《搞定》Ⅰ其实,无压工作还是有方法可循的

小潭的成长日记
2017-11-02 看过

01 《搞定》这本书是我去年知道的,但当时是在一个读书平台听的讲解,后来觉得不错,就直接入手了。 真正开始读是在今年的九月份,那个时候觉得工作特别无序,总感觉有做不完的事情,而每周每月结束的时候,也没有看到自己有什么突出性的工作成果。最主要的是,我总是对此特别焦虑。 我想让自己能够不再那么焦虑,能够很好地处理工作和生活中的事情。基于这样的心理需求,我又从书架上找出来了这本书,因为它的名字让人觉得很有阅读的欲望:《搞定》。 02 这本书一共有三个系列,我读的是第一本:《搞定Ⅰ:无压工作的艺术》,这本书一共400多页,30万字。我看到目录的时候,是我喜欢的结构,因为它的目录很清晰,也很有逻辑。看目录就大概了解了这本书的主要框架和内容。它主要是从横向和纵向两个角度来讲如何高效地完成工作。 但当真正阅读的时候,还是有一点难度的,于是我是边读边画的思维导图,把每个章节的框架内容先用思维导图的方式把它列出来,然后在根据这个框架去重新阅读,这个时候对于文章的内容就容易多了。 虽然不容易读,但当读完的时候,对于来说,还是收获很大的,我也在试着用书中的方法缓解自己的压力,梳理自己的工作,并且有效果。 首先,对于我来说,最重要的就是我不再那么焦虑了。 其次,我能很好地利用时间,完成更多的工作了。 最后,我觉得我对于我的工作和生活有了很好地掌控感,知道我的重心需要往哪方面倾斜。 03 为什么我们会在忙碌无序的时候,产生非常大的精神压力? 我之前一直没有对这个问题进行过思考,当我有压力的时候,我更多想的是通过什么样的方式去缓解,或者说当因为工作压力大的时候,我想早点完成,认为早点完成我的压力就解除了。 在《搞定Ⅰ:无压工作的艺术》这本书里,它的作者戴维·艾伦认为,要想解除心理的压力,那么就要对我们的承诺作出有效地处理。有效地处理,就包括上面我说的那样,早点完成。早点完成就意味着完成了对自己的承诺,那么自己的心里压力依然就解除了。 但对承诺的有效处理并不是只包括完成这一项。因为当事情一多的时候,我们不可能对每一件事情都能够做到马上完成,我们只是解除了完成事情的压力,那些没有完成的事情的压力依然还在。 所以,对承诺的有效处理,还包括延迟处理,写进日程表里,还可以找合适的人让他们处理等等。戴维·艾伦在书里对所有的事情做了分类,每类事情怎样处理他都做了具体的说明。 04 如何对我们的承诺采取有效的处理? 答案就是建立一个GTD管理系统。 GTD是英文Getting Things Done的首字母缩写,把它翻译成中文就是把事情做完的意思。) 建立这个系统的首要一步就是:清空自己的大脑,移除我们的压力。 把我们能够想到的,想要做的事情都写出来吧,每件事情都只用一张A4纸,别管你的想法多么不切实际,多么天马行空。 当我看到书里提到这样的做法的时候,我就这样做了,我把我所有烦恼的事情,担心的事情,想要做的事情,都写出来了,写啊写啊,当你发现自己没有什么可以写的时候,你就会发现大脑无比的轻松,虽然它们还没有被完成吧。 05 GTD管理系统包括哪些方面? 戴维·艾伦大概对事情进行了八个分类,它们分别是: A:垃圾(我们不需要进行的事情) B:参考资料(想要留存的资料,以备查用) C:未来也许会做的事情 D:两分钟可以完成的事情 E:可以让他人代为完成的行动 F:需要尽快完成的行动 G:日程安排 H:项目 现在我们就可以根据这些分类,判断一下我们写下的这些事情属于哪个分类了。 06 GTD管理系统如何构建? 针对这八类事情,我们需要准备一些文件夹或者一些清单 A:用文件夹建一个存档系统(针对参考资料) B:将来也许清单(针对未来也许会做的事情) C:等待清单(针对别人执行的事情) D:下一步行动清单(针对尽快采取的行动) E:日程表 F:项目清单 这些清单和文件夹可以是纸质的,也可以是电子的。个人推荐电子的,因为更方便携带查看,我自己用的比较不错的软件有: ①Tower:我主要用这个来管理项目。它有自己的app,也可以通过微信公众号来操作。 ②印象笔记微清单:这个我主要来记录一些清单类的事务,比如像将来也许清单和下一步行动清单。 ③有道云笔记:我主要用它来整理参考资料,因为它可以通过微信一键收藏,最主要的是我喜欢它可以不断地建立层级文件夹,这样对资料的分类比较清晰。 07 GTD管理系统如何执行 针对垃圾,直接扔掉就可以了 针对参考资料,我们建立的这个归档系统,要符合这样几个原则:操作起来方便,最好少于60秒;你要乐于使用;就在手边等。 针对未来会做的事情,把他们都列进未来也许清单里面去。 针对两分钟就可以做的事情,立刻去做。 针对别人需要做的事情,把它们都接近等待清单里去,但需要注意的是要标记好时间。 好,现在就剩下了三类:需要尽快采取的行动,需要加入日程表的行动和项目这三类。 08 怎么处理那些需要尽快完成的行动 戴维·艾伦给出的建议是按照情境分类。就是说按照这件事情发生的情境来划分。比如说,可以是: A在公司(可能你需要和某某同事讨论问题等) B在电脑旁(可能你需要下载软件,写文章等) C在超市(可能你最近需要买洗发水,文件夹等生活用品) D在地铁(你可以看书,看事情等) …… 总之,可以分类的方向有很多,你可以根据自己的日常需求列一下分类。像我就给自己列了一类:无聊。 因为我经常有这种情况的出现,忙的时候,觉得很多事情需要做,但闲的时候又忘了可以做哪些事了。所以,我就给自己列了一类:无聊。在这个分类下,我记录下自己感兴趣的点,然后在自己觉得无聊的时候就去这个列表中看看有哪些可以做,比如说去谁谁谁的公众号里看看最近有没有什么新的推荐,最近新了解了一个名词:××,看看是什么意思等等。 这个按情境分类的方法确实可以提高不少效率,你也可以动手试试。 09 你的日程表里都有什么 你的日程表里是否有每日待办清单? 我曾经有过。头一天晚上或者第二天早上的时候把第二天的事情都列出来,然后第二天按照这个去执行。 效果不太好,大部分时间可能都完成不了清单上的所有任务。后来我自己改良过一下,就是先列三个代办事项,等完成这三个以后再去完成另外三个,效果比之前好点。 在《搞定》这本书里,我才明白为什么我们我还是不能如愿完成每日待办清单上的任务了,因为: 1.因为新问题的出现,每天的工作重点会有所调整,所以,我们无法100%提前确定每日工作清单。 2.如果如果日程表上的某一项工作不一定非要在这一天完成,那么,它将对其他工作起到弱化的作用,并造成一定的负面作用。 那我们的日程表上应该写什么? 戴维·艾伦的建议是可以写三类:一类是有明确时间要求的,比如星期三晚上六点和朋友吃饭;一类是是有日期要求,但没有具体时间点要求的,比方说周六给女儿买生日礼物;还有一类是你需要在具体日期获取具体信息或资料的,比如说某个店铺是否在新年这天搞促销活动等。 10 如何高效地完成项目? 当我看到《搞定》这本书里,对完成项目的五个步骤进行描述的时候。我觉得,啊,好像我都明白啊。 这五个步骤分别是: A:定义目标和原则 B:展望结果 C:头脑风暴 D:组织整理 E:确定下一步行动 尤其是当我看到前两项的时候,我觉得前两项应该直接跳过,因为我们知道自己为什么做这个项目啊,不需要再去思考它的意义了吧。 但当我回顾自己的一些学习项目时,我的行动确实已经偏离了我最初的目标,所以还是照着做一下吧,你也肯定会重新审视自己的项目的,这个项目并不一定非得是工作上的项目,生活里的一些小目标,我们也可以把他们看作一些一个项目。 这个部分除了校正我之前的行为,对于我来说还比较受用的一点就是:我通过这样几个步骤的梳理,我对于一些项目,心里更加有数了,知道自己应该怎么做了,尤其是知道了下一步具体的可操作的行动是什么了。 有一种拨开云雾见月明的感觉。 11 GTD系统应该怎么维护 我们知道了怎么构建和执行之后,还需要做最关键的一步,那就是回顾。 因为要想这个系统长期稳定地发挥作用,我们就需要不断回顾,更新我们的各类清单,删删减减,就像一个产品一样,我们需要不断地对它进行更新迭代,从而才能让它更好地为我们服务。 戴维·艾伦的建议是每周回顾一次,因为经验证这样做的效果最好。 12 虽然,我只是读懂了这本书的皮毛,但这些也已经在慢慢改善我的生活了,我还在继续不断精进的路上……

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搞定Ⅰ 搞定Ⅰ 8.1分

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