有效整理信息的诀窍——化繁为简

静詞
2018-07-04 看过

提起日本古典文学,很多人会想到《源氏物语》,其实有本书与《源氏物语》并称为日本平安时代文学的双璧,它就是《枕草子》。《枕草子》通过随笔的形式记录四季节令、宫中礼仪和日月星辰,用细腻的笔触生动的描绘出作者清少纳言眼中积极向上的宫廷生活。这本随笔之所以具有如此高的文学地位,是因为作者通过敏锐的观察发现一花一草的生机勃勃,用纤细的感受抒写四季的微妙变化,通过300篇长度不等的文章向读者展示了生动的宫廷生活。随笔文章能够取得如此高的文学成就,由此可见,善于整理信息是超越别人的一项重要技能。

《如何有效整理信息》就是这样一本讲解信息收集、整理、吸收的书籍,从“一元化笔记法”和“信息活用”两个主题出发,详细讲解整理信息的正确方法。

这本书的作者是日本的奥野宣之,他曾经在出版社和报社工作,现在利用新闻出版经验从事网络与杂志专栏撰稿人的工作,还以“笔记本作家”的身份活跃在媒体节目和论坛中。不管是工作还是兴趣,他都坚持使用笔记本记录,这种生活方式在NHK和TBS电视台的节目中播出后引发了热烈反响。之前读过他编写的的阅读类书籍《如何有效阅读一本书》,他的其他著作有《如何写游记和散步日记》《智慧创造锻炼法》《“处方笺”读书法》《三本书创造好点子》等。


一元化笔记法

一元化笔记法,简单说来是用一个笔记本把日常生活、工作需要记录的信息保存下来,不论是工作记录,还是观影感受,甚至是喜欢的图片、旅游门票等,统统按时间顺序保存在笔记本中,这本厚厚的笔记本将成为你日后灵感的原动力。

你可能会说当把所有的信息都集中在在一册笔记本中时,各类信息集聚其中,翻看起来非常不方便啊,原来我也有这种太过单一化的感觉,读完这本书我理解了作者“简单实用”的思想,使用一元化笔记法有三个优点:

①、简洁而简单,不会造成混乱。只需要从头到尾记录或粘贴内容,不用思考该把收集到的资料放在哪个笔记本里,使用什么颜色的笔,写多大字号的问题。

②、无压力的持续使用。在记录内容时,你无须过多考虑这部分内容有没有价值记录,以后会不会用到等等问题,不需要根据重要程度来区分,当遇到你想记录的内容时,你只需要做一个动作,那就是记录下来。

③、自由度高,能够随意调整。你可以根据自己的记录喜好,随意设计排版格式,边记录信息边享受设计笔记的乐趣。

使用规则

为了持续、高效的记录笔记,提高笔记的便利性,奥野宣之为我们提供了3条记录规则:

①、一元化

把你想记录的一切内容都纳入这一册笔记本中,不需要对其分类。这种方式或许不够清晰整洁,却能够保证整理信息最重要的一点——不丢失,所有的内容都在笔记本的某个角落里。一元化的记录方式非常简单轻松,也不会花费太多时间、太大力气就能记下信息,也更容易坚持下来。

为了使整册笔记本更有体系,奥野宣之还提供了记录笔记的一些小技巧,使整册笔记清晰明了:

A、每一则笔记都附上标题,当我们重读笔记时,通过标题就能一目了然了解内容。

B、使用节奏分割线切分每一天不同的笔记,使得整个笔记内容层次分明。

C、为书写笔记减负,利用罗马字母和英文字母的缩写,形成笔记的标记,方便自己归类。

D、充分利用笔记本的第一页和最后一页的黄金地段,粘贴自己喜欢的图片、收到的明信片等小确幸的内容。

E、在奥野宣之的另一本书《如何有效阅读一本书》中提到“葱鲔火锅式”笔记方法,用“○”表示摘抄、记录来自外部的信息,用“☆”记录自己的感想或想说的话语,这种方法重点是记录自己的声音,毕竟这是知识生产最重要的环节了。

②、时序化

每条记录的最前方使用6位日期记录法记录日期,以便日后根据这些日期信息串联起笔记内容。6位日期记录法,是年份后两位+月份两位+日期两位,合计6位数字。

奥野宣之提到他按照一元化笔记法整理笔记已有10年,已经整理了189本笔记,当一本笔记用完后他就在笔记本的封面和切口处写上笔记本的编号,这样所有的笔记就连成长卷轴,通过追溯时间就能找到参考信息。

③、索引化

当看到奥野宣之写了189本笔记时,我就开始好奇那么多笔记,他是怎么查找信息的呢?没想到作者的办法非常高明,通过“纸质笔记+数字索引”的方式,就解决了查找的难题。

第一步,需要为笔记本建立索引,方便快速找到对应的内容,奥野宣之提出了三种方法:

A、制作目录:在笔记本的封面和第一页设置目录,根据前文提到的6位日期记录法快速定位笔记本的具体内容。

B、设置标签:根据笔记内容的分类,每类内容粘贴不同颜色的标签,或者在笔记切口处的相同位置粘贴标签。

C、在切口处涂色:用马克笔代替标签,在切口处图上不同的颜色。

第二步,巧用Excel表格记录一条条数据,每一条的格式按照笔记本编号+日期标签+检索标记+条目标题组成,利用Excel中的搜索功能很容易查到相关的内容。


活用笔记信息

前面用很多篇幅说明“一元化笔记法”的使用方法,记录了很多日常的笔记,那怎么根据工作、日常生活积攒下的信息进行知识生产,创造出新的灵感呢?

美国广告大师詹姆斯·韦伯·扬在《创意的生成》中提出过一句名言:“所谓创意,只是把原有的元素重新组合而已”,通过记录笔记,我们已有很多元素,还需要找到组合这些元素的能力,奥野宣之提到了整合知识的5个步骤:

步骤1:收集——积累常识与作为研究课题的知识

在使用“一元化笔记法”收集信息时,还要留心写下自己的思考,通过从各个角度细致的观察,探索这则信息与其他信息的关联。之前记录笔记常常三分钟热度,记录笔记一段时间后觉得对自己收益不大就开始放弃,奥野宣之在书中提到“不是有思才写,而是为写而思”,每当记录下一些内容时,主动迈出一小步思考,总能得到一些想法,量变引起质变,这些思考就是日后创意的源泉。

步骤2:咀嚼——阅读、回想、深入思考积累的信息

①、不带有任何目的的重读内容,这里的重读并不是不走心的看,而是带着将笔记运用到工作中的视角读笔记。通过自由地切换视角,通过不同的侧面看待这些笔记,这种深度思考方式或许会帮你发现不一样的信息。

②、一旦你有新的想法和感悟,不妨使用不用颜色的笔在空白处记录下这些想法,这样每次重读都留下不同的感悟,如同对同一问题展开思想风暴,无形之中扩大了自己的脑洞。

③、还记得前文提到的标签索引法吗,当重读笔记时将相同主题的笔记标记和加工,在笔记本的切口处贴上等高的标签,标记出主体之前的相关性。

步骤3:发酵——脱离课题,在潜意识层面思考

通过前面两个步骤,我们已经找出笔记之前的关联性,为了将更多同类信息组合,还需要使用笔记之外的工具:

①、卡片重组法:重读笔记时把与当前研究主题相关的笔记要点记录到卡片中,一张卡片对应一条信息,限制信息在80字左右,卡片的背面留白。记录很多卡片后,把它们铺展在桌面上,通过纵横排列和移动卡片,仔细推敲卡片之间的逻辑联系,促进我们的思考。

②、大号纸张移植信息:摊开A4纸,在最上面写上当前研究主题,画出一条线标记这是标题,然后写下自己脑海中关于这个标题的批判性思考和提问,随后开始翻阅笔记,逐条筛选出与标题或提问相关的内容,通过这种罗列筛选的方式,找到素材之间的内在关联。

③、复印件的拼贴法:这是最近简单粗暴地一种方式了,快速翻阅笔记,看到感兴趣的部分就复印下来,回顾一旮复印碎片,根据自己的思考拼贴在底纸上。

步骤4:顿悟:创意的诞生,突然之间惊呼“明白了!”

经过前面“收集—咀嚼—发酵”三个梳理步骤,你应该慢慢梳理出了思路,此时一定不能间断思考,即使还没有明确的思路,也不能做“边抱着胳膊边看电视”打算思路的行动,此时不妨拿出笔一点点写下思路的延展,坚持下去你会在某个瞬间领悟到创意的喜悦,这就是素材碰撞出的创意灵感的时刻了。

步骤5:具体化——将创意化为成果

当走到这一步时,还等什么,要马上把思路梳理清楚整理下来,在创意稍纵即逝之前用笔尖记录它们。在这里说一个我常用的方式,用微信语音记录思路发给自己,或用讯飞语记APP通过语音的形式抓住灵感,会比动手写速度更快。


对自己的启示

刚开始读这本书时,我对“一元化笔记法”存在偏见,觉得这么简单的方法有必要出本书解释吗?随着阅读的深入,我慢慢抓住书中精髓,对作者的笔记方法也有新的感悟:

1、对网络笔记同样适用。虽说《如何有效整理信息》这本书讲述怎么记录纸质版笔记,其实对电子化笔记也很有影响。在我的印象笔记中散落了很多转载的、复制的笔记,却没有重新整理吸收过,本书中提到的“活用笔记”方法,同样适用于网络笔记,收集信息不过是第一步,咀嚼、发酵、顿悟才是吸收的必要途径。

2、不要只关注自己感兴趣或自己领域的内容。奥野宣之一再强调,收集信息时不要局限在熟悉的领域,知识大杂烩带来的灵感创新远远超过我们的想象。这就像表面上看来根根分明的竹子,其实地下根须交错,当深挖我们关系的事物时,会发现彼此之间相互联系。之前学习星姐的写作课时,星姐提到她会有意识的看一些科幻类的书籍,这些书籍看似和写作无关,但科幻类的书籍脑洞打开对写作非常有帮助,与奥野宣之扩展素材的观点相同。

3、整理信息是一个走心的工作。一直以来我把整理信息想的非常简单,遇到好的素材收集到自己的印象笔记中,却没有用心整理,现在看来收集信息的过程不过是个无用功。在收集素材时及时记录当时的想法也非常重要,这是知识转化的过程,只有经过这个转变,你才能把素材吸收为自己的知识。

PS:本文破题根据渭水徐公荔枝微课“写作素材运用精讲第一季”讲述修改,可在荔枝微课搜索“吃书达礼”找到课程信息。

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