写下来对抗风云叵测的职场

莫妮卡
2018-01-26 14:35:58

在这快节奏的时代,你有多久没有通过书面形式来表达自己的想法了呢? 如果你每天忙忙碌碌,你倾向于用口头表达来解决沟通问题,还是书面表达?也许你会觉得,写下来太浪费时间了,不如口头表达效率高。可野口悠纪雄却在《把碎片化时间用起来》一书中这样写到,无数的事实证明,长远看来,书面沟通的效率会更高。 初读《把碎片化时间用起来》时,觉得作者的好些观点有些倒退,竟然倡导大家使用传真进行沟通,使用信封进行文档整理,当时我的脑子里立马浮现了一个八十年代被埋在信封堆里的书记员,心想她是多么渴望电子化早点普及啊~ 怀着对作者老学究的偏见,我读完了此书。此时,我已经对自己之前片面的看法汗颜了。 作者野口悠纪雄,同时著有《“超级”整理法》,是个地地道道的实践派,同时还是一个严谨学术工作者,从他书末整整齐齐的参考文献就能看出作者严谨的治学态度。 而《把碎片化时间用起来》集聚了作者的亲身实践,主要用于个人时间的管理,从大方向上看,电子化的确给我们的生活带来了福祉,但也给我们的生活带来了不少困扰,比如工作被频繁的电话阻断,精力被无尽的推送分散,时间被各色的社交切碎,诸如此类都使我们无法高效的工作学习。就是在这样的条件下,作者亲身实践,探索出一套高效的时间管理方式,供大家借鉴学习。 今天我们就来看看如何用好书面表达使沟通效率更高。 首先来看看为什么在工作中要尽量用书面联系呢? 一、用书面材料保护自己。 初入职场的伙伴们都遇到过这样的问题,明明做的工作是同事交待的,但是做好了之后同事不认,心里委屈坏了,可又没处说理。比如,小王的领导是个嘴特别快的人,喜欢口头传达工作任务。一周前她交待小王采购一批文件夹急用,流程等她出差回来再补上,结果等她回来,记得在之前工作时, 我们大可不必以最坏的打算揣测别人故意使坏,但是人的缺陷在于嘴比脑快,不经意间的话语,也许对方并没有当回事,却导致你后面的工作进程大变。 而且我们大多数时候都没有录音的习惯,即使真的遇到居心叵测之人,我们也没办法拿他说的话作为板上钉钉的证据,而书面表达却有易保存好查证的天然优点,试想如果没有书面表达,孔老夫子的智慧也无法流传千年了。 正如书中所说: (书面表达可以让)“一不小心犯的错误”和“说了、没说”问题不再发生。很多情况下,口头进行的报告和指示内容都模棱两可(将谈话内容录下来重新听一遍就能清楚的知道这一点) 二、书面表达经过了思考,可以节省很多沟通时间。 大家应该有这样的感觉,自己忙的水都来不及喝,可是电话那头的人却依然满嘴废话,抓不住重点。而你又担心错过了重点而不能打断他。这时书面表达的优势就出现了。 人类说话时,一般是想到哪说到哪,不会注重逻辑,而当把事情写下来时,由于思维被迫放慢,这是大脑也会开始注重逻辑,因此写下来的表达更有条理有重点。 就像我们在拆书时会要求拆书家写逐字稿,一方面是担心过于紧张而冷场,另一方面就是希望在写的过程中拆书家也会捋捋自己的逻辑,弥补自己的纰漏。 三、书面表达,避免被打断,提高时间管理的自助控制。 当下这个时代,我们工作面临的最大的问题就是,不断的被电话、推送打断,使我们没有长段的时间专注工作,因此需要高效思考的工作内容总不见起色。 而书面沟通能够很好的解决这个问题,书面表达没有即时性,完全可以打包统一时间处理。 无需配合对方的时间。首先免去了等待时间;其次工作流程不会被对方的行为所左右,自己能够控制。最后,统一做类似的工作,能够节省时间。 既然书面沟通如此高效,那我们就要用起来啊,可是有的伙伴却开始发愁,老板就喜欢用口头表达的方式来委派任务,我怎么办呢? 其实很简单,我们可以活学活用,下面几个小技巧或许能帮你缓解一些状况。 1、使用书面表达对指令进行确认。 老板布置完任务之后,我们可以追一封邮件或者会议纪要给老板,一方面确认你对指令的理解无误,另一方面万一出了问题也好有个证据。如果你的理解跟老板指令南辕北辙,相信她会再来交待,否则就是默认你做下去了。 2、为口头表达做前锋的书面沟通 我们应该有遇到过这样的情况,在给别人打电话寻求帮助,电话开始的前半部分一般要花费很多的时间进行背景简介,等介绍完了,才发现找错人,浪费了彼此的时间。 此时使用书面表达做个前锋可以达到事半功倍的效果。我们来看看作者是怎么做的? 不要从最开始就接受详细的口头说明,采取如下的方式效率更高。 a.首先,让对方提交篇幅在一页纸以内的极其简单的要指,这个要旨的字数要控制在几百字左右,内容就是“主要是哪些事情”。 b.如果只要提交要旨,肯定是不够的,因此接下来,我会简单地提出问题,让对方按照我指定的格式写上回答。 c.做了这些事情之后,我才会要求对方进行口头的详细说明。 2.缩减会议时间的利器。 现在的工作大都需要团队协作,因此我们的工作中很大一部分时间都在开会,可是仔细想想,就会发现,会议的大多数时间被浪费在资料说明上。 想想有时一上午几十号人坐在一起就是一起看报告,相当于几十号人的时间都被浪费了。如果这个时间能被利用起来,那可是能为公司创造更多的价值呢! 那我们可以怎么做呢?作者这样建议道: 关于汇报事项,我们可以会前分发文件资料,而在会议上只接受提问。 说了那么多,你是不是也被作者的深思熟虑折服了呢?也许由于工作差异,我们没法全盘实施作者的好建议,但是能从中有一两点的借鉴收获,使自己拥有更多的可支配时间也是不错啊~~

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