三要素+三段式评价法让你学会制作商务文本

左郁
2018-02-04 20:07:11

每逢年末就要交各种总结报告,这是每个职场人都需要经历的,大家也都明白这种汇报ppt不仅与我们的年终奖有关,还与明年能否加薪升职挂钩。我想很多人都会和我一样,每次面对要做ppt这件事时都是十分痛苦的,因为对于不擅长制作ppt的人来说,这是一件耗时又耗力的事。

有时我们还会出现要做一份资料,但是不知道该怎么去写,或者做完了交给领导却被领导“批评”看不懂,重新做,你是不是也遇到过这样的情况。还好有吉泽准特的《职场书面沟通完全指南》可以帮助我们快速学会制作商务文本的70个技巧。

吉泽准特不仅制作过数万份以上的商务文本,积累了大量的经验,还能够快速做出清晰易懂的商务文本,让客户瞬间了解并接受提案。而《职场书面沟通完全指南》就是他针对Excel、Word、PowerPoint这三个工作中经常使用的软件,总结了70个“制作商务文本的速成法”,这本书也是按照商务文本的“框架—草稿—定稿”三段式评价法来划分的。

在制作商务文本之前,我们需要先明确“Who、What、Why”三要素,避免在制作商务文本时因“主观

...
显示全文

每逢年末就要交各种总结报告,这是每个职场人都需要经历的,大家也都明白这种汇报ppt不仅与我们的年终奖有关,还与明年能否加薪升职挂钩。我想很多人都会和我一样,每次面对要做ppt这件事时都是十分痛苦的,因为对于不擅长制作ppt的人来说,这是一件耗时又耗力的事。

有时我们还会出现要做一份资料,但是不知道该怎么去写,或者做完了交给领导却被领导“批评”看不懂,重新做,你是不是也遇到过这样的情况。还好有吉泽准特的《职场书面沟通完全指南》可以帮助我们快速学会制作商务文本的70个技巧。

吉泽准特不仅制作过数万份以上的商务文本,积累了大量的经验,还能够快速做出清晰易懂的商务文本,让客户瞬间了解并接受提案。而《职场书面沟通完全指南》就是他针对Excel、Word、PowerPoint这三个工作中经常使用的软件,总结了70个“制作商务文本的速成法”,这本书也是按照商务文本的“框架—草稿—定稿”三段式评价法来划分的。

在制作商务文本之前,我们需要先明确“Who、What、Why”三要素,避免在制作商务文本时因“主观判断”和“过度修饰”而造成错误。

Who:商务文本的“读者”

明确商务文本的“读者”是谁,然后分析“读者”的特征,思考这份文本最想传达的信息是什么,对方想从这份文本中获得什么样的信息。

例如,在引进用于提高工作效率的信息技术系统时,如果对方是投资人,他会更重视系统的费用和使用的效果,那么我们的商务文本就需要就加入能佐证结论的数据;如果对方是该系统的实操人,他更关注该系统的使用方法,以及工作负担减轻程度和提高效率的程度,那么我们就需要加入使用过该系统的其他人的实例。

What:使用这份商务文本的“目的”

确定提交这份商务文本的“目的”,是为了信息共享还是为了让对方做决定?然后根据“目的”不同,选择不同的商务文本的制作方法。

如果是信息共享,那么需要在商务文本正文前面写上报告提要;如果是为了征求对方的意见和决定,那么我们可以把结论放在资料的最后。

在制作商务文本时我们还需要注意一点,那就是我们的目的是为了“说服对方”而不是为了美观。

Why:说服关键人物的“理由”

应以最具决定性的人物为读者来说明内容,在确定有新的关键人物存在的情况下,就需要在Who中考虑该人物,并修改商务文本的内容。

为了避免我们因猜测读者意图,而导致与读者的想法背道而驰,这时我们就需要用“框架—草稿—定稿”三段式接受评价。

商务文本制作完成到“三段式”的评价流程图

框架:将商务文本内容按照“目录层级+概要说明”整理结构。该阶段评价的重点是确定商务文本的方向,只列举商务文本的主要内容。

在我们制作商务文本的最初“框架”时,我们是按照“目录层级+概要说明”整理结构,但是在目录编排时,我们需要列出相应的论点,这时就需要运用PREP(主张→ 理由→ 事例→ 总结 )来组成目录。

如:《职场书面沟通完全指南》就是根据PREP方法组织的

草稿:按照框架填充内容。该阶段评价的重点内容是阅读这份商务文本的人在一定程度上能否理解这份商务文本。

定稿:修改草稿,经过修饰加工后能直接向第三方展示的最终版本。该阶段评价的重点是文章内容和图标的构成和颜色是否有利于阅读和理解。

在知道了制作商务文本的这些大的框架之后,其他的就是我们在运用Word、Excel、PPT需要注意的诸多小细节了,这些内容在《职场书面沟通完全指南》都有详细描述和图示,在这里我就选取三个小细节说一下。

一:统一字号

标题字号为16-24pt,正文字号为10-12pt,注释字体可以为正文字号的80%。

特别要注意的一点是,ppt中信息提要字号为14pt,投影时的字号是正常字号的120%大小。

二:文章要精简

为了便于理解和阅读,避免造成对方的误解,我们需要删除多余的内容。一般来说一段文字中逗号超过4个,或者字数大于120字时要分行。

三:确定色系:强调色、基本色和极浅色

从调色板(色调*彩度)中选择喜欢的颜色后,先根据亮度决定“强调色”,之后降低一半亮度值为基本色,再降低一半为“极浅色”。除此之外的颜色使用背景色或者无彩色系。

学习没有捷径可选,我们要想熟练掌握制作商务文本的技巧也需要不断练习的。要想在职场上走得顺利一点,对Excel、Word、PowerPoint这三个软件的学习是必不可少的。

4
0

查看更多豆瓣高分好书

回应(0)

添加回应

职场书面沟通完全指南的更多书评

推荐职场书面沟通完全指南的豆列

了解更多图书信息

豆瓣
免费下载 iOS / Android 版客户端