一本小小的书,帮你搞定职场写作

相思雨霖
2018-04-16 看过

你有没有过这样的困扰?小学时写日记写成流水账,初中高中写作文抓不住中心思想,大学则论文结构不清楚。好不容易毕业了,正在庆幸再也不用写文章,可是进入职场以后,才发现还要写邮件,写报告,写文案。让你在烦恼之余不禁问自己:要这么一直被写作困扰下去吗?但是你也不想呀,总盼着有什么人来拯救自己。不要着急,一本小小的书就可以拯救你于苦海之中,帮你搞定职场写作。

这本书就是《一本小小的红色写作书》,你看,书的名字都起得简单明了,你也许会担心这本书会不会很枯燥,会不会很难读。放心,这本书不仅很薄,易于阅读,而且其中的规则简单易懂,易于操作。此外,还在讲解后附上简单的练习题,让你快速掌握写作技巧。

《一本小小的红色写作书》的作者是布兰登·罗伊尔,他出生于加拿大,就读于哈佛大学,毕业后任职于考试培训机构Kaplan。他在任职期间潜心研究写作、语法和逻辑推理教学,除了这本写作书以外,还著有《一本小小的蓝色逻辑书》、《一本小小的金色语法书》等作品,而且作品先后荣获“国际图书奖”、“总统图书奖”。

那么我们该如何写作呢?《一本小小的红色写作书》从结构、风格、可读性三个方面来进行介绍,还总结了20条放之四海皆准的写作原则。

首先,结构决定了你的文章组织以及表达观点的顺序。你也可以理解为写作准备阶段,在这一阶段,需要确定如下内容:

1. 确定你写作的顺序。

不同于娱乐性的小说,在开头层层铺垫,最后才讲明事情的真相,生活里我们经常用到的写作多为说明文,例如大学论文、商务邮件、工作报告。这类文章有一个重要的原则,那就是运用“自上而下”写作法,也就是在文章一开始就要开门见山的表明观点,把总结放在文章的开头。

例如在工作中,我们写春游通知:

A. 公司将于5月1日至5月3日组织春游,还请有意向参加的同事于今天下班前报名。

如下为报名的格式……

B. 春暖花开,又到了一年一度的春游,还请有意向参加的同事于今天下班前报名。

报名的格式如下……

……

春游的时间定在5月1日至5月3日。请知悉。

A用自上而下的方法,简单明了,告诉大家春游的时间以及报名截止时间;B则把春游时间放在最后面,大家看到报名时间后,还要把邮件拉到最后,去找春游时间。或者根本不看春游时间,直接回复邮件问你,春游是在哪天,其实你已经在上封邮件说明了,还得再回复一遍,不仅浪费自己的时间,也浪费同事的时间。因此,“自上而下”的写作法对于说明类的写作尤为重要。

2. 确定需要把文章分为几部分。

说明类的文章一般把主题分解成二到四个主要部分,然后使用引导句,我们经常用到的就是经典的五段式写法

开头:引导句,总结一整篇文章或者报告的内容,也就是第一点所提到的开门见山,表明主题。

正文:三个主要观点论证主题,分别列出三个自然段。

结尾:进行总结,重新点题。

3. 确定正文的写作结构。

写作中在正文论述最常用的有六种写作结构:

①范畴结构:按任意顺序讨论事项;

②评价结构:先讨论正面再讨论反面(或者反过来);

③时间结构:先讨论发生的事件,再讨论后来的事件;

④比较结构:先讨论最重要、差异最大的特征,再讨论不那么重要的特征;

⑤线性结构:按先后顺序讨论事件,从第一到最后(或者反过来);

⑥因果结构:先讨论先发生的事件,接着讨论后来发生的事件(或者反过来)。

确定了以上三个问题,整个文章的结构框架也就出来了,你也可以把它理解成大纲的形式。

其次,风格是写作的方式,也就是说,在写作时,你需要举例,注意用词,注意长短句。正如约瑟夫·普利策所说,“简短地展现以便他们阅读,清楚地展现以便他们欣赏,如画般地展现以便他们记忆,最重要的是,准确地展现以便被它的光明所指引”。

在这一步,你也可以理解成写作进行阶段。确定了文章的结构以后,就需要用例证支撑你写作的内容,在写的时候注意遣词造句。

第一步,使用准确、具体的例证支撑你所写的内容。我们可以看以下句子的区别:

A. 便利店的商品种类很丰富。

B. 便利店的商品种类很丰富,有面包、矿泉水、毛巾、洗发露等等。

显然第二条描述更令人印象深刻。而且准确地例子可以使文章更可信、更难忘。

第二步,在举例说明时,使用简单的词语表明你的观点,注意交叉使用长短句,减少阅读疲劳。

最后是可读性,可读性是写作的目的。这一步也是写作收尾阶段。我们在日常生活中见到的说明文,或者我们在工作中写的邮件和工作报告都是有对象的,也就是需要让对方读。如果你写的文章毫无逻辑、错字连篇,那么可读性就会很差。所以我们在将文章发出去之前,需要做到以下两点:

一是需要对文章进行排版。文章写出来,是需要给读者看的,例如邮件是写给同事看的,报告是给老板看的,注意写作内容之外,还需要注意文章的排版。记得去调整字号大小、行间距、段间距,去增加文档的页边空白,方便对方阅读。

二是回顾和修改文章。在调整完排版以后,不能立刻发出去,还需要自己从头到尾进行阅读,检查有没有错别字,看看有没有语句不通顺的地方。试想一下,你要交给老板的报告里,错字连篇,词不达意,这对你无疑是一个减分的事情。那怎么才算修改完成了?就是在你反复修改查看之后,没有发现错别字或者错误用语,也不愿意添加或者删除任何内容,你就可以发送啦。相信经过反复修改,你交出去的是一篇让你自己和老板都满意的报告。

相信学习了以上流程,会让你对写作这件事有更深的了解。如果说好的书不仅容易阅读,而且读后能给人以启发,还能在生活和工作中拿来就用,那么《一本小小的红色写作书》就可以称得上是一本好书。此外书里还有其他易于操作的原则,可以帮我们解决在写作中遇到的各种各样的疑惑。

学会写作虽然不能说立刻就可以改变我们的人生,但是可以为我们在职场中的写作提供很好的帮助,也让我们不再为写作所困扰。那么,就让我们从这一本小小的书开始,去提升自己的写作水平吧。

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