小事情里的大学问(续)

乡村土狼

小事情里的大学问(续)

评《极简工作

电脑和网络的普及,的确给工作带来很多便利,提高了工作效率,让管理更上一个新的水平,只是用电脑办公的小事情里同样有一些学问所在,比如说电脑里的文件储存和管理、调用,电子邮件以及办公交流软件的应用,以及如何配合纸质文件的一些电子存档,等等。

例如用电脑时间长了,有很多日常工作的文件就会“堆积”在电脑的硬盘里,和纸质文件的可见性不同,这些电子文件最终只是用文件的大小告诉他的存在,如果硬盘足够大,很少人会去主动清理一些废、旧的文件的。疏于管理的废旧文件,再套上一层又一层的文件夹,就很难在需要的时候再次找到;即使Windows可供使用的搜索功能,如果保存的时候没有用主题和关键词为文件命名,同样很难被搜索到。“断、舍、离”同样适用于电子文件的日常管理中,Kaizen才能让我们变得更高效。

现在电子办公系统已经很完善了,它可以用来发布行政通知,同事之间可以用来交流工作信息,还有一些论坛可以供员工提意见和想法。这种系统同样会存在很多问题,例如各式各样的专题系统让人眼花缭乱,电...

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小事情里的大学问(续)

评《极简工作

电脑和网络的普及,的确给工作带来很多便利,提高了工作效率,让管理更上一个新的水平,只是用电脑办公的小事情里同样有一些学问所在,比如说电脑里的文件储存和管理、调用,电子邮件以及办公交流软件的应用,以及如何配合纸质文件的一些电子存档,等等。

例如用电脑时间长了,有很多日常工作的文件就会“堆积”在电脑的硬盘里,和纸质文件的可见性不同,这些电子文件最终只是用文件的大小告诉他的存在,如果硬盘足够大,很少人会去主动清理一些废、旧的文件的。疏于管理的废旧文件,再套上一层又一层的文件夹,就很难在需要的时候再次找到;即使Windows可供使用的搜索功能,如果保存的时候没有用主题和关键词为文件命名,同样很难被搜索到。“断、舍、离”同样适用于电子文件的日常管理中,Kaizen才能让我们变得更高效。

现在电子办公系统已经很完善了,它可以用来发布行政通知,同事之间可以用来交流工作信息,还有一些论坛可以供员工提意见和想法。这种系统同样会存在很多问题,例如各式各样的专题系统让人眼花缭乱,电子邮件、办公即时聊天软件(如小信封)都可以用来沟通,通用聊天软件QQ、WeChat等同样会应用到同事之间的沟通交流上,那么确定固定的工作模式和沟通方式尤为重要,因为这样才能减少因为太多沟通介质导致不必要的信息流中断。

开会的时间浪费是一种极大的浪费,这种现象在我们周围也能看到。有人对“不良会议”的概括是“会而不议,议而不决,决而不定,定而不行”,最糟糕的会议就是最后什么问题也没解决,白白浪费了时间。在开会前不做任何的沟通,便草草拟定了会议议程然后上会讨论;讨论的过程中要么都不发表意见,要么发表意见最后也没有人说采纳还是不采纳;赞同和反对的观点最后都没有列入到会议的议定事项中;更有甚者,即使会议形成的决议,最后也没有人去监督执行。会议最终没有解决任何问题,只是形式上完成了,浪费的是参会人员的时间、精力以及我们宝贵的办公资源。

诚如《极简工作1》中所说,我们的工作状态,其实是反映我们思想的一种状态,这种状态同样会体现在我们的桌面文件整理、办公电脑管理等各项工作上。《极简工作2》书中的建议是:让所有的事物各安其位、各得其所。自然的安排就是每个人、每件事情都有他们应该有的居所,每个人都按常理出牌,这样才能有秩序,秩序和规则才能带来更高的效率。

2017-6-27

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