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高效一天=固定旋律+个性旋律

追梦赤子心
2018-04-29 看过

在构建个人管理系统的过程中,大致会经历“淡漠、焦虑、上道、平稳”四个阶段,个人管理的方法和工具不是无用之物,但使用者的心智水平必须跟得上才能发挥最佳效果。个人管理的核心为三部分:行动管理、知识管理和目标管理,本书内容主要围绕行动管理部分。

1.在行动管理的之初,首先要对时间进行记录和分类,只有感知时间都花到了哪儿,才能更好地进行规划和改进完善。运用纸笔的方式不利于进行统计和总结,所以用相关软件更为方便。作者首推TimeMeter(只有安卓版,iOS版可以考虑ihour等),可量化可备份可补录,亲测很实用。

2.高效一天=固定旋律+个性旋律。

(1)构建固定旋律的4个基本步骤:①夯实睡眠、饮食、运动三大基石,把它们的时间基本固定下来;②除去三大基石内容外,罗列每天必做之事;③根据“情景”“工具”和“精力”将一天划分出多个时段;④将每天必做之事放入合适的时间段。

(2)固定旋律很大一部分需要通过习惯去打造。

a.在习惯养成过程中,需要注意以下三点:第一,习惯只是个人管理的手段,而不是目的。所以不要把“每天早起”、“坚持打卡”这些习惯和”成长”画等号,制造出我也在进步的幻觉。早起只是手段,重要的是早起之后做了什么?第二,养成习惯应该指向目的,为目的服务,切勿盲目跟风。分别思考清楚why→what→how,要问习惯的终极目的,不要看到别人养成什么习惯,自己就跟风而上。第三,除了培养好习惯,也要学会识别和改正坏习惯。

b.习惯分为三个层次:行为习惯(如坚持读书、学习、写文章等)、身体习惯(如瘦身、早起等)、理念习惯(如自我觉察、严于律己、坚持不懈等)。理念习惯隐藏较深,影响力更大,是养成习惯的更高追求,理念习惯是通过行为习惯、身体习惯升华而成,当养成的行为习惯、身体习惯越多,它们转化为理念习惯也就越多。

c.培养习惯需要有效行动,有效行动符合三种要求。第一,有效行动必须资源匹配。很多人的习惯无法坚持,往往是因为制定了超人习惯计划,超过了目前自身能提供的时间、金钱等资源。第二,有效行动必须方法适用。方向的选择比努力更重要,只有适合自己的正确方法,才能有所成效。第三,有效行动并非重复,而应该是一个螺旋式上升的过程。

d.养成习惯三部曲:先找到与个人目标最接近的重点习惯,再针对这个习惯确定真正有效、最适合自己的行动,聚集养成过程,随时调整养成方案,但不随意放弃。

e.养成习惯六个“一”建议:每年选择至少一个新的重要习惯进行挑战;选择合适的目标并设置一定的规则;每次只开始一个,至少100天;寻找一个相互支持的监督小团体;一定要记录与回顾;一定不要怕中断和痛苦。

(3)个性旋律主要为日计划的内容,用个性旋律填充固定旋律之外的时间。

用严苛的日程表根本没法完美执行,同时日程表适合放进那些已经想明白、能做出决定、关乎具体行动的事,这些任务已经直达执行的层面,对于含糊的、非确切的事很难有效,所以书中推荐了日计划流程五大步骤:收集→孵化→确定→执行→回顾。

①收集:设置收集箱,随时收集,记录关键,统一放置。一旦有灵感,放进收集箱。等待再处理,决不积如山。

②孵化:通过孵化,防止“收集箱”变成“垃圾箱”,把模糊想法变成清晰指令。孵化阶段包括两个部分,第一部分为处理区,需要经过“要人杂时”四个节点,第二部分为组织区,包括“估优情”三个节点。

a.处理区:“要”指近期要不要,对于收集箱中,近期不做、过一段时间也不做的删除,近期不做、未来会做的放入“将来也许”的箱子。“人”指给哪个人做,交给别人的事,放入“等待”的箱子,在过程中要继续跟踪、了解情况。“杂”指复杂任务,需要分解成若干个简单任务再转入下一个节点。“时”指初步安排大致的完成时机。对于2分钟内能完成的立即做。有明确日期、非某天做不可的放在“日程”箱子中,其余绝大部分放进“下一步行动”箱子中。

经过处理区,把可以执行的行动放入四个箱子——“将来也许”“等待”“下一步行动”“日程”,等待后续处置。

b.组织区:“估”指预估完成任务所需要的时间长度,“优”指设置“高中低”的优先级,选择要优先完成的事情。“情”指完成任务所需的地点、工具或涉及的人物等情景。

③确定:经过孵化阶段后,近期要执行的任务都集中在“日程”和“下一步行动”两个箱子中,“确定”阶段即围绕这两个箱子进行。在“日程”中选出今天必做任务,在“下一步行动”中选出优先级高或今天想做的,合成后,微调优先级。

④执行:找到自己的黄金时段,守住黄金时段的专注力。先对准高优先级,每次只装一件事,减少切换的频率。同时也要利用好碎片化的边角料时间。

⑤回顾:比对计划与真实执行的过程,比对重点任务的预计与实际耗时的差异。通过回顾对“今日待办”清单进行梳理。

(4)“小白”开始简易日计划三部曲:①土豆:三件事清单。只写三件今天要做完的最重要的三件事。②青蛙:先吃丑的,处理难度最大的那项任务。③番茄:专注更高效。通过番茄钟工作法,干活25分钟,休息5分钟,如此循环,4个番茄钟后休息的时间适当延长。

(5)实用工具:个人通过测试,配合以下工具非常方便——Doit.im(内设五个箱子),滴答清单(内含番茄钟),高效Todo(任务四象限)。

日计划不是解决迷茫的法宝,它只能提升一天的效率,从一周乃至一年的高度去俯视日计划,用它们牵引日计划,将一天天的计划串连起来,整个行动管理系统也就更加完备。当然,说一千道一万,再完美的计划还是需要通过行动去完成,所以最重要的是行动,是行动,是行动!

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