珍爱生命,远离“重做”!职场书面沟通最强干货!

茶音锁寄

最近一段时间,朋友圈里频频爆出因为长期加班熬夜,导致身体机能下降,甚至猝死的消息。

前些天,一位微博网友发长文自曝因长期加班熬夜,突发脑出血急救的惊险经历,并呼吁大家要规律作息,不要因为工作而影响了健康。

这些消息铺天盖地,使得许多在大城市打拼的职场人惊惧不已。

加班熬夜工作,这似乎再正常不过了。为了能够多赚取一点糊口的微薄薪水,为了能早一点拿出优秀业绩获得晋升,为了拼搏后能换来美好的未来,我们起早贪黑,不眠不休地努力工作,恨不得把公司当成家……

如果每个职场人的加班熬夜,都在创造新的价值,也许我们更容易相信自己的奋斗终将获得更好的回报。但是,有多少人,其实一直挣扎在重复、琐碎的工作杂务中,而且不停重做同一份提案、同一个PPT,却始终无法让上司满意!

“我已经很努力地做了,可是上司只是一句话:‘重做!’,我几天几夜的加班熬夜就都白费了……”加班熬夜做完,被打回来重做,然后继续加班熬夜补救,却还是会面临下一次重做……这些就像是无法醒来的噩梦一样,沉重地压在许多职场人肩头和心上。

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最近一段时间,朋友圈里频频爆出因为长期加班熬夜,导致身体机能下降,甚至猝死的消息。

前些天,一位微博网友发长文自曝因长期加班熬夜,突发脑出血急救的惊险经历,并呼吁大家要规律作息,不要因为工作而影响了健康。

这些消息铺天盖地,使得许多在大城市打拼的职场人惊惧不已。

加班熬夜工作,这似乎再正常不过了。为了能够多赚取一点糊口的微薄薪水,为了能早一点拿出优秀业绩获得晋升,为了拼搏后能换来美好的未来,我们起早贪黑,不眠不休地努力工作,恨不得把公司当成家……

如果每个职场人的加班熬夜,都在创造新的价值,也许我们更容易相信自己的奋斗终将获得更好的回报。但是,有多少人,其实一直挣扎在重复、琐碎的工作杂务中,而且不停重做同一份提案、同一个PPT,却始终无法让上司满意!

“我已经很努力地做了,可是上司只是一句话:‘重做!’,我几天几夜的加班熬夜就都白费了……”加班熬夜做完,被打回来重做,然后继续加班熬夜补救,却还是会面临下一次重做……这些就像是无法醒来的噩梦一样,沉重地压在许多职场人肩头和心上。

图片来源于网络

如何摆脱“重做”噩梦?

想要摆脱这个噩梦,我们需要正视自己的核心问题——职场工作能力不足!而具体到由大量商务文本构成的琐碎工作上,问题则是——职场书面沟通能力不足!可是这世上总有比我们的文案工作量更大的职业,如《我的前半生》里面唐晶和贺涵一般的顶尖咨询师,这些人如何高效地制作商务文本呢?

当你看过日本知名咨询师吉泽准特的《职场书面沟通完全指南》之后,这些问题,就将不再是问题。这位在工作中制作过数万份清晰易懂的商务文本,并能精准抓住客户需求,让对方瞬间了解并接受提案的咨询专家,总结了70个商务文本速成法,帮你一次性掌握Word、Excel、PPT的关键技巧

图片来源于网络

这70个速成法,可以总结成两大步骤(前期沟通、后期制作),四大板块(框架沟通、框架制作、草稿制作、定稿制作)。

第一步,前期沟通,包含板块【框架沟通】、【框架制作】

其实很多职场人的坎儿,就在这一步。

上司当然想自己只是简单说一句:“小王,你做个公司产品展示用的PPT,下午见客户时要用!”便撒手不管,这个PPT就能直接拿到客户面前完美展示。

但现实则是,不太可能!

上司作为管理者,需要保证业务各个环节顺畅并高效运作,如果一个下属闭门造车做出的PPT直接拿到客户的面前,多数时候是要砸公司和管理者自己的招牌的。所以,大多数上司要在展示前,亲自且不断地审核下属做出的各类数据和文本,以免有任何瑕疵导致与客户的交涉出问题。然而,如果经过一段时间的制作后,上司最后发觉文本不能使用,并把完成的提案打回去,就既浪费了时间,又容易给下属造成心理压力,甚至上司自己也会焦虑起来。

理性分析,其实上司和下属的目标是一致的——赶快做出合格的文本给客户展示,达成交易!可即便如此,许多下属却无法认清上司的意图,害怕如果不马上说“好的”并且直接干起来,就会显得自己能力不足,被上司和其他同事看轻。遇到问题时,下属如果首先想到的是“我努力自己解决”,而不是向上司汇报并沟通正确的解决方法,就很容易走入歧途。

其实在开始制作提案之前,沟通就应该到位,而不能等到做了一半或者成形的时候再汇报,那样很可能面临上司对提案内容不满,并且打回去重做的情况。

《职场书面沟通完全指南》一书中给出了有效的框架沟通制作的流程和技巧:

1、【框架沟通】确定目标,选择商务文本的展示形式

(1)明确 Who、What、Why——事先决定希望对方采取怎样的行动

Who就是指商务文本的“读者”。
What指的是商务文本使用的“目的”。
Why是指对于读者来说,商务文本的内容是否具有针对性。

(2)通过分析,有效传递信息——事先了解对方的期待

分析把握读者的特征,了解读者对于商务文本的“期待”和“理解程度”,找到传达信息最有效果的方法。
图片来源于《职场书面沟通完全指南》第9页

(3)根据目的选择商务文本的展示形式——使对方理解的商务文本展示形式

希望对方理解什么?期待对方做什么?选择最容易说明这些内容的商务文本形式。
图片来源于《职场书面沟通完全指南》第10页

(4)用“框架→草稿→定稿”制作商务文本——用“三段式”接受评价

①框架:把商务文本的内容按照“目录层级+概要说明”整理的一种结构。
②草稿:根据框架填充内容。
③定稿:修改草稿,经过修饰加工后成为能够直接向第三方展示的最终版本。

2、【框架制作】决定目录构成,摘录论点

(1)运用PREP列举论点——使对方容易理解的说明方法

为了传达商务文本的What(目的)并使对方接受,不仅要传达该主张的Why(理由),也有必要提及Who(对方)这样做的好处。
能够简明地表现这一逻辑结构的就是PREP法。PREP就是表达point(主张)、reason(理由)、example(实例)、point(总结)这四个单词的首字母。

(2)用“2种形式×6种思路”模式展示提案

形式一(专家):如果对方有明确具体的方案,我们要站在“能够提出客观看法的专家立场”提出建议。
形式二(当事人):如果对方没有明确具体的方案,我们要站在“强调主观想法的当事人立场”提出自己的方案。

具体的说明方法从6种构思类型中选取合适的方法并加以运用。 这本书为每一种构思类型都准备了详尽的说明,具体内容,还是看书为好。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第28页

到此,最后再用A4纸整理框架,把目录条理清晰地写下来,前期的框架沟通和分析工作就完成了。

这一步的难点在于:一个职场人能否克服自己的情感和情绪障碍,以理性的态度面对眼前的工作。无论是害怕被人看轻自己的工作能力,还是不愿承认自己经常闷头做出不符合上司期待的自嗨提案,或者单纯只是不想在意自己的工作质量,都会阻碍我们成为一个善于职场沟通与工作的卓越人才。

如果一个职场人确实想要达到“自己用心且努力地工作着”的期待,而不只是自我安慰并且“假装很努力”的话,就该在学习职场沟通——不仅是口头沟通,更是书面沟通上——投入足够的精力和时间,实实在在地把工作做好,并为自己的价值加码。

第二步,后期制作,包含板块【草稿制作】、【定稿制作】

当框架的方向和脉络全部明确后,剩下的工作就是运用高超的软件操作技巧,优化所有文本制作的细节,尽善尽美。

【草稿制作】

【草稿制作】这一板块当中,有两个技能指导模块——制作文本表格、制作图表。究其原因在于有些人更擅于用文本和表格传达工作数据和内容,而有些人则擅于以图表方式更为直观地传达工作数据和内容。但是对于工作来说,只能是哪种传达方式最有效,就要用哪种传达方式,不会顾及到一个人是否擅长制作这种形式的文本,所以职场人最好不要在这两个技能方向上出现明显短板,而是至少都要达到合格水平。

《职场书面沟通完全指南》这本书就很贴心地为大家准备了自测问卷,让一个人先了解自己思维方式与制作商务文本的长短板,再建议学习的顺序和相关章节,扬长补短。

1、文本制作的核心——统一、简明

(1)善用模板打造文本格式的统一

格式统一,无论在Word还是PPT演示中都很重要。虽然我们可以每一张PPT都选取不同的精美图片作为背景,每一行文字都可以用不同的字体甚至是艺术字,每一个文字都选取不同的字号大小,并把元素放在任何一个位置……但是,商务文本不是为我们彰显自我个性服务,而是为了达成“说服展示对象”的实用目的而存在,这就要求我们打造风格统一、版式清晰规整的商务文本,展示工作的专业性给对方。

(2)精简文章,表达在精不在多

商务文本的展示空间有限,大量庞杂冗余的文本会削弱说服力,所以精炼文章的每一句话就成为了必要之事。将啰嗦的表达尝试用简单、准确的词语替代,去掉无用的口头语,分析句式成分并重新组合,最终使表达清晰、明确、简练、易懂。

举例:精简以下这段话

为了使句子具有精简的形态,首先一开始要删减修饰成分等内容,只用主语和谓语这样最简单的结构,然后再把这些成分一个个地还原,重复这个过程,直到还原程度能够再现本来的文章意思并且没有多余修饰成分为止。
图片来源于《职场书面沟通完全指南》第91页

2、表格制作的核心——数据结构的层次关系

(1)用树状结构整理表格项目

新手做表格的一个坏习惯就是:无法识别各项数据的逻辑结构和层次。于是会出现所有项目并列在一张表格上,分不清主次和框架。书里推荐用树状结构来整理表格项目,使项目的排列主次分明,层次结构清晰、严谨。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第100页

(2)不注意会吃亏的表格处理冷知识!

a.重复的内容用灰色标记——重视后续的筛选和可读性

b.选择性的项目值和说明,要单独制作工作表——便于他人更新信息

c.不使用“合并单元格”——活用“跨列居中”对齐方式

d.用“创建组”隐藏详细信息——有针对性地显示信息

e.基本边框样式:外边框为实线、内部为虚线——防止内部框线遮挡单元格数字

3、图表制作的核心——图表元素的逻辑关系

你曾仔细研究过示意图和图表的区别吗?你知道该用哪种工具制作示意图和图表吗?你知道每一种形状的视觉传达功能吗?

我不知道,也没有仔细研究过,所以才惊觉吉泽准特的《职场书面沟通完全指南》是一本多么实用的指导手册,因为里面连每种箭头表达的关系强弱都给一一列了出来!

(1)区别使用示意图表和graph图表——结合说明的目的选择图表形式

示意图表是侧重于说明要素间关系的图解形式。Graph图表是侧重于说明数值特点的图解形式。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第115页

a.示意图的3大类,8小类

第一类是以横纵轴为基础的“纵横型”,该大类下有“象限图”和“矩阵图”;第二类是梳理要素间关系的“关系型”,该大类下有“层次结构图”“集合图”“关系图”;第三类是沿时间轴整理各要素关系的“时间型”,该大类下有“阶段图”“流程图”“循环图”。

这里的每一个小类在书里也都有专门的说明。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第117页

b.graph图表的3大类,9小类

第一类是表现数值大小的“数量型”,该大类下有“柱形图”“饼图”“面积比率图”;第二类是表现数值动态变化的“变化型”,该大类下有“折线图”“面积图”;第三类是表现数值零散分布的“分布型”,该大类下有“直方图”“散点图”“误差线图”“雷达图”。
图片来源于《职场书面沟通完全指南》第139页

(2)使用形状和线条时设定统一的规则

我们有时会利用多边形、线条、箭头来组成一些图表,然而具体到不同的箭头、不同的形状究竟有什么区别,我们往往不会很在意,觉得圆角也可以,直角也可以。实际上,这些形状和箭头的符号含义,植根于人们内心对符号的联想,正是这些联想赋予了符号意义,并使我们可以利用不同的符号组合去影响他人的心智。

所以从现在开始,别再把商务文本做得那么糙了,好好学习一下形状的应用技巧吧!

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第167页

草稿制作涉及到很多细节问题,《职场书面沟通完全指南》这本书提供的分析技巧,清晰简明,实用性极强,里面提出的很多问题都是大多数职场人一直都没有想过的。不过这不是终结,草稿制作完之后,还有定稿制作这最后一个版块。

【定稿制作】

草稿制作完毕之后,很多职场人就直接提交给了领导,然后等到资料需要展示、打印或者存档的时候,免不了又要出岔子。究其原因,是定稿收尾的工作没有得到重视,而一个合格的职场人,应该把商务文本的后续问题全面地考虑清楚,再结束一个提案。

1、加强内容的说服力——几个润色文本小贴士!

a.强调重点:加粗着色

b.用“增强型图元文件”的形式粘贴图表

c.清除图表的边框线和网格线

d.注明图表数据来源,保证可信度

2、优化印刷版资料的美观度——让纸质资料也同样美观动人的秘诀!

a.“换行”,保证完整显示打印内容的小妙招

b.“灰度”,保持黑白打印时形状颜色深浅有序的小妙招

c.“页边距”,留出笔记空间,还是承载更多信息的空间自由小妙招

d.“Excel打印设置”,表格打印版式控制小妙招

3、调整电子版资料的形式——不让心血功亏一篑的关键!

a.删除无用的幻灯片母版,防止信息泄露和文件格式过大

b.清除无法直接可见的信息,注意页眉/页脚和属性信息

c.防止改写文件,转为PDF格式或设置保护文档

拒绝闭门造车,提案不再“重做”!

我很幸运地在进入职场不久,就遇到了吉泽准特《职场书面沟通完全指南》这样干货满满的实用技能好书,并且一点一点远离“重做”的噩梦。

我们其实都希望自己手头琐碎的工作,能快点完成,并且尽可能完美,然而我们同时也知道,这是一个需要投入大量时间和精力去学习的过程。如今有这样一本速成法技能手册,每天只学一条速成法,三个月让你受益一生,这也是绝对赚大了!

最重要的,是我们职场人必须时刻保持提升自己价值和能力的信心,坚持每一天更新自己,如此才能不被这个巨大的时代洪流轻易冲走并淹没。

从今天起,拒绝闭门造车,开放自己的心,去拥抱学习、工作和生活。

去证明自己的努力不是虚妄,证明自己在职场中的价值。

我已经启程了,你呢?

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