工作效率低?你可以试试这个方法!

豆芽树
2018-05-06 09:43:28

大家在工作中,会不会经常遇到这样的困扰:1、事情太多,时间太少,分不清主次,怎么做也做不完,看着截止时间的到来越来越焦虑?2、做事的过程中,电话邮件来袭,各类社交软件上冒出一个个红点,分分钟让你分心,诱惑你中断手上的工作?3、一天下来,混混沌沌、不知自己今天做了些什么?4、老板下达个任务,看着还有几天时间,心安理得的拖延,到最后时间不够用,应付了事?

如果上面的问题都戳心了,那你就很有必要看看史蒂夫·诺特伯格著作的《番茄工作法图解:简单易行的时间管理办法》,本书中,作者史蒂夫·诺特伯格通过自己的切身经历,运用番茄工作法,教你如何摆脱时间焦虑和拖延症,提升注意力和决策力,高效精准的完成工作。

值得注意的是,番茄工作法是弗朗西斯科•西里洛创立的。通常我们会想,能创立一个方法,影响全世界数以万计的人,这个人一定是个学霸吧。而事实上,西里洛却在大学期间一度苦于学习效率低,处于注意力不集中的状态,直到后来,他和自己赌气说,你能专心学习10分钟吗,然后利用番茄钟计时,经过反复试验,最后,他终于成功了。

而本书《番茄工作法图解:简单易行的时间管理办法》的作者史蒂夫·诺特伯格是番茄工作法的忠实践行者,他以每章一个“黄瓜和洋蓟(ji四声)”的故事、思维导图、插画等方式将番茄工作法进行视觉的再现,读者们可以很轻松的入门,运用番茄工作法逐步提高工作效率。

下面我们来讲讲本书的三个重点:

1、番茄工作法为什么能提高人的工作效率和专注力?

在书中,诺特伯格引入大脑思维的工作原理,利用生物节律,我们的人体器官各按其时运转,有规律有节奏的生活方式,最受大脑喜欢,比如熬夜作息不规律会导致人更焦虑迷茫;大脑工作时,还喜欢有相同的动作和准备程序,它能更好地进入状态;甚至还能通过训练,条件反射,就把注意力集中;我们有时候在工作中苦思冥想不得解的问题,结果去吃个饭或睡个觉就灵光一闪,也是因为大脑在脱机状态下在后台工作的成效。

番茄工作法正好利用了大脑思维的工作原理,自己制定工作清单,做下承诺,扭番茄钟做准备工作,条件反射注意力集中,有节奏的工作25分钟时间,休息5分钟时间就是及时反馈和奖励。同时,番茄工作法与其他时间管理工作法不同的是,它的守则和应变,让我们更容易上手和专注于执行。

2、怎样使用番茄工作法?

简单地说,使用番茄工作法需要准备一支笔,一只定时器番茄钟,三张白纸,分别写上今日待办清单、活动清单、记录。使用者一天有五个阶段,计划-跟踪-记录-处理-可视化。

每日早上,你将活动清单中的活动一项项按照重要和紧急顺序依次填入今日待办清单中,然后,扭开你的番茄钟,时间定为25分钟,开始专注工作,直到铃声响起,在今日待办清单这项活动的后面画上一个“X”,休息5分钟,继续开启下一个番茄钟,这样工作4个番茄钟后休息15-30分钟,一天下来之后,进行记录、处理、可视化,算算你每天完成的番茄钟数,算算预估的工作多了还是少了,在分析的基础上进行精进。

在选择今日待办活动时,就是在做每天的承诺,承诺是番茄工作法的核心,认为所选择的活动具有可行性,工作的总量能够在一天中完成。在计划当天工作之前,检查“活动清单”中每一项活动,试着预估完成他们需要多少番茄数,与实践工作的番茄数相对比,不断锻炼自己预估能力。如果一个活动超过7个番茄钟,说明它太复杂,需要拆分它,将每一部分写到“计划清单”中各站一栏,预估番茄数;反之,一个活动不够1个番茄钟,则可在它的旁边标一个0,几个这样的活动,组成一个活动,填入“今日待办”中,当做一个活动来对待。

当我们做完一项活动时,还不到一个番茄钟,我们可以过度学习,用来回顾当前的活动,直到番茄钟响起。休息的时候,最好放空脑袋,什么都不想。

3、如何保护你的番茄钟,正确处理中断和应对变化?

我们知道了番茄工作法的理论基础和方法,那么在运用中,遇到干扰将目前所专注的事情中断时,又该怎么处理呢?通常中断分为内部中断和外部中断,内部中断是由自己造成的,外部中断是别人造成的。

在工作中突然想给某人打个电话或是浏览下网站,看下电子邮件等,我们需要在今日待办清单下方“计划外紧急”写上给某人打电话,同时,在当前活动的右边画上一个撇号(’),便于追踪,接着继续自己手上的工作,直到番茄钟响起,如果计划外紧急的事情没有打算在当天做,我们可将它直接写到“活动清单”里,在左边标上一个U表示计划外(Unplanned),有时间限制的,标上最后期限。

当遇到外部中断时,看是否今日处理,若今日处理,就在“今日清单”下“计划外紧急”将它写上,并在当前活动右边记下一个减号“—”; 如果不打算处理,可以将它写在“活动清单”里,标上一个U,和截止时间。处理外部中断,可分为四步:(1)告知,目前有事正忙(2)协商,约定处理时间;(3)计划,写上活动事项,做未来的番茄钟;(4)答复,按照约定给人回复。

此外,书中作者还讲了为什么拖延,拖延症从感觉上像一个奖励,会暂时缓解你的压力 。 开始做,就是解决拖延症的解药;以及至少在坚持常规方法两周后,你可以根据实际情况改进工作休息时间等等。

好了,让我们回顾一下《番茄工作法图解》,作者引入大脑的工作原理,从科学的角度论证番茄工作法让你顺应天性去工作,通过一支笔、一个番茄钟、三张纸教你如何使用番茄工作法,并让你学会保护你的番茄钟,沉着的应对中断和灵活对待新情况。最后,希望大家都去尝试一下番茄工作法,你的这个小举动会让你以后的工作或学习更加高效。

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