【读书笔记】为什么精英都是Excel控

子非鱼
2018-06-27 16:09:54

【读书笔记】为什么精英都是Excel控

作者:日·熊野整 译者:刘格安 出版社:湖南文艺出版社

【阅读记录】

2018年6月27日 11:26~12:03

2018年6月27日15:38~16:04

合计:63分钟

【序言】

“数字力”的几种类型:

1、(看见数字的瞬间)“比去年增长了42.5%呢!”属于心酸类型的数字力;

2、“全日本有多少根电线杆呢?”属于概算类型的数字力;

3、“如何评估这项事业的总资产周转率?”属于财务类型的数字力

【本书框架】

第一章 一目了然的Excel

第二章 零失误的Excel

第三章 高效率的Excel

第四章 彻底活用Excel,强化数字力

【摘要】

第一章 一目了然的Excel

1、 好的Excel表应该具有易读性。

2、 Excel表的通用格式要求

l 行高设定为“18”(改变了Excel预设的行高13.5,为了让表格上下有多余空间,看起来更加的舒适);

l 英文和数字的字体设置为Arial,字体比较细长,看起来比较清楚;

l 表格中字号要一致,这样可以保持一致性;

l 数字必须加上千分撇,当金额较大的时候,我们通常会以“千元”为单位,省略

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【读书笔记】为什么精英都是Excel控

作者:日·熊野整 译者:刘格安 出版社:湖南文艺出版社

【阅读记录】

2018年6月27日 11:26~12:03

2018年6月27日15:38~16:04

合计:63分钟

【序言】

“数字力”的几种类型:

1、(看见数字的瞬间)“比去年增长了42.5%呢!”属于心酸类型的数字力;

2、“全日本有多少根电线杆呢?”属于概算类型的数字力;

3、“如何评估这项事业的总资产周转率?”属于财务类型的数字力

【本书框架】

第一章 一目了然的Excel

第二章 零失误的Excel

第三章 高效率的Excel

第四章 彻底活用Excel,强化数字力

【摘要】

第一章 一目了然的Excel

1、 好的Excel表应该具有易读性。

2、 Excel表的通用格式要求

l 行高设定为“18”(改变了Excel预设的行高13.5,为了让表格上下有多余空间,看起来更加的舒适);

l 英文和数字的字体设置为Arial,字体比较细长,看起来比较清楚;

l 表格中字号要一致,这样可以保持一致性;

l 数字必须加上千分撇,当金额较大的时候,我们通常会以“千元”为单位,省略百位数一下的3个0;

l 项目下的细项要缩排,栏宽设定为1;

l 单位要自成一栏

l 设定栏宽的原则,要让项目里的文字、数字都能完完整整地呈现在表格上。表格最后一列设置一个栏宽为3的列,使得表格看起来更加舒服。

l 表格框线的原则:上下粗,其余细。细线用虚线。

l 文字靠左对齐,数字靠右对齐(文字或数字对齐的位置,必须以阅读的七点为准,文字左对齐,数字靠右对齐)

l 删除不必要的线条

l 在数字栏的项目名称部分,要把文字配合数字靠右对齐

l 表格应该从B2开始,这样可以看到表格上侧、左侧的边框

3、 一般在Excel表格中使用的数字,可分为三大类。第一类是直接在单元格里输入的数字,第二类是公式计算出来的数字。第三类是参照其他工作表而来的数字。

4、 为区分可手动更改的数字以及自动生成的数字,需要对表格色彩加以更改:

l 手动输入的数字→蓝色

l 计算公示的数字→黑色

l 参照其他工作表→绿色

5、 在选择色彩的时候,若能配合企业标准色(商标的颜色等)。以淡色为主,这样避免遮盖数字的可读性。

6、 隐藏网格线。

7、 对于自己计算用的单元格,不需要给其他人看,需要把哪些栏或行隐藏起来。虽然“隐藏”功能和“组成群组”很相似,但是对于第一次看到表的人,不知道表格是否有隐藏,所以尽量用组成群组功能。

8、 不填入数字的单元格用“N/A”表示。空代表着不知道要填什么,“N/A”表示无数字可填。“N/M”(not meaningful 无意义的缩写)

9、 删除没用的工作表,如果不删除的话,自己会点开来看是否里面有信息,这样一来,太耽误时间了。

10、 同整格式的时机,边输入数据,边设置格式。

第二章 正确无误的Excel

1、 制作简单易懂的计算,尽量简化计算。计算越复杂越容易出错,所以最好简单到任何人都看得懂。最重要的是吧手动输入的数字和算式明确区分开来。计算公示中不可以有手动输入及计算公示的混合呈现形式,会让人不知道如何比对。

2、 彻底执行检查工作,不论计算怎么简单,都很难避免人为失误,因此彻底执行检查工作时很重要的。

3、 彻底额执行团队合作。

4、 制作出工作表的架构图,明确标示出这份文件里有哪些工作表,哪张工作表又是哪张工作表的计算依据。

l 工作表“由左向右”计算。要随时提醒自己注意工作表的排列顺序,思考排列顺序是,最重要的是要配合计算的程序。

l 工作表用颜色分类。同类型的sheet放入同一个工作表中。

l 不可以隐藏工作表。暂时用不到的表应该移到最右边,并把索引标签改成比较不明显的灰色,架构图上同样设定为灰色,并同意置于最右侧。

5、 工作表的数量越少越好

6、 明确标记处数字的出处。在引用数字的时候,一定要明确标记数字的来源,尽可能详细地列出数字的出处,一面日后检查时,因为不知道数字的出处而无法进行确认。如果出处太长,可以利用上标功能,然后在表格下方列出具体内容。(如果不知道数字的来源,就没有人能够确认数字的正确性)

7、 检查Excel计算的三个重点:

l 每计算一次就要检查一次。

l 所有的阿娜远哥都要检查

l 花在检查上的时间应该是和计算的时间相差无几的。“计算的时间”=“检查计算的时间”(检查可以通过F2键以及追踪功能)用折线图或者其他类型的图形来看待具体年份哪些地方有问题。从而可以迅速做出判断。

8、 在Excel的工作上安排充分的时间。如果没有安排充裕的时间,计算时绝对会出现错误。Excel的作业最好安排在一个不会被任何人打扰的环境里,集中精神一起呵成。

9、 团队合作的两大原则

l 指定一个人负责计算并由他统一作业

l 文件只能有一个。将计算过程整理成一个文件,让人知道这是最新的文件,如此一来就不会误用到旧的文件。

l 存档时“另存新文件”。由于Excel没有追赃修订功能,所以尽量改用“另存新文件”的功能。文件名就是“Simulation_20140722_3”,接在存档日期后的编号“1”“2”“3”,代表的是修订的次数。

l 一般每进行一小时的Excel作业,就会另存一个修订版的文件。当计算越来越复杂的时候,另存新文件的频率也会越来越密集,从30分钟一次,到15分钟一次,有时甚至每完成一部就储存一个修订版的文件。

10、 多人共用Excel文件时,很重要的一点是要让所有人共用最新的文件。为了避免使用到不同的版本,请在共享中心上选定一个共享文件夹,把最新的文件放在文件夹里共享,并严格执行这个方法。

11、 数字是否正确,比数据是否精美更重要。

第三章 高效率的Excel

1、 因为崇尚精英主义,一个人要完成三个人的工作照,所以无论任何事情都讲求速度。

2、 提升计算速度不可或缺的“质”与“量”。

l 质:彻底遵行格式原则&检查工作;使用快捷键

l 量:增加使用Excel的机会;增加用数字思考的机会

3、 快捷键分成三种类型

l “Ctrl”键的快捷键

l “Alt”键的快捷键

l 不属于以上两种类型的其他快捷键(数字键盘、鼠标等)

4、 由于及时一开始就把数字字体统一为“Arial”,也有可能在计算或输入文字的过程中变成中文字体,尤其是中文里夹杂英文数字的时候,特别容易发生这种状况。所以,指定“Arial”字体的动作,最好每隔一段时间就重复一次。

5、 为防止“Ctrl + Shift + 箭头”选中到工作表的最边缘地段,所以要在工作表格的边外输入end等字符就行了。计算完之后,可以删掉end字样。

6、 移动到其他工作表的快捷键(Ctrl + Page down/up)

7、 插入栏或行的快捷键(“ctrl” + “+”)

8、 创建行组的快捷键“shift”+“alt”+“→”

9、 另存为新文件的快捷键F12

10、 指定打印区域alt + P + R + S

11、 设定打印页面 alt + P + S + P

第四章 利用Excel增强数字力

1、 具体的商业模式如何进行,包括先分析收益结构,并区分成销货收入增长和维持现状等类型后,再用Excel进行收益模拟的方法,以及负数条件改动下,观察收益如何变动的方法等。

2、 懂得杂用Excel模拟收益之余,把各种经营环境纳入考虑,说是商务人士的必备能力也不为过。

3、 灵光一闪之后,还要懂得把想法化为数字,化为数字的想法与以往常识差距越悬殊,获胜的概率越高。

4、 思考收益结构有两个重点,一是先大致完成架构,二是尽量让苏子联动。

5、 思考假定情况,至少设定三种版本。

l 一般情况:维持过去的增长趋势,不过与保守地预估。上市公司发布的业绩预测,通常都是一般情况下的预测。

l 乐观情况:比起一般情况,对收益的预估更积极乐观。公司内部设定的目标数值,通常都是乐观情况下的预测。(多数情况下,公司内部设定的目标数值都高于对外发布的目标)。

l 悲观情况:假定最坏的结果情况。较常使用这种版本的是负责资金管理的CFO(财务总监)。例如在估算“企业受益减少多少,将无法支付员工薪水”等假定情况时,就会假定悲观情况。

6、 这个主管能够根据各种经营情况,考虑未来的收益计划,而且还具有高度的风险管理意识,懂得在最恶劣的情况下也要确保收益的道理。

【总结】

本书干货较多,可惜敏感性分析没学会,具体要如何操作。

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