书摘《麦肯锡卓越工作方法》

闹儿姑娘
2018-02-01 20:10:49

麦肯锡的工作原则,正确做事,更要做正确的事。而首先找出“正确的问题”,则是做正确的事的第一步。

在麦肯锡公司,我们告诉新来的员工的第一个法宝就是:做要事,而不是做急事。这也是麦肯锡卓越工作方法的精髓之一。

艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来,做第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事……直到你下班为止。如果你只做完第一件事情,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

把事情按先后顺序写下来,制定一个进度表

(1)估价。首先,你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。

(2)去除。第二是去除你不必要做的事情,把要做但不一定要你做的事情委托别人去做。

(3)估计。记下你为目标所必须做的事,包括完

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麦肯锡的工作原则,正确做事,更要做正确的事。而首先找出“正确的问题”,则是做正确的事的第一步。

在麦肯锡公司,我们告诉新来的员工的第一个法宝就是:做要事,而不是做急事。这也是麦肯锡卓越工作方法的精髓之一。

艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来,做第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事……直到你下班为止。如果你只做完第一件事情,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

把事情按先后顺序写下来,制定一个进度表

(1)估价。首先,你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。

(2)去除。第二是去除你不必要做的事情,把要做但不一定要你做的事情委托别人去做。

(3)估计。记下你为目标所必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等资料。

从大的画面去思考问题:退后一步,琢磨琢磨要想达到的目标,然后看一看正在干的事情,再问问自己‘这真的很要紧吗?’”对你来说,最根本的一点就是要在行动之前清楚地决定自己的价值观并确立明确的终极目标。

我们可以用最简单的方式,来描述一下如何确立这个终极目标并最终把它实现的过程。首先,你要多问问自己,“你最钟爱的是什么?充满了你的心灵,让你感到无比幸福的又是什么?”你若以真诚的灵魂回顾过去,一定可以找出答案,找出自己的人生价值观。

但是任何大的目标的实现,都是依托在一个个小的阶段上的,要想实现你的想法,你就要安排好最眼前的生活,设定出一个个比较具体的按照你的思想行动的目标。这些具体目标的设立原则就是“我现在做的,是否使我更接近目标”。

美国管理大师杜拉克说过:“不能管理时间,便什么也不能管理!”因此你必须在你的终极目标的指引下,列出你近一个阶段的目标,这个阶段可以是10年,也可以是6个月。也许过了这段时间后你的人生阶段会到达另一个层次,比如你大学毕业了,或许你在一个公司达到了自己职业生涯的巅峰等等。你的目标必须不能是空泛的。你不能喊诸如“我就是要享受生活,战胜自卑”等口号,你要写下具体的目标,比如,大学毕业后你一定要考上研究生,30岁之前要拥有自己的汽车,你要完成多少文字的稿件等等。你所开列的这些近期计划对你的终极目标实现或许会很有帮助,既然写下了它们,就不能当作幻想,想了就一定要去做,去争取,去完成。

(1)我订下的这套远期、中期与近期目标是不是明确,是不是可行?

(2)对于下星期所想从事的工作,我是不是已有清晰的概念?

(3)在一个工作日开始之前,我是不是已考虑妥当这一天的工作次序?

(4)我是不是以事实之重要性而非以其紧迫性作为确定行事优先次序的依据?

(5)我是不是把注意力集中于目标而非集中于过程,又是不是以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?

(6)我是不是能在工作效率最高的时间内做重要的事?

(7)我今天能否为达成远期、中期或近期目标做某些事?

(8)我是不是每天都保留少量的时间做计划,并思考与我的工作有关的问题?

(9)我是不是善用上下班的时间?

(10)我是不是故意减少中午的饭量,以免在下午打瞌睡?

(11)我是不是对自己的作息时间做松驰的安排,以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件?

(12)我是不是尽量将工作授权他人处理呢?

(13)我是不是将挑战性的工作以及例行性工作都授权他人处理呢?

(14)我是不是根据“权责相称”的原则将工作授权给他人呢?

(15)我是不是努力组织下属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”呢?

(16)我是不是有效地利用下级的协助让自己能比较轻松地调度自己的时间,同时又避免成为浪费部属时间的根源呢?

(17)我是不是采取了某些措施,防止一些无用的资料及刊物摆放在我的办公桌上并且占用我的时间呢?

(18)当我与客户进行沟通时,我是不是能尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情,而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通呢?

(19)除了在例外情况下,我是不是尝试在下班后把工作抛到脑后呢?

(20)倘若需要加班,而且可自由选择加班时间,我是不是宁可提前上班而不延迟下班?

(21)我是不是能促使自己迅速地作出一些微小的决策?

(22)我是不是在获得关键性资料的第一时间就马上制定决策?

(23)对经常会出现的工作或者精神危机,我是不是时时保持警觉性,并采取预防措施呢?

(24)我是不是经常为自己及他人定下工作完成的截止时间呢?

(25)最近我是不是可以拒绝任何毫无益处的例行工作或例行活动呢?

(26)我是不是在口袋中或书包中,携带一些文件材料,如在排队时,在等候室中、在火车上,或在飞机上的空闲时间里拿出来进行处理呢?

(27)当我面对许多需要解决的问题时,我是不是应用“80/ 20 原则”(即帕累托原则,指只集中精力处理20% 的重要问题,而不受80% 的不重要的问题所困扰)来对付呢?

(28)我是不是真正能够控制自己的时间?我的行动是不是取决于自己,而不是取决于环境,或按照他人的优先次序来进行呢?

(29)我是不是努力一次就把一件事情做好呢?

(30)我是不是积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等),好不让它们经常妨碍我每天的工作呢?

(31)我是不是能总是面对现实,思考现在需要做的事情,而不是总怀念过去的得失成败,或者担心未来的变化莫测呢?

(32)我是不是能总是牢记“时间就是金钱”这句话呢?

(33)我是不是能腾出一些时间为下级进行培训,或考虑帮他们寻找培训机会呢?

(34)我是不是尽量将该打的电话集中在一起进行呢?在打电话之前是不是先准备好有关的资料,而不是想起什么说什么,却常常忘记了最重要的事呢?

(35)我是不是能熟练掌握对处理文件很有帮助的计算机系统呢?我现在做的,是否使我更接近目标( 2)

(36)我是不是有时把自己的工作环境封闭起来,以避免工作受到他人之干扰?

(37)在一天工作完了之后,我是不是反省一下:哪些工作无法按原定计划进行?无法按原定计划进行的原因是什么?以后如果再出现这种情况,我该如何补救?

(38)在我筹备会议之前,我是不是先思考一下还有没有比开会更好的解决问题的办法?

(39)开会时我是不是注意控制自己的说话时间和方式,以避免自己和大家的时间浪费在空洞的会议中,使会议的效率尽量提高呢?(40)我是不是定期检查自己的时间支配方式,以确定自己有没有摆脱以前那种浪费时间的陷阱呢?

这40 个问题,或许太过细致琐碎,但是如果你真的能对每一个问题都能做出令人满意的回答的话,我相信,你一定已经把自己的计划做得非常完善了,这个计划一定会帮你向着你的终极目标作飞跃性前进。*

减少文件堆积的最有效工具之一,是个大废纸篓。

每个人都有眼前的特定目标。例如,你准备明天做什么,或希望下个星期与下个月作什么。你最好把有助于你达到中期和远期目标的近期特定目标写下来,这样目标会更容易实现。你可以试一试,在一周内每天花10 分钟列出你所有能考虑到的目标。一周后你手头上就会有几十个甚至上百个可能实现的目标。这样做会迫使你写出自己的愿望,这是把你的目标开始转变为现实的最好的

在工作中我们必须掌握“重要的少数与琐碎的多数”这个重要的管理原则。这个原理是19世纪末20世纪初意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·帕累托提出的。它的大意是:在任何特定群体中,重要的因素通常只占少数,而不重要的因素则占多数,因此只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局。

什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即会比别人干得出色的事情上。在这方面,让我们用帕累托定律来引导自己:人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。

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