丽|知识管理这种事可以不要那么麻烦吗?可以。

一钟粟
2018-01-09 看过

生活中你有没有这样的烦恼,明明拥有那么多干货,却依然没有变成大神;经常感到知识焦虑,“信息仓库”里堆满了精华知识碎片,却完全没有把这些化为己有。

你大概也知道,这是因为没把知识管理好,可一提到知识管理,又觉得那该是多么浩大繁琐的工程。世界上有什么不要太麻烦就能打理好“信息仓库”的方法吗?

有的。

想要有效管理好知识,就得先学会有效整理好信息。最近在一本小书《如何有效整理信息》里学到了一种简单易行又实用的信息整理法——“一元化笔记法”,即不加分类地把信息都收集到一个笔记本里,以此达到活用信息、实现知识产出的目的。乍听之下好像不太科学:这也太没条理了,不行不行!但作者认为,大多数人之所以没能实现有效活用信息,就是因为花了太多的心思在分类整理上,搞得华而不实了。

敢于说出这样不合常理的见解的人,正是在日本被称为“笔记本作家”的奥野宣之。截至本书出版为止,他一共记了189本笔记本(摞起来可能比本人还高),这话说得有底气,当然也不止是说说而已,早在2008年,他就写过一本《如何有效整合信息》,总结自己如何通过一本笔记本就做到有效整合信息的心得体会,近年来更是凭借独创的信息整理术和智慧创造法赢得广大商务人士的好评。《如何有效整理信息》是他旧作的升级版,经过多年的实践和改进,在“信息整合”的基础上进一步延伸到“知识生产”领域。

好了,无论作者的成就如何,我还是比较关注这到底是怎么个“简单易行还实用”,事实证明这的确是知识管理法中的“入门担当”。

一、学会有效整理信息

1、初识“一元化笔记法”

所谓“一元化笔记法”,就是指“将收集到的信息记录到一本可以反复翻阅的笔记本里”,这样做有三个非常明显的优点:

相对简单不混乱,所有的信息和私人笔记都收归到一个本子里,既节省时间精力,又避免资料过于分散。

无压力容易坚持,因为没有分类了呀!再也不用纠结刚get到的新知识该放哪了,就我自己的体验来说,每天固定的重温只需要翻阅一个本子,确实很方便。

高度自由,这里面不只有工作学习,也有生活娱乐,这是私人的,不开放参观。和使用软件不同的是,手写的内容可以更任性,而且笔记本本身就是信息的媒介,随时能看,随时能写。

不过这样的优点需要遵循三条基本规则来维持:

坚持只用一个笔记本,这也是奥野宣之再三强调的“一元化”核心理念,当然也有例外,不妨多准备一个便利贴以备不时之需。

保持“时序化”,即按照时间的顺序使用笔记本,而不是根据不同的内容分成几部分使用。记得要写日期,这样可以形成时间轴,方便以后查找和重温 。

学会制作索引,一元化的笔记本是个杂乱无章的整体,“索引化”能在最大限度上提供便利。和目录不同,索引并不要求“全”,而是要去芜存菁。

2、进阶活用“一元化笔记法”

觉得太基础?奥野宣之用一章的篇幅分享了许多提高效率的小技巧,以下是个人觉得最有帮助的几条:

①符号化,即把一些经常出现的项目用符号来表示。其实可以更好看一些,见过扁平化PPT中的简笔画图标吗?作为一个手残党,我就是靠着临摹图标,学会了做图文并茂的手帐(此处禁止笑出声)……

② 使用不同的笔,几乎所有讲述笔记技巧的书都会提到这一点,这本《如何有效整理信息》也不例外,不过作者的心得是“让各种笔各就各位”, 走到哪里就用哪里的笔;

③ 使用帮助记忆的标记,在重要内容旁边做记号或者画上指示符号,提醒自己“前方高能”,重温的时候很受用;

④ 适当留白,在行与行之间,或不同主题的内容之间,为将来增补新内容留下余地;

⑤ 使用分隔线,可以是横线、波浪线、小圆点,或者荧光笔画的彩带,或者一排几何图形,这样一来便体现出结构了。

二、活用信息与知识产出

1、丰富生活

习惯记录日常的优点之一,就是可以促进深入写作。奥野宣之提到可以用“葱鲔火锅式”笔记法采访自己,这是他在另一部作品——《如何有效阅读一本书》里提到的一种以摘抄和评论为主体的笔记。“采访”自己时,可以先写下他人的言论、看到的现象等来自外部的信息,然后就像被问到“如何看待什么什么”一样,写下自己的感想或者分析

记录日常的方式也可以是粘贴资料,比如升职后的工资条、一张首映的电影票、剪下来的新闻……用胶水粘上,或者用和纸胶带像裱画框一样把边缘贴起来。

一元化的笔记本就像个大杂烩,包罗万象,有各种奇思妙想的碰撞,而碰撞会带来灵感,会不经意地打开脑洞,带你跳出思维的固定框架。生活琐事可能会对你的工作有启发,工作上的技巧也可能带来生活中的便利,说到底,你很难把工作和生活分得清清楚楚,井水不犯河水。

2、知识产出

奥野宣之认为,创意可以是把收集到的信息进行重组,从而孕育出新的知识。他把获取创意的过程分为5个步骤:

①充分收集素材

比如常识、知识、体验、经历等各种能给你启发的信息,带着点评的目的去收集、思考,学会从各个角度进行观察。

②咀嚼有用的部分

其实就是“温故而知新”里的“温故”。在这里,上面提到的提高效率的小技巧就派上用场了,你可以用各种标记对信息进行加工,筛选出可能有帮助的,重点挑出来交叉参考。

③发酵

“温故而知新”里的“知新”就需要借助笔记本以外的工具了,用来把信息系统地组合到一起。书中推荐两种方法,一是把每条信息都写到一张小卡片上,形成信息碎片,再按照一定的脉络放在一起;二是找一张大的白纸,写下产出的新信息的主题,再把经过取舍的信息重新整合后写到纸上。

其实还有更灵活的方法——思维导图。先把筛选好的信息用思维导图联系起来,若是随后又触发了什么,再补上去便是。

④&⑤顿悟和具体化

如果说“发酵”是写出了一篇论文,那么“顿悟”就是这篇论文里的结论,“具体化”就是这个结论的实际应用。实践是检验结论的重大标准。

三、“一元化”的延伸应用

确切地说,是在那些不方便“一元化”且必须要分类的事情中,强行预留一步“一元化”操作,为后续批量处理提供缓冲。

给笔记软件设置一个“杂物柜”笔记本,默认新建笔记、新收藏的推文都放那儿,有空再整理,找不到什么就去那找;

收集素材时图片、图标、表格、音频先全部囤到一个文件夹里,任务完成后再分类整理素材;

在D盘建个文件夹叫“找不到的在这里”,放个快捷方式在桌面,把所有非常用的文件都丢进去……

所以你看,“一元化”其实是一种理念。奥野宣之在《如何有效整理信息》中反复提到,“一元化笔记法”是任何人都能学会的最简单的行之有效的信息整理法,因为简单而容易坚持,因为坚持才得以见效。如果你觉得构建一个井然有序的知识管理体系太麻烦,不妨先从打理好一个笔记本开始,坚持下来,一切都是顺理成章的事。

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