零秒工作 零秒工作 7.6分

工作效率,唯快不破(上)

燃情岁月
2018-04-08 13:00:13

王 双

工作中,你是否经常感到时间不够用?为了完成任务而加班到深夜?做好的材料需要返工,甚至推倒重来?各种会议占用大量的时间?因此而感到身心俱疲,无法平衡工作与生活? 我自己是有切肤之痛,甚至现在还时不时处于这样的状态中。这促使我思考:有没有更好的方法提高工作效率,使我们能更加从容地应对工作,进而有更多的时间陪伴家人或从事自己的爱好?最近刚好看到了一本书:《零秒工作》,书中比较系统地介绍了如何提高工作效率。

本书作者是赤羽雄二,毕业于东京工业大学和斯坦福大学,在麦肯锡工作十多年,并负责组建了麦肯锡韩国分公司,期间促成多家韩国企业,尤其是LG集团走向世界,2002年创建了Breakthrough Partners股份有限公司。他总结多年的工作经验形成本书,核心回答了三个问题:为什么人们工作很低效?为什么速度是解决问题的关键?如何提高工作的速度?我将分上下集给大家介绍,本集重点介绍前两个问题。

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王 双

工作中,你是否经常感到时间不够用?为了完成任务而加班到深夜?做好的材料需要返工,甚至推倒重来?各种会议占用大量的时间?因此而感到身心俱疲,无法平衡工作与生活? 我自己是有切肤之痛,甚至现在还时不时处于这样的状态中。这促使我思考:有没有更好的方法提高工作效率,使我们能更加从容地应对工作,进而有更多的时间陪伴家人或从事自己的爱好?最近刚好看到了一本书:《零秒工作》,书中比较系统地介绍了如何提高工作效率。

本书作者是赤羽雄二,毕业于东京工业大学和斯坦福大学,在麦肯锡工作十多年,并负责组建了麦肯锡韩国分公司,期间促成多家韩国企业,尤其是LG集团走向世界,2002年创建了Breakthrough Partners股份有限公司。他总结多年的工作经验形成本书,核心回答了三个问题:为什么人们工作很低效?为什么速度是解决问题的关键?如何提高工作的速度?我将分上下集给大家介绍,本集重点介绍前两个问题。

1 为什么低效?

作者总结了我们工作低效的各种原因,我将其归为三类:计划、执行和沟通。

1.1 计划

作者指出,低效的首要原因是我们缺乏具有预见性的计划。为什么要做计划?古人讲“反思预则立不预则废”,通过“预见”可能出现的情况,提前做好准备,就能降低风险,如果缺少计划,工作的有序推进就比较困难,效率自然很难提升。清华大学的宁向东老师曾提到关于计划的一个观点:计划不是为了明确未来做什么,而是理清我们现在该做什么。他举了一个例子,如果你想在毕业5年买一套价值100万的房子,在不考虑房价上涨的情况下,你每年平均要挣20万,如果考虑到你的工资的涨幅,你可以在第一年10万,但是要确保后面增长速度能让你在剩下的4年有90万收入,否则就要思考是不是目标定的太高,或者改变达成手段(比如换份工作、增加其它的收入来源等)。计划其实是从全局上对我们所做的事情进行考虑,可以理解为从战略角度整体提升效率,所以说“不做计划,就是计划着失败”。

1.2 执行

即使制定了合理的计划,如果执行,那么等于没有。所以,赤羽雄二总结了导致我们低效的几条执行方面的问题:

①无法迅速开始

为什么无法迅速开始呢?一方面是完美主义。还未开始任务,就想着要做出一个完美的产品,迟迟不敢动手,最后时间越来越短,更难在段时间内做好,形成恶性循环,它的底层原因是恐惧,担心自己做出来的东西不好而被嘲笑,所以就干脆迟迟不动手;另一方面是多线程。我们正在专注做一个事情的时候,通常会有新任务不断加入,有时很难顾及,于是就推迟甚至忘记开启新任务,而这也会导致我们无法迅速开始任务。

②无法专注

你是否有这样的经历:当我们正专心做一件事情,微信信息来了,我们看一下、电话来了我们接一下、张三过来和我们讨论问题……。总之,各种各样的原因会干扰和打断我们当前的工作,而当回到工作后,又要花时间重新启动,就这样导致无法迅速完成一项工作。

③犹豫不决

在任务推进的过程中,因为对自己的判断不自信而无法做出决策,或者是为了做决策而不断地收集信息,这些都会陷入不断延迟的陷阱中。

1.3 沟通

层级和部门的划分,带来各种汇报和部门间的协调,在大组织中极为明显,为了沟通,我们通常会在文件制作、邮件和会议上浪费时间。

①文件制作

相信在大组织中呆过的人深有体会,为了给不同层级领导汇报工作,经常要制作不同的汇报材料,而如果不掌握技巧,很多的时间就会浪费在大量重复的文件制作中,有时材料还需要反复修改甚至返工。

②邮件和会议

这个自不用说,特别是低效的会议,通常浪费了我们大部分的工作时间,而且,越是级别高的领导,参加各种会议的时间越长,时间被浪费的概率越高。

2 唯快不破

明确了为什么低效,是不是应该直接进入方法论呢?不是!作者特别强调了为什么要提高工作的速度,我总结下来,有如下两方面:

2.1 “多快好省”

我很喜欢京东的宣传语——“多快好省”,其实它完全可以用来衡量我们的工作情况。而且这四个字是有优先级的,京东的出发点是“快”,在我看来,它也是改善我们工作的核心突破点。

①“快”可以带来“省”和“多”

如果把我们的工作任务比作位移,根据公式“位移=速度*时间”,可以很直观地发现提高速度的好处:任务(位移)相同时,提高速度可以节省时间(省);②时间相同,我们可以完成更多的任务(多)。

②小步快跑,快速迭代

互联网的这个理念已经渗透到各行各业,虽然有些地方并不适合,但是对于大部分的知识性工作者是有用的。初始的工作结果可能不好,但是不断优化可以得到比较好的最终结果,它的底层规律其实是复利。相似的,同样一笔钱,如果收益率都是10%,按照复利计算,周期是1年(一年迭代1次),年化收益率就是10%,如果是以月周期(一年迭代12次),年化收益率就是214%,如果是以周为周期(一年迭代52次),那么年化收益率就是14100%,具体到工作中,当速度提升后,我们就可以在相同的时间内完成更多轮的PDCA循环,进而改善质量。

2.2 心理优势

“快”在带动“多、好、省”的同时,也会对我们的心智产生重要的影响。哈佛大学的研究团队(穆来纳森等人)在2014年研究了资源稀缺对人们思维方式的影响,结论显示:穷人和过于忙碌的人有一个共同思维特质,即注意力被稀缺资源过分占据,引起认知和判断力的全面下降。而“快”带来时间上的节省,可以让我们腾挪出更多的“时间带宽”考虑长远事情。此外,提前完成任务也会提升我们的自信心,让自己充满干劲。

3 天下武功,唯快不破

为什么叫“唯快不破”?周星驰电影《功夫》中有个终极反派——火云邪神,他的首秀中有句经典台词:天下武功,无坚不摧,唯快不破;在《x战警:逆转未来》中有个超级英雄——快银,他解救万磁王(他老爸)的过程是个经典桥段,为我们展示了速度带来的效果——时间的停滞。

如果在工作中,我们也能把速度提升,虽然达不到“快银”的水平,但在一定的程度上也可以“减慢”时间。具体该怎么做呢?下期我们将重点分享赤羽雄对这个问题的建议,也欢迎你的留言,交流想法!

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