深度工作 深度工作 7.9分

一招教你拒绝爆满的收件箱丨职场

拆书帮

本文由拆书帮三级拆书家莫妮卡编写,若需转载,请联系拆书帮小师弟:447023578

不知道你的工作有多少占比是回复邮件,当你看到邮件不停的跳出时,你的感受又是如何?尤其是外企工作者,每天一上班便有数十封的邮件安静的躺在收件箱里,仿佛在向你示威。待到你浏览回复完成,一上午的时间便没有了,可是你的to do list却还没有翻开。也许这是我们感到工作无趣的原因之一,每天耗费大量时间浏览回复邮件,却没时间去创造真正有价值的事情。

邮件本是帮我们更有效安排工作的工具,奈何却成了实现工作意义的绊脚石?看看周围,貌似大家的工作都是这样,但是难道我们就要这样被邮件束住手脚吗?不,《深度工作》给了我们救命稻草,让我们摆脱这种无价值的邮件宿命。

在以快为先的网络时代,我们总被快速的节奏裹挟着前进,看似每天做了大量的工作,但实际有价值的成果并不多。面对这样的网络宿命,作者卡尔.纽波特给我们开了一剂药方。通过深度工作,让我们有办法平衡网络带了的浮浅工作的冲击。而作者提出的以流程导向方法回复邮件更是能够大大降低我们收到的邮件数量,让我们的收件箱变得充满希望,而不是堆砌着大量的无价值邮件。

那到底什么是...

显示全文

本文由拆书帮三级拆书家莫妮卡编写,若需转载,请联系拆书帮小师弟:447023578

不知道你的工作有多少占比是回复邮件,当你看到邮件不停的跳出时,你的感受又是如何?尤其是外企工作者,每天一上班便有数十封的邮件安静的躺在收件箱里,仿佛在向你示威。待到你浏览回复完成,一上午的时间便没有了,可是你的to do list却还没有翻开。也许这是我们感到工作无趣的原因之一,每天耗费大量时间浏览回复邮件,却没时间去创造真正有价值的事情。

邮件本是帮我们更有效安排工作的工具,奈何却成了实现工作意义的绊脚石?看看周围,貌似大家的工作都是这样,但是难道我们就要这样被邮件束住手脚吗?不,《深度工作》给了我们救命稻草,让我们摆脱这种无价值的邮件宿命。

在以快为先的网络时代,我们总被快速的节奏裹挟着前进,看似每天做了大量的工作,但实际有价值的成果并不多。面对这样的网络宿命,作者卡尔.纽波特给我们开了一剂药方。通过深度工作,让我们有办法平衡网络带了的浮浅工作的冲击。而作者提出的以流程导向方法回复邮件更是能够大大降低我们收到的邮件数量,让我们的收件箱变得充满希望,而不是堆砌着大量的无价值邮件。

那到底什么是流程导向方法呢?

我建议正确处理这类问题的策略是在回复之前暂停片刻,并思考以下关键提示“这条信息指向哪一个项目,成功完成项目的最有效流程(就产生的信息数量而言)是什么”。一旦你自己回答了这个问题,就取消那个快速回复,多花一些时间把你发现的流程写下来,指出当前处于哪一个步骤,然后强调接下来的步骤。我把这称作电子邮件的流程导向方法。其目的在于减少你所收到的邮件数量和因之而来的思维混乱。

比如当你收到这样一封邮件:"莫妮卡,找个时间一起探讨下后期的设计如何?"此时看到邮件后,先不要快速的回复“好”,想一下如何才能更好的降低信息数量,提高沟通效率?为了完成邮件内的工作,我们需要确定时间、地点、你对设计的看法等等。花费一点时间整理一下思路,像下面这样回复信息,是不是会好很多呢?

“很开心能收到你的邮件,我也一直想找你探讨一下后期如何设计,我在下周内周二周四有空,你今天回复我一个你也合适的具体时间,到时来我办公室一起谈一下吧?另外关于这个项目的设计,会有几条技术局限性,我已经在附件中列出,请你在提出构想时,提前考虑到;最后为了提高沟通产出,请你在见面的前一天把你的粗略构想发给我,我也好提前思考一下,谢谢。”

为什么这样的回复方式更加有效?首先我们已经把可能出现的模棱两可的信息提前罗列清楚了,对于不能确定的信息也有自己的建议,这样可以避免大家为了确定一个时间、地点还要来回发四五封邮件,其次对项目下一步的进展提前从自己的功能部门提出了相关建议,避免后续设计不符合技术要求的情况,再次也给发件人布置了一个任务,让他提前做好深度思考,准备相关资料,避免后续讨论产出不高效。总之通过这样的方式回复邮件,必然能够减少你收件箱的数量,让项目能够更快的推近。

也许有人会质疑,这样的回复方式有两个问题,一是花费了更多的时间回复邮件,二是显得沟通很生硬,流程化,不够亲切。其实如果计算一下你来来回回邮件回复的总时间,你会发现,流程导向法的回复方式的总时间花费更少,而且还能让自己有时间深度思考,也让发件人能够为项目的尽早闭合进行深度思考,以利于项目的进展。当然这样的沟通的确看起来很技术流,不够亲切,这是不可避免的,但是我们可以通过在邮件伊始加一些客套、项目背景以使邮件沟通不要显得太生硬。

尤其是随着现在微信功能的普及化,越来越多的人也开始使用微信办公。由于微信本是为闲聊而研发的,因此在工作中使用时,总会发现很难短时间内把沟通内容敲定,明明一个简单的事情,却要反反复复沟通发好几条消息,其实你也可以尝试一下流程导向方法回复,说不定会有意想不到的效果呢!

0
0

查看更多豆瓣高分好书

回应(0)

添加回应

深度工作的更多书评

推荐深度工作的豆列

了解更多图书信息

值得一读

    豆瓣
    我们的精神角落
    免费下载 iOS / Android 版客户端
    App 内打开