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工作效率,唯快不破(中):心态和原则

燃情岁月
2018-04-15 07:06:43

2018-04-15 王双 精进学思行

本文共3388字 阅读约需:8分钟

今天继续谈谈《零秒工作》这本书对我的启发,在上一集中,我们回答了为什么低效?为什么速度是关键?两个问题,同时还遗留了一个问题:如何提高工作的速度?原计划用一篇文章分享,但这样会太长,所以我准备用两篇文章说明,主要包括三点内容:心态、原则和IPO,本文重点介绍心态和原则。

1 心态

提升速度,首先要树立正确的心态。古人讲“欲速则不达”,虽然我们讲的是提高速度的方法,但不是讲速成,而且我认为真正高效的能力也不是短期内能训练出来的,有的时候“快”的结果需要“慢”的功夫,即使今天我分享了这个观点,也不意味着我已经达到了很高效的境界。不过,好消息是我们可以不断地提升速度,这也是作者主张的心态:速度的提升可以也应该永无止境。而且,我发现日本人很擅长发明和分享这种不断提升效率的观念,丰田的“精益管理”就是典型例子。

2 原则

树立正确的心态只是开始,结合书中的内容和自身理解,我归纳和总结了提升速度的9条原则:

2.1 做“正确的事”和“少做事”

这一条是我自己加上去的,因为“做正确的事”比“正确的做事”(比如如何效率高)更加重要,如果我们做的事情本身方向是错的,那么速度越快,我们就会错的越远。“少做事”是我从吴军那里习得的,他强调“西瓜”比“芝麻”重要,有的人整天忙碌,做了很多其实没有什么价值的事,大部分时间都只是在做“布朗运动”,看似忙忙碌碌,实则碌碌无为(我自己的写照)。所以,只有在“做正确的事”和“少做事”的前提上提高速度才有意义。

2.2 整体把握

所谓整体把握,就是在一个事情开始之前就对结果、要素、流程以及切入点有整体的认识,分清轻重缓急和节奏,从全局上把握,而不只是局部的优化,做到这点有两个朴素而重要的工具:计划和“天然的VR”。

①计划

上集提到过,效率低下的一个重要原因就是缺少事前的计划,因为计划重点不只是规划以后做什么,而是要反推出今天该做什么才能保证目标达成,怎么反推?计算。看过《孙子兵法》的人都知道,孙子兵法的第一章是“计篇”,我以前误认为这里的“计”是阴谋诡计,而实际上它指的是“计算”,通俗的讲,打仗之前应该对算法的实力进行计算和对比,确认能赢再打,不能赢就应该跑。

既然计划需要反推,那起点应该是哪里?对,是最终的结果。这让我想起了《高效能人士的七个习惯》中的第二个——以终为始,里面提到人类的创造一般都要经过两次创造,一次是在头脑中,一次是付出实践,而这还有一个更加文雅的说法——向死而生。

②天然的VR

这几年VR(虚拟现实)很火,殊不知我们每个人都自带一个强大的VR设备——我们的大脑,它是一个性能极高的模拟器,而想象是其中一个重要的功能。正如《人类简史》中提到,我们的祖先智人能打败尼安德特人的重要原因是我们能够共同想象一个不存在的东西,从而形成更大规模的协作。推广来看,我们现在很多的东西都是我们想象的结果,正如罗胖最近一期节目(《合成真实》)中所说:公司不是办公场所、不是人员、不是财务报表,而是我们共同想象的结果。这个VR在提升速度方面的应用就是:我们可以在计划没有被执行的时候去“模拟”它是怎么一步一步运行的,特别是那些复杂而重要的事情,这个过程尤为必要。日本仅存的经营之圣——稻盛和夫,他曾提及自己在建立第二个世界五百强公司(KDDI)时的一个细节:通信费用应该会是多少?他就用的这个方法,在事情还未落地,他会反复在头脑中推演整个过程,最后他推算的价格和最终的结果相差无几,让人感到极为惊讶。在《高效达成目标》这本书中提到了“盲目的乐观主义”和“现实的乐观主义”的区别:前者只是想象美好的结果,而后者还想到了达到结果的路径及其曲折(“前途是光明的,道路是曲折的”)。所以,在制定计划和提高速度上面,我们完全可以用上这个天然的工具,而不仅仅用它来“YY”。

2.3 不求完美

Facebook有句名言:完成比完美重要!举一个我朋友的例子,他是一个工作很认真的人,有时为了PPT的美观,还专门做“辅助线”来达到完美的效果,经常为此花费很长的时间,有时还会超过截止日期,最后发现其实别人更加关注的是材料的内容。我之前也有这样的经历,让某个局部的完美占据大量时间,要么是超期完成任务,要么是熬夜加班,压着节点完成。后来反思,其实一开始就陷入对细节过度追求,很有可能和前面没有整体把握事情的轻重缓急有关。

在我理解,不过度追求完美的原则和两个底层原理有关:二八原则、快速迭代。我们可能花了80%的时间去做那些对结果只有20%贡献的事情,而如果能够用较短时间,快速完成一个版本,再通过后续的多轮迭代,反而能达到更好的效果。

2.4 良性循环

作者在书中提到“良性循环”主要指的是处理好与工作伙伴(上级、同级和下级)的关系。我们大部分人的工作都是需要与别人协作完成的,越是大的组织,协作带来的沟通需求就越频繁,而如果沟通不顺畅,会导致我们时间的大量消耗,如果能够维系好工作关系,则对效率提升极有帮助。就像机器一样,部件间的润滑越良好,摩擦越小,损失越小,自然效率就更高。在这个方面,我有个同事是典范,他曾经给我推荐过《大清相国》这本书,他本人其实挺像书中的主人公:姿态低,会做人,擅长把大家拢到一起完成复杂的事情。

2.5 少返工

上一集中,我们提到效率低下的另外一个重要的原因就是返工。那么如何降低和避免返工呢?确认和请教。

返工通常会出现在什么情况下?你的结果没有达到预期。为什么没有达到?原因可能很多,缺乏确认是其中重要的一个。应对方案比较直接——多确认,它通常分为任务前确认和过程中确认。任务前确认就是要明确对方想要的结果,最好是能够量化的;当然,有的时候,对方自己也不清楚,那么就有必要快速的先出一个初步结果或者是方案,让他判断,再根据反馈结果去修改。如果事情比较复杂,而且周期比较长,那么就有必要在过程中经常反馈和确认,确保按需求进行的。这个原则底层原理是:及时反馈带来的调整。我曾听到一个控制体重的有效建议——每天称体重,而不是年初定下减掉20斤的目标,然后中间不管,到年底一称,竟然还涨了5斤。

了确认,避免反馈还有一个重要的方法是多请教。我相信在工作中,我们碰到的大部分问题,前辈都已经碰到过,有些甚至已经形成了很好的组织记忆。所以,多和别人请教就尤为重要,可能对你而言,冥思苦想无解的问题,别人一个点拨就能搞定。但我们很多时候不愿因请教,我们害怕什么呢?有很大程度上是恐惧,是害怕别人说:“你连这都不懂?”。

2.6 位移、速度和加速度

相信学过初中物理的朋友都知道三个相关的概念:位移(s)、速度(v)和加速度(a)。简单说,速度就是位移变化的快慢,加速度就是速度变化的快慢。这个概念用在提升效率的方面就是:我们不仅要用现有的方法提升效率(v),还要对方法本身进行不断改进(a)。类似的一个说法是:我们不仅要思考,还要对我们的思考方式和过程进行思考,这在认知科学中有个专用名称——元认知。稻盛和夫在《干法》这本书当中提到了一个打扫卫生的例子:如果你在打扫一个房间,开始你可以尝试从左到右扫,那么下一次,能不能从周围向中间扫,这次用的是扫帚,下次能不能换成拖把或者是吸尘器,要对工作方法和工具本身进行改进。

2.7 早

我很喜欢这本书的一个特点,作者不仅给出了提高速度的原则和具体方法,也反复提到了这些方法的使用对我们心智的影响。比如在“早”这原则中(书中分为早开始和早结束两部分),作者强调“早”会给我们带来心理上的优势,以及因此带来的“认知带宽”(有时间进行长远的考虑)。

2.8 模块与模板

这个原则作者没有在书中明确提出,但在很多具体方法中反复体现,比如建立邮件目标和PPT内容模块,我的上司也曾经指导我们:同一个主题的内容,对于其中反复会用的材料,就做一份,在用到的过程中稍加修改就好,而不是每次都重新做。

2.9 并联VS串联

又一个来自于初中物理学的原则——串联和并联。我们小学时候学过一篇课文——《统筹方法》(完了,暴露年龄了),里面以泡茶为例说明了统筹对时间的节省,核心就是:有些事情可以并行处理(并联)。就像我们平时在跑步中可以听小说,或者打即时战略游戏中的多线操作。

本集重点分享了提高速度的心态和原则,我们需要知道速度提升可以永无止境,但“欲速则不达”。如果说本集重点是从“道”(原则和基本原理)的层面提高速度,下一篇我们将从“法”和“器”的层面上进行介绍,且重点围绕IPO模型展开!

以上就是本期的分享,欢迎留言,交流想法。

祝春安,王双。

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