懂时间管理并不等于提高效率!

筱禾
2018-04-11 08:21:09

我有一个朋友,前段时间找我诉说苦恼:她和大学同班同学几乎同时进到两家不同的企业里担任类似的职务,几年过去了,她的同学已经顺利晋升为经理,而她依旧原地踏步。“你说这世界公平吗?同样都是每天8小时工作制,加班加点的要求我也从来没抱怨过。为啥她就能当上经理,我却还是个小职员!”朋友忿忿不平地说。

对于朋友的工作,我是了解一些的。她所在的部门人数很少,关系简单,不存在任何竞争。虽然她不是主管、经理,到手的工资也算是满意。对于她来说,公司就是“养老”的地方,至于升不升职,其实对她来说是没所谓的。只不过在看到同学晋升之后,心里有小小的不甘愿罢了。

也正是由于朋友没有太大的野心,导致她在工作中并没有非常积极主动,得过且过,不精进专业技能,也没有提升个人实力。虽然同样是工作8小时,但效率却完全不同,当然呈现的结果也就会大不一样!

高效,与时间管理不同,并非要求每一分钟都不能浪费物尽其用,而是在某一时间段有针对性地努力并有所产出。想要提高工作效率,在《高效的秘密》这本书中可以找到方法与答案。

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我有一个朋友,前段时间找我诉说苦恼:她和大学同班同学几乎同时进到两家不同的企业里担任类似的职务,几年过去了,她的同学已经顺利晋升为经理,而她依旧原地踏步。“你说这世界公平吗?同样都是每天8小时工作制,加班加点的要求我也从来没抱怨过。为啥她就能当上经理,我却还是个小职员!”朋友忿忿不平地说。

对于朋友的工作,我是了解一些的。她所在的部门人数很少,关系简单,不存在任何竞争。虽然她不是主管、经理,到手的工资也算是满意。对于她来说,公司就是“养老”的地方,至于升不升职,其实对她来说是没所谓的。只不过在看到同学晋升之后,心里有小小的不甘愿罢了。

也正是由于朋友没有太大的野心,导致她在工作中并没有非常积极主动,得过且过,不精进专业技能,也没有提升个人实力。虽然同样是工作8小时,但效率却完全不同,当然呈现的结果也就会大不一样!

高效,与时间管理不同,并非要求每一分钟都不能浪费物尽其用,而是在某一时间段有针对性地努力并有所产出。想要提高工作效率,在《高效的秘密》这本书中可以找到方法与答案。

《高效的秘密》通过大量的案例和科学研究实验,向读者一步一步深入分析“高效”的步骤与秘诀。书中不仅有技巧和方法,更是认知提升和思维方式的改变。

本书的作者是查尔斯·都希格。这个名字或许有些陌生,但如果关注个人成长领域,就一定熟悉他的另一本畅销书——《习惯的力量》。从《习惯的力量》到《高效的秘密》,查尔斯一直注重大脑科学、心理学和行为经济学。并不把成长完全归结于意志的消耗,从科学的角度出发提出合理建议,非常具有参考价值。

那么,关于如何优化工作,《高效的秘密》给出了怎样的指导呢?

激发动力——设定目标——保持专注

1. 激发动力

有这样一个小故事:一位年轻人走到河边,看到年长的摆渡老人,他的船桨一边写着理想,一边写着工作,年轻人便问有何深意。老人让年轻人上船,并将船离岸。在小河中,老人放开了理想的船桨,小船立刻偏离方向开始打转。之后老人拿起“理想”放下了“工作”,小船同样并没向前。这时老人缓缓地说,理想和工作需要配合,才能前进。

理想是动力,工作是行动,只有两者默契配合,人生才能不断向前一步。然而,有些人(比如前文中提到的我的朋友)度过几年的职场新手期,慢慢对工作熟悉之后,便没有了动力。一旦缺少主动,工作就会陷入一个怪圈:每天都在忙,却看不到成果,也没有成长。在这时候,就需要给自己的发动机“加点油”。

提升自己的掌控感,是激发动力的第一个小技巧。书中写到,不论是人还是动物,都倾向于去做让自己有掌控感的事情。这不禁让我想到动物世界里雄狮为了争抢地盘而展开厮杀,不正是掌控感的体现吗?

而在工作中也是一样,当我们对某件事情无能为力的时候,就会变得无所谓,但哪怕有小小的一方面可以由我们做决定,就会变得积极起来。比如,发邮件的时候阐述自己的观点,并和对方确认回复时间,看起来是微不足道的小事,却能够大大提升对项目的掌控以及推进,从而也就提高了工作效率。

激发动力的第二个技巧就是给自己的工作赋予重大意义。明白自己的工作在整个项目中的地位作用,或者思考自己的价值观与之匹配,都可以让自己的工作瞬间“高大上”起来。

我认识一位美商培训的老师,曾经连续7天不停讲课,而且每天都到很晚才休息。但当我看到她的时候,依旧神采奕奕、笑容满面。我很惊讶地问她,每天蹬着高跟鞋站7、8个小时,难道不累吗?她回答我说,不觉得累,因为她希望把美传递给更多的中国女性,让大家都能由内而外地美丽和绽放。这位美商老师,对自己的工作赋予了一个非常重大且有价值的意义,这也是让她能够持续高效工作的原因之一。

2. 设定目标

有了动力之后,还要知道该往哪儿走才行。设定目标,SMART原则是大家都非常熟悉的,但《高效的秘密》中提到“设定SMART目标的人倾向于选择最简单的任务,沉迷于完成项目的快感。”如果仅仅为了完成的满足感而做任务,而忽略了目标的最终目的,也会大大阻碍效率的提升。

之前在写作训练营认识一个伙伴,为了提升写作水平,给自己制定每天坚持写2000字的目标。一个月过去了,虽然每天在坚持,但她的进步却不明显。“每天坚持写2000字”是非常明确的目标,让人看到就想去行动,却忽略了写着2000字到底为了什么。

其实,这位伙伴最终的目的是“为了提升写作水平”,这种表述虽然有点方向,却没有路径和明确的衡量标准,并不符合SMART原则。那么,这是不是一个不好的目标呢?《高效的秘密》中给出了一个概念:延展目标。

延展目标是让人焦虑的事件,促使人跳脱现状,改变思维方式。

“提升写作水平”就是伙伴的延展目标,为了达成这一目的,仅仅每天写2000字是不够的,还需要其他子目标的支撑,比如:分析大咖的文章,收集爆款文标题,每天的练习得到导师或其他伙伴的反馈等等。这样分解下来,每天的目标“交付感”就会增强,知道自己在做什么,也知道自己该从哪几个方面努力。

先停一停思考自己的目标,看似慢,其实会大大提升之后的行动效率。考虑清楚延展目标与SMART子目标之间的关系尤为重要。

3. 保持专注

这里的保持专注,和时间管理中的为“不受外界干扰导致注意力分散”而设置的番茄钟不是一个概念。这里的“专注”是指不受自己内心的干扰,不受资源缺乏、能力欠缺、心理准备不足的干扰。

古典老师在《超级个体》专栏中提到“WOOP思维”帮助目标的执行,包括:

W-wish:寻找内心渴望

O-outcome:梦想成真的喜悦

O-obstacle:最担心的障碍

P-plan:平衡点制定计划

其中,预想obstacle(最担心的障碍)就是保持专注的一个前提。

很多时候,我们脑中迸发出一个灵感,通常的做法是,想到就做!行动力是第一生产力,这很棒,但在做之前,需要先想一想,自己可能遇到的障碍有哪些,在脑中描绘一个行动地图,先把荆棘沼泽找出来做好预备措施,才能快速通过这些障碍,提升效率。

《高效的秘密》中给出了一个问题清单,作为行为地图的描绘参考:

我先要做什么?

会有什么困难?

如何应对分心?

怎样定义成功?

下一步做什么?

而古典老师也在专栏中给出了一个“执行意图公式”:if…then…如果遇到(某种情况),那么我(应该怎么办)

通过对问题清单的解答,再加上执行意图公式的具体描绘,我们就能把自己内心的干扰先排除掉。比如说,有伙伴准备日语等级考试,那么在预想障碍的部分就应该设置:如果我遇到听不懂的知识点,那么我就先跳过,学完整章之后再研究;或者,如果研究不明白,那么我就到论坛上求助老师和其他伙伴。很小的一个动作,却能够让我们在遇到问题的时候不至于慌乱,也不会因此否定自己,产生恐惧、厌烦的心理,从而提高学习效率。

从以上“激发动力——设定目标——保持专注”三方面,我们会发现,这里提出的高效与时间管理既有联系又有区别,应该隶属于目标管理的范畴。简单来说,目标管理属于认知与思维层面,而时间管理更偏向于每天应用的技巧。这两者相辅相成,并没有哪一个更重要。

然而,不能用战术上的勤奋,掩盖战略上的懒惰。从高效的含义出发,是希望平衡而非牺牲某件事情的时间去完成另一件事情;是希望短时间内出成果而不是通过时间的延长达到目的。从这个角度来说,先改变思维、提升认知,明白自己到底想要什么、在干什么、为什么做,才是重中之重。

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