极简思考 极简思考 7.8分

10页报告,秒杀50页报告的高效思维法,是怎样的?

早晨吐司
2018-04-07 17:10:23

如果有人问你,最近过得怎么样啊?很多人会这样调侃自己:起得比鸡早,睡的比狗晚,吃得比猪差,干得比牛多。开不完的会议,不断变更的指示,重复发生的状况,这些问题导致我们有做不完的工作,加不完的班,但升职加薪,却怎么都轮不到我们的头上。问题究竟出在哪里呢?到底怎么做才能高效工作,取得工作成果?高效工作往往离不开高效沟通,而要做到高效沟通,拥有高效的思维方式是必不可少的。只有想得对,才能做得对,避免做无用功了,上面说到的开不完的会议,不断变更的指示,重复发生的状况就能大大地减少,自然能达到高效工作的效果了。

《极简思考》这本书,就给我们提供了一种高效的思维方式:结构化思维过程。这本书告诉我们,结构化思维过程是以基于假设的核心建议为重点,再加上条理分明的解释,通过这样高效的沟通方式,最后获得沟通对象的支持的科学方法。它的好处在于让我们避免把时间浪费在无用的分析上,直接击中沟通对象的利益点,达到简短沟通,高效决策的效果。

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如果有人问你,最近过得怎么样啊?很多人会这样调侃自己:起得比鸡早,睡的比狗晚,吃得比猪差,干得比牛多。开不完的会议,不断变更的指示,重复发生的状况,这些问题导致我们有做不完的工作,加不完的班,但升职加薪,却怎么都轮不到我们的头上。问题究竟出在哪里呢?到底怎么做才能高效工作,取得工作成果?高效工作往往离不开高效沟通,而要做到高效沟通,拥有高效的思维方式是必不可少的。只有想得对,才能做得对,避免做无用功了,上面说到的开不完的会议,不断变更的指示,重复发生的状况就能大大地减少,自然能达到高效工作的效果了。

《极简思考》这本书,就给我们提供了一种高效的思维方式:结构化思维过程。这本书告诉我们,结构化思维过程是以基于假设的核心建议为重点,再加上条理分明的解释,通过这样高效的沟通方式,最后获得沟通对象的支持的科学方法。它的好处在于让我们避免把时间浪费在无用的分析上,直接击中沟通对象的利益点,达到简短沟通,高效决策的效果。

和其他职场工具类的书相比,《极简思考》这本书不仅从宏观上告诉你整个架构和方法,还考虑到很多实际运用情况和遇到的潜在问题,这些问题虽然细微但却能很大地影响结果。这种细心的指导甚至让人有种错觉,好像真的有个前辈就站在我们身旁,手把手地教我们,耐心地告诉我们很多没有注意到的细节和技巧,让我们避免犯下“一子错,满盘皆落索”的悲剧。

作者迈克·费寥洛他毕业于美国最高军事学府,美国西点军校。迈克曾担任过世界顶级咨询公司麦肯锡的业务顾问,后来创办了自己的公司,许多企业巨头,像谷歌、福特汽车、西门子电器、领英等都是他的客户。他提倡的清晰、见解、高效的工作法,使来自全球知名公司的上万领导人更高效地工作,取得更出色的工作成果。而且迈克还说,他这套“结构化思维过程”的科学方法,不仅可以用在制作工作汇报、商业方案等ppt上,像写邮件、做备忘录、发送语音信息、与人交谈或者打电话,这样的日常场景中都用得上,达到有效沟通的效果。所以说,凡是需要沟通的地方,你都可以用到这个方法!


《极简思考》主要以制作报告的角度,分三个部分,一共九个步骤,给大家介绍了结构化思维过程的方法。

第一部分是确定核心建议;

第二部分是搭建框架和完善故事;

第三部分是整合信息和分享想法。

极简思考的3个部分,9个步骤


第一部分:确定核心建议。

其中包括两个步骤:第一,定义问题;第二,假设核心建议。

1. 定义问题

关于问题,你不但要知道“是什么”,还要知道“为什么”。

一个合格的问题要有两个因素:设定方向和限定范围。

正确地定义问题,可以让我们排除掉很多不必要的分析和想法,让我们集中精力,解决真正需要解决的问题上。

2. 假设核心建议

假设核心建议不但能节省时间,而且能提高通过率。

核心建议的组成部分:简洁准确的假设 + 对沟通对象有价值的触动点。

通过以下4个方法可以找到对方的触动点这个问题:

a.了解对方的目标

b.请教他的团队成员

c.或者直接问对方

d.假设自己是对方,想一下什么标准对他是最重要的

正确示范:我们应该从供应商A处采购新的拨号器,由此我们每年能减少X百万美元的亏损。

第二部分:搭建框架和完善故事。

分5个步骤:一,搭建框架;二,创建故事;三,打磨故事;四,选择重要实例;五,证明和推翻假设。

3. 搭建框架

搭建框架是结构化思维过程中最重要的一个环节。

搭建框架可以起到三个重要作用:

第一,可以锁定必要的分析,避免错过重要的分析或者做多余的分析;

第二,让你的沟通更简洁、更清晰,更容易让对方理解和接受;

第三,无论是不熟悉该领域或者持反对意见的沟通对象,都可以通过框架,有效引导他们得出我们提出的结论。

框架有两种,一种是层形结构,一种是列形结构。在不同的情况下,我们应该使用不同的框架,来达到高效沟通的目的。

第一种框架,层形结构。它由背景介绍、形势变化和核心建议,三个部分组成。什么情况下使用层形结构呢?当对方不熟悉该领域或者对方持反对意见时,我们可以采用层形结构来提高通过率。

层形结构

第二种框架,列形结构。它由核心建议、2~5组列形排列的观点、支撑这些观点的信息,三个部分组成。和层形结构相反,如果对方很熟悉我们报告的主题,那么这时候就可以用列形结构。列形结构的好处是避免不必要的铺垫分析,直接提出对方最想知道的建议,清爽高效。

列形结构

有时候做报告的对象不只一个,他们当中既有了解背景知识的,又有不了解的,这时候应该选哪个框架好呢?这时候要视具体情况来搭建复合框架,也就是说既有层形结构,又有列形结构。

复合结构

另外,在搭建框架的过程中,我们往往不能确定里面的数据。这时候可以用占位符,例如A、B、C、X、Y等字母来代替,等确认好具体的数据再换过来就好了。

4. 创建故事

把前面搭建框架的图表形式,用故事思维,转换成一篇文章的形式。

同时,要注意根据沟通对象,调整到最合理、最易于理解的顺序来排列,达到有效沟通的效果。

故事

5. 打磨故事

到目前为止,所有的步骤基本上都是我们自己独立完成的,这就会存在信息不对称的问题。

为了解决由于信息不对称造成低效沟通的后果,我们需要获得反馈。

具体的做法是:首先,你需要确定利益相关人,这里面可能涉及几个部门的负责人,你需要跟他们一一讨论。然后,再利用反馈信息来调整观点。

6. 选择重要事件

如果没有可信的事实支撑,你的报告就不会具有说服力。所以这时候,我们需要收集事实材料,来论证我们的观点。同时,做好必要和充分的分析,这样才能确保观点具有说服力。

7. 证明或推翻假设

在验证过程中,我们可能会遇到两个结果。

第一个结果是,假设被证实是正确的,这时候,我们可以进入下一步。

而另外一个结果是,假设被推翻,这时候需要修改假设。如果被推翻的只是核心建议下面的观点,那么只需要修改这部分的观点,和相应的信息材料就可以了。但如果被推翻的是核心建议的话,就要修改核心建议、所有的观点和下面的信息材料。

第三部分:整合信息和分享想法。

8. 整合信息

我们可以根据以下3个因素,来决定我们分享信息的类型:信息的复杂程度,对方对背景知识的理解程度,还有对方喜欢用的沟通的方式。沟通的方式有语音信息、电子邮件、报告等等。

拿报告作为例子,整合成10页的信息。

第1页:标题。把核心建议改一下,让它看上去更像标题而不是一句话就可以了。

第2页:内容提要。之前写好的故事就是内容提要,我们只要复制粘贴上去就好了。

第3~8页:报告主体。把你收集到的主要分析和事实论据,用文字或者图表的形式呈现出来。

第9页:风险和机遇。加上这两点后,会给对方一个你已经深思熟虑过的严谨印象,加大对你的信任度,能进一步提高通过率。

第10页:执行计划。做一个表格,左边列出3到10个标志事件,右边列出具体的行动内容和时间就可以了。

另外,在分析验证过程中得到的信息,可以整合到附录里面。

整合信息 (报告)

9. 分享信息

分享信息的时候,要把我们主要的注意力,从报告上转移到对方身上。

在答疑阶段,要在确定自己理解了问题的情况下,再作答。另一方面,你还要确保自己的回答确实解决了他们的疑问。因为如果让对方留下疑虑,就会影响方案的通过。

为了避免过多的细节会干扰决策者做出果断的决定,不要把附录给到决策者。同时,展示ppt时,只在答疑的时候展示对应的附录信息后,立刻切换会报告主体。

最后,结案的时候,一定要主动确定批准,让对方给出明确清晰的决定。你也可以在会后通过邮件,跟对方再次确认结果。清晰的批准证明可以避免后面很多不必要的麻烦。


《极简思考》其中一个很重要的原则是,不断地重复和迭代。现在我们天天说要有互联网思维,迭代更新就是其中一个互联网思维。产品刚出来时好不好没有关系,最重要的是后面根据市场反馈,逐渐改进完善,最终摇身一变,成为一款完全符合市场需要的产品。

同时在这个原则里面,我们也可以看到人生哲学:有时候放弃比坚持更重要。放弃卖帆布做帐篷,而把它做成结实耐磨的裤子,才有了李维斯牛仔裤。李开复放弃自己不喜欢的法学院,而选择计算机专业,才能有了现在的成就。同时,很多事情并不是一步到位的,而是不断的修正中,逐渐走上正轨的。现代人普遍有焦虑情绪,其实很多都是因为自己心态不正,急功近利而造成的。在生活中,我们可以用不断迭代的原则,让自己抱着更开放和平和的心态,去看待事情。少一点偏执和急躁,就会少一点迷茫和焦虑了。

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