户;如果假设不成立,那就从推导的数据中提出新的假设,进行再次沟通,总之,让“假设—检验—反馈”这个循环高速运转,提前准备好需要的结论,继而在很短的时间内抓住问题的本质,迅速做出反应。

很多人包括我自己,都有收集信息的“癖好”,信息堆积,能力却不见涨,大石哲之认为,有主见地接触信息,才能获得学习的机会,在看书、浏览新闻时,留给自己一分钟时间思考,然后再看答案,即使有错误也没关系,不要停止思考。掌握了这个本领,思考能力和商务能力一定会提升。

三资料制作

如果进入职场前,连三大办公软件都不熟练的话,将会非常影响工作效率,与其被动请教别人,不如提前将其掌握。作为曾在咨询公司就职的人,他们的秘密武器之一就是“迅速制作Excel和PPT资料”,一天做四五十页的PPT资料不算稀奇,关键在于软件操作的速度。其他领域虽没有这么高的要求,但熟练操作办公软件已成为职场的基础技能。

大石哲之通过学习Excel和Access,极大地提升了数据处理的速度,通过整理几十万行的销售数据,分析出了市场份额的动向,出色地完成了任务。他用亲身经历说明,无论什么工作新人都无法再思考方式上来比拼,而软件的话,只要操作熟练就能提高工作效率。由于软件操作速度比别人快,大石哲之赢得了很多时间,可以有精力去填补在思考能力方面的差距,这让他受益良多。

关于Excel和PPT的技巧,书中还很详细地列举了一些窍门和快速操作的方法,逐一学习并操作,相信不久,在进行月度总结、季度汇报、年度报告时,都可以轻松面对。

四商务精神

初入职场的人,经常听到的一句话就是“要从学生思维转变为职场思维”。这两种思维最重要的差别在哪呢?大石哲之说到,学生和职场人在立场上的区别就是“消费者”和“生产者”之间的区别,前者追求自我满足,容易对公司不满的地方产生抱怨而意识不到自己的问题。职场人真正的角色是“生产者”,责任在于创造价值,让对方感觉有价值,工作本身才具有了价值。明白了这点,就不会出现“所谓的努力,只是感动了自己”的尴尬了。

大石哲之在前一章节提到过,大多数咨询师为了快速进入一个未知领域,必须要在短时间内通过自我学习,达到一定程度的专业水平,通常采用网络检索式的阅读法,即按照目的,把书当作资料来检索和有选择性地阅读,从而抓住关键,摒除不必要的信息。速度提升的同时,目的也更容易达到。在日常工作中,拖延的人总是爱以追求完美的理由来推脱,花时间得满分,也是一种为了笔试而刻苦训练的学生思维。贝尔实验室的Tom Cargill提出过“90-90”法则,意思是说从九十分到一百分所花的精力和从零分到九十分所要花的精力一样。越往上走,工作精度的提升越发的困难,即使花再多时间效率也很低。与其从一开始就以一百分为目标,不如尽早推进工作得出结果,即便做得粗糙一点也可以。不必追求完美,只需尽早完成。

通常职场新人会认为自己要积累经验后再自主工作,这个想法在大石哲之看来是错误的。通过不同的分工,团队的每个人都可以发挥各自的价值,为项目做出贡献,这是专业团队合作的真正含义。找准自己在团队的定位,发挥长板优势,努力在工作中获得认可,职场之路就会走得愈发顺畅。以上介绍的《靠谱—顶尖咨询师教你的工作基本功》四个主题30个实用技巧的一部分,看似简单,实则值得反复学习和领悟。通过阅读这本职场基础书,能够帮助新人快速建立职场思维,逐步掌握解决问题的能力,继而实现从职场新手到高手的转变。

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