这是一本职场实用“字典”

苍耳

以前我实习的时候,犯过一个有些可笑的错误。 我管办公室负责带我的人叫师傅。有一次师傅要求我,统计几个代理商下季度进货计划,她用来汇总做成季度销售计划和生产计划。我花费了一个下午询问数据绘制表格,把word文档传给了师傅。 没多久,师傅把我叫过去问:你这个W是什么意思?这个K是什么意思? 我说:W是万的意思,K是千的意思。 师傅:谁教你这么标的?现在那几个客户每天的台账你已经做了一周多了,公司报表里有这么用数量单位的?还有,公司销售台账都是excel表,你怎么新做了个word版的? 我:一脸懵逼。 我第一次加班发生在那天,下班后,我留在单位重新按照师傅的要求重做了一份新表。幸好师傅的脾气够好,只是指出了问题,没有骂人。 许多新人可能和我一样,也遇到过类似的问题,也犯过同样的错,却不一定都有一个有耐心的好师傅。 “熟练使用office办公软件”这句话写在许多招聘简章上,也写在很多求职者的简历上,是一个人的基本工作能力之一。制作word,excel,ppt等文本是工作中经常需要做的工作,它们统称为商务文本制作。商务文本制作水平的高低,直接影响了我们的工作成果。一份糟糕的商务文本可能会搞砸一个项目,可能会搞丢一份工作,一份精彩的...

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以前我实习的时候,犯过一个有些可笑的错误。 我管办公室负责带我的人叫师傅。有一次师傅要求我,统计几个代理商下季度进货计划,她用来汇总做成季度销售计划和生产计划。我花费了一个下午询问数据绘制表格,把word文档传给了师傅。 没多久,师傅把我叫过去问:你这个W是什么意思?这个K是什么意思? 我说:W是万的意思,K是千的意思。 师傅:谁教你这么标的?现在那几个客户每天的台账你已经做了一周多了,公司报表里有这么用数量单位的?还有,公司销售台账都是excel表,你怎么新做了个word版的? 我:一脸懵逼。 我第一次加班发生在那天,下班后,我留在单位重新按照师傅的要求重做了一份新表。幸好师傅的脾气够好,只是指出了问题,没有骂人。 许多新人可能和我一样,也遇到过类似的问题,也犯过同样的错,却不一定都有一个有耐心的好师傅。 “熟练使用office办公软件”这句话写在许多招聘简章上,也写在很多求职者的简历上,是一个人的基本工作能力之一。制作word,excel,ppt等文本是工作中经常需要做的工作,它们统称为商务文本制作。商务文本制作水平的高低,直接影响了我们的工作成果。一份糟糕的商务文本可能会搞砸一个项目,可能会搞丢一份工作,一份精彩的商务文本可能会给我们带来升职加薪的机会。 制作商务文本出问题,原因可能有两个方面,一是思路不对,二是制作技巧缺乏。日本著名咨询师吉泽准特在《职场书面沟通完全指南》里开篇就说“no guess”,不要随意猜测没有想对方确认的事情,随意的猜测可能与期望的结果背道而驰做无用功。 什么是正确的商务思路?制作一份商务文本,首先需要确定“3W”,即文本的读者是who,文本的使用目的是what,文本这样制作为什么是合适的why。 商务文本的读者(决策者)希望看到什么样格式的文本,文本将会用在什么场合,决这是商务文本最需要确定的事。文章开始的例子中,我犯的错误之一就是:公司有统一的台账格式,我却自己做了私人版,自己看能看懂,但是给决策者(我师傅)看,她不一定明白其中的意思,这会增加她的工作难度,所以我的工作做的不合适。 明确3W 原则,通过分析了解商务文本读者的“期待”,根据目的选择合适的商务文本展示形式,这些内容在吉泽准特《职场书面沟通完全指南》的前三个小节种。直接表达出,制作商务文本最基本的制作思路,就是充分了解”客户“真实目的和需求。不随意猜测,不多余修饰。 我们小学学汉语英语时候,许多字词不认识,需要借助字典。现在步入社会,依然还会遇到不认识的生僻字,需要借助字典或网络来帮助自己。《职场书面沟通完全指南》就是一本商务文本制作的工具书。一个人,可以完成一些商务文本,但并不一定算得上真正的“精通”。再制作商务文本时,可能会遇到一些自己解决不了的问题,此时有一本工具书就难能可贵了。 《职场书面沟通完全指南》列举了70条速成法,前9条是主要从宏观上讲了商务文本的制作思路,即做给谁看,为什么事做,怎么有逻辑的做。后面的条目主要从微观上讲了一些常见的制作技巧,如怎么设置字体格式,各种图标制作,色系搭配,函数应用等。前一部分是道,讲的是大方向;后面是术,讲的是具体方法技巧。 走一条路,方向决定了我们能否达到目的地,交通工具决定了我们多久能到达目的地。 看这本书时候,把它当作一本和“字典”一样的工具书,先大致浏览了解书里包含什么内容,翻看感兴趣的部分。等自己制作商务文本时遇到了问题时,就去书里按图索骥查相关条目,看应该怎么做效果更好。这样边做边查,边查遍练,很快就能掌握制作技巧。 单纯的看这本书是比较无聊的,也没有必要全部看完,很少有人会抱着字典看的津津有味。按照大岩俊之再《实用性阅读指南》所说,一本书最重要的部分只占20%,而最核心最重要的仅有4%。二每个人觉得最重要最能解决自己需求的部分可能各有不同。 一本合适的工具书,足以帮我们解决问题,提高我们的工作效率。

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