极简思考 极简思考 7.8分

这样汇报工作,再也不会哑口无言

张萌萌
2018-03-28 12:34:26

鸵鸟受惊时总是会把头埋进沙子

我曾经有一个实习生,名叫小A,工作勤恳认真。但是每次让小A汇报工作进度或者谈谈业务认识的时候就哑口无言。“嗯…”、“啊…”、“额…”老半天,也吐不出半个字。一米八几的大小伙,头低的都快成沙漠里的鸵鸟了。

刚开始我以为是小A不善言辞,后来发现并不是这样。他日常就像话痨一样,必须得一边和人聊天,一边才能工作。而让小A打电话通知客户、填写请款单、写邮件、打签报,甚至是做工作汇报,工作总结一类的事项,无一例外地会难倒英雄汉。

这时我意识到,小A只是习惯于基础教育里有既定答案的问答对话,不知道如何处理没有标准答案的事项,甚至是一些需要他自己汇总信息得出结论的问题。而他这种哑口无言的困境,其实只要运用“结构化思维过程”就能轻松化解。

“结构化思维过程”的提出者【美

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鸵鸟受惊时总是会把头埋进沙子

我曾经有一个实习生,名叫小A,工作勤恳认真。但是每次让小A汇报工作进度或者谈谈业务认识的时候就哑口无言。“嗯…”、“啊…”、“额…”老半天,也吐不出半个字。一米八几的大小伙,头低的都快成沙漠里的鸵鸟了。

刚开始我以为是小A不善言辞,后来发现并不是这样。他日常就像话痨一样,必须得一边和人聊天,一边才能工作。而让小A打电话通知客户、填写请款单、写邮件、打签报,甚至是做工作汇报,工作总结一类的事项,无一例外地会难倒英雄汉。

这时我意识到,小A只是习惯于基础教育里有既定答案的问答对话,不知道如何处理没有标准答案的事项,甚至是一些需要他自己汇总信息得出结论的问题。而他这种哑口无言的困境,其实只要运用“结构化思维过程”就能轻松化解。

“结构化思维过程”的提出者【美】迈克·费廖洛,曾任职于顶尖咨询公司麦肯锡,后创办了自己的公司thought LEADERS。在其本人及团队通过结构化思维方法,帮助世界知名公司解决困难的同时,也一直在致力于推广这套“结构化思维”方法。在这本《极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法》中,作者迈克·费廖洛就详细阐述了如何通过结构化思维过程解决工作汇报难题。让大家汇报工作不再哑口无言,知道工作汇报说什么,以及工作汇报怎么说,真正抓住每一次展示自己的机会。

先解释一下什么是“结构化思维过程”。如果对结构化思维过程感到陌生,可以想一想我们在大学里做实验的经历。我们一般会先提出假说,然后寻找合适的论证方法,最后通过相关试验验证或推翻之前的假说,从而得出科学的结论。而结构化思维过程也是来源于此,即先设定容易理解的假设,并根据沟通对象的利益触动点引导对方得出我们的结论。并且用更易让人理解和接受的故事思维整合我们的观点。

如果将结构化思维过程运用在小A这里,应该就是能够按照沟通对象(上级领导)的要求(利益触动点),汇报工作内容(选择重要事例及运用故事思维),并且让领导得到相关工作进度等信息(成功汇报工作)。那么拆分来看,小A的问题在于两点:“说什么”和“怎么说”。

一、 汇报工作说什么

我们第一反应肯定是谈工作,但是你的上级领导肯定不是想听你昨天加了多久班,如何如何辛苦做了一点点什么。所以,首先,第一个问题是“定义问题”——你的沟通对象想听你说什么

1. 正确定义问题

在“正确定义问题”里的核心观念是“你的沟通对象想听你说什么”,所以,当你汇报工作的时候就一定不是从你的视角,而是从上级领导,即沟通对象的视角,看看他想知道关于你工作的哪些内容。

这些隐而不说的内容都是沟通对象最关心的事,你可以从领导的工作职责,或者是部门工作汇报中发现,甚至是开会经常强调的工作指标。当然以上都是盲人摸象的瞎猜,更重要的是跟你的领导确认问题。

就好像如果领导让你复印材料,你不能只是应承下来,而是要立刻跟对方确认问题。问领导需要复印的份数、是黑白还是彩色、是否需要装订,这些问题其实是你在问领导复印文件的用途。领导一般不会直接告诉你,甚至告诉你了也应该要进一步跟你的沟通对象确认问题。因为当你能够正确定义问题时,你才能确定问题的边界,和你之后解决问题所需要努力的方向。

2. 提出核心建议

当然,有时领导布置的工作任务也只是个初步想法,并不清楚具体需要哪些细节工作。而你在“正确定义问题”的时候就可以顺便把“核心建议”给提了,也算是进一步帮助领导理清思路,好明确自己之后的工作。

核心建议=假设+触动点

“核心建议”包括假设和触动点两部分。

还是复印材料的例子,如果领导让你复印材料,你可以询问是部门内部会议还是外部会议,这就是假设。

如果是内部会议你可以建议先将电子版发送给相关人员,以达到领导的利益触动点——希望会议更高效。而如果是部门间的外部会议,你可以询问具体参会部门,按照具体部门得出复印数目及装订方法,以达到领导的利益触动点——更好的会议体验。

不过请务必遵循“先假设,后触动点”的顺序,这样可以避免沟通对象先入为主的想法。就像在迷宫里封住了所有错误道路,只留下唯一一条正确出路,任对方上天入地,必然也只能按照你的想法来思考问题。

如果小A具备了结构化思维过程的话,他一定是走到复印机前确定的输入复印份数。而不再是那个不知道具体怎么做,也不敢问,急得团团转的小A了。

二、 汇报工作怎么说

上面用复印材料的例子解释了如何正确定义问题,以及如何提出核心建议的方法,即汇报工作说什么。那么如果你已经摆脱了小A的实习工作,业务熟练之后关心的就是“怎么说”了。“怎么说”能够让你的汇报更简洁、准确、直击要害。让你做成为一个脑中沟壑万千,现实中也能挥斥方遒的人。

1. 搭建框架

结构化思维过程中采用的框架有两种,一种是包含背景信息和形势变化的“层形结构”,另一种是直接面对直属领导及业务熟悉人的“列形框架”。而具体选择哪一个,完全是根据你对沟通对象的评估来确定。但如果你完全摸不清沟通对象的情况。

层形框架

层形框架适用于沟通对象缺乏背景知识,或者抵触你建议的情况。通常会将核心建议完整抄写于框架顶端,第二层则为背景信息部分,第三层是形势变化,具体可以参考政府文件。

层形框架结构图示

采用这种层形结构可以让沟通对象详细了解主题内容,并按照你设计的思路来思考,进而争取到更多的沟通对象同意你的核心建议,即使他们是不同类型的沟通对象。轻松减少阻力,使你的方案更容易通过。

所以,当你是给高于你几层的领导,或者甲方公司做汇报的时候,不妨采用层形结构。

列形框架

列形框架适用于沟通对象熟悉方案主体,并且不需要你提供所有信息的情况,尤其适用于你的直属领导,以及你的同事。框架顶层是完整抄写的核心建议,下面就是按列排列的支撑信息。列形框架一般常见于工作小组的内部讨论,尤其是向熟悉情况的上级领导做汇报时使用。

列形框架结构图示

对于列形结构,常见的应该就是在各种罪案片里。警探们会在玻璃白板顶端写上“Murder”(核心建议),下面会分别按照受害者、凶器、嫌疑人几项,竖向列出调查中掌握的相关信息,并且时刻检查这些调查线索是否能够互相佐证。在《重案组》、《海军犯罪现场调查》、《妙女神探》,甚至连闪电侠Barry Allen也经常使用列形结构来排列信息,获得灵感。

所以,当你遇到了解内外情况,需要你提出具体步骤和分析内容的直属上级时,就别磨叽了,赶紧拿出直截了当的列形结构吧。

2. 故事思维

虽然你有了核心建议,选好了框架结构,但是你还不能立刻给沟通对象进行工作汇报。你得再用故事思维打磨自己的汇报内容。毕竟不是谁都喜欢看“因为、所以”的证明题的,如果能加入一些故事思维,相信沟通对象会更愿意多给你一些展示机会。

对于层形结构的故事思维,可以参考童话故事:

“从前,有个公主被怪兽劫持了(背景介绍);”

“然后,老国王希望死前见公主一面,招募勇士(形势变化)”;

“最后,勇士拯救了公主,做了1、2、3。(核心建议)”

而对于列形结构,因为需要的是直截了当,所以就不用讲故事了。但是要时刻注意从沟通对象立场出发,并辅以叙述逻辑进行调整。

不管是使用哪种结构,都不能改变结构化思维过程的框架,并且要保持语句简练,不深究细节,作为实施具体分析、寻找支撑事例前的草稿大纲,足矣。

三、 汇报工作注意点

在这本《极简思考》中,作者迈克·费廖洛不仅手把手演示了“汇报工作说什么”以及“汇报工作怎么说”的问题,还给出了一些汇报工作的相关注意点:

1. 读懂身体语言

如果沟通对象盯着你的某张PPT时,请详细阐述该页内容。而如果沟通对象不耐烦时,请精简阐述内容。

2. 提前分享信息

一般请提前三天将汇报内容发送给沟通对象,让沟通对象在你汇报之前对内容有所熟悉,也更利于你的方案进展。

如果你的第一次分享没有通过,那么第二次分享的时候请删减部分内容。

3. 千万不要朗读文字内容

想一想老师照本宣科时你内心的反感吧,需要的是你不断根据沟通对象临场反馈调整的真人汇报,不是机器人朗读哦。

4. 答疑

如果你不确定沟通对象的询问目的,可以换一种叙述方式跟沟通对象再次确认。

回答后,应确认是否满足对方需求。

5. 结案

如果汇报的目的是希望得到项目批准,那么汇报结案时一定记得主动寻求决策者批准。并让其承诺会将建议推动到下一步进程。

而会后也可通过Email向与会者再次概括会议要点,并确认其是否同意。


通过上面“工作汇报说什么”,讲解了“如何正确定义问题”和“如何提出核心建议”,又通过“工作汇报怎么说”,介绍了“如何选择框架”和“如何通过故事思维打磨汇报方案”,相信读到这里,即便是小A也不再害怕张口汇报了。

虽然工作汇报没有校园里的标准答案,但是你通过结构化思维过程这种方法,获得的是一种对于人际沟通万试万灵的套路。它不仅适用于你的工作汇报、邮件或方案撰写、电话拜访客户,甚至是对日常问题的解决都游刃有余。希望作者迈克·费廖洛在《极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法》中介绍的结构化思维过程不仅帮助你在工作上更进一步,当你在生活中碰到难题时也能立刻找到出解决方案。

让你抛弃原本鸵鸟的躯壳,遇到问题不再是一头埋进黄沙中,而是通过熟练运用结构化思维过程,变成一只草原上驰骋的猎豹,精准而迅速地向着自己的目标前进。

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