让你实实在在提高效率的一种方法

安馨说
第一次听到番茄工作法时,是跟一位同事聊天时提及,那时的我跟他大吐苦水,工作太忙,忙得喝一口水的时间都没有,我很惊讶他可以准时上下班,且工作完成得如此有效率。于是,他故作神秘地给我塞了一本书——《番茄工作法图解》,说是他的毕生宝典,足足引起了我的好奇心。



番茄工作法的发明人是弗朗西斯科·西里洛,于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。什么是番茄工作法?简单的说,就是把工作时间划分为多个番茄时间,一个番茄时间包含两个部分——25分钟的工作或学习时间和5分钟的休息时间。

每完成4个番茄后集中休息30分钟,在番茄钟内,不要做任何与番茄钟无关的事情,直到番茄钟响起。在番茄工作法一个个短短的25分钟内,收获的不仅仅是效率,还会有意想不到的成就感。

番茄工作法需要的工具

传统派需要准备三样工具:一支笔,一枚厨房定时器,三张白纸或横格纸。简约派只需要在手机里安装个番茄工作法app。三张纸的用途...
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第一次听到番茄工作法时,是跟一位同事聊天时提及,那时的我跟他大吐苦水,工作太忙,忙得喝一口水的时间都没有,我很惊讶他可以准时上下班,且工作完成得如此有效率。于是,他故作神秘地给我塞了一本书——《番茄工作法图解》,说是他的毕生宝典,足足引起了我的好奇心。



番茄工作法的发明人是弗朗西斯科·西里洛,于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。什么是番茄工作法?简单的说,就是把工作时间划分为多个番茄时间,一个番茄时间包含两个部分——25分钟的工作或学习时间和5分钟的休息时间。

每完成4个番茄后集中休息30分钟,在番茄钟内,不要做任何与番茄钟无关的事情,直到番茄钟响起。在番茄工作法一个个短短的25分钟内,收获的不仅仅是效率,还会有意想不到的成就感。

番茄工作法需要的工具

传统派需要准备三样工具:一支笔,一枚厨房定时器,三张白纸或横格纸。简约派只需要在手机里安装个番茄工作法app。三张纸的用途分别是:

1、“活动清单”表格:列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序,言简意赅(同一张活动清单表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的),这个表格的事情,不要一股脑抄到“今日待办”表格里,要考虑是否能做完。列完后预估下每个事项所需要的番茄钟。

比如:整理衣柜;看电影;发电邮给朋友……

2、“今日待办”表格:填写今天日期,列出打算在今天进行的活动(每天早上这张表要换新的)。然后根据事情的紧要程度,选出一件最重要的事情准备开始吃第一个番茄。

比如:跟朋友吃饭;做日式料理;发信息给弟弟……

3、“记录”表格:记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进(同一张记录表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录)。结束了一天的工作后就可以记录,记录之后就是处理阶段,可以计算平均每项活动所花费的番茄钟数。



番茄工作法如何进行休息

番茄工作法主张在25分钟时间段内专注进行高质量工作,接着进行5分钟的休息。当铃声响起时,就可以在“今日待办”表格里画一个"X",然后迅速进入放松状态中。在休息时间要彻底放空大脑,不要阅读电子邮件、阅读新闻、打电话,不要做对下一个番茄钟会造成额外压力的任何事情。比如看着窗外发呆就比聊天、读电子邮件省心省力。

在每隔25分钟的常规休息之外,吃掉4个番茄后休息30分钟。这个时候大脑在连续高强度的运转之后需要一个相对来说比较长的平复期,这样才能在下一个周期当中保持状态时时在线。可以利用这段时间去清理办公桌,去一趟茶水间,或者到喜欢的社交网站上转转。甚至可以看一眼电子收件箱,但是不要写任何重要的回信。

番茄工作法遭遇中断对策

通常在你吃着番茄时,完全不被人打扰是不可能的,那么我们该怎么应对这种无法控制的中断呢?番茄工作法不是只能用于闭关修炼的法门,相反,它可以提升协作环境中的个人技能。通常情况下中断有两种形式:

第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说,是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。比如突然想起一个重要电话要打;或者想看一眼喜欢的网站;或者想起有封电子邮件要赶快回复;还有晚上的电影票忘了预订。

针对这种情况,作者给出的建议是:继续遵循番茄工作法。即是想起每一件事情时,在“今日待办”表格上写上一栏“计划外紧急”,然后在这一栏里填上突然冒出在脑海里的事情。写完后在旁边画一个撇号,代表一次内部中断,在一天结束进行记录时,可以计算撇号的数目,采取更好的对策,以便接下来每一天尽量减少这种计划外的紧急事项,让一切可控。

第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。比如同事跑来问你工作上的事儿;或者谈论些大众话题;或者一位老朋友打电话想叙叙旧;或者领导有份报告,需要你帮忙做;或者最常见的一种,电子邮件在不断响,提醒你有新信息。

针对这种情况,电子邮件和电话很容易,直接关闭就是了。找你面谈的话,在不影响结果的情况下,可以请求对方尽量推迟,而不要在当时就直接处理。每遇到一次外部中断,就在“今日待办”表格写下来,写完后在旁边画一个减号,代表一次外部中断。如果不是今日要做的,就写入“活动清单”表格,标上截止时间,在旁边画一个“U”,代表计划外。

一天结束记录时,计算下有多少计划外的标记,如果有很多,说明在早晨计划阶段漏掉了很多事情,考虑不周全,第二天早晨则要更仔细地检查。但如果在傍晚记录时发现,今天所完成的大部分事情都不是早晨选的,经常这样,就会影响承诺的使命感,也要进行修正。

番茄工作法遵循的原则

番茄虽然好吃,有些法则还是必须要遵循的。

第一,番茄钟不可以切割,没有一半或四分之一番茄钟这种概念。

第二,一旦番茄钟启动,就必须走到铃响。

第三,如果某项工作提前完成了,请继续检查或修改,或者进行其他的学习计划,直到番茄钟响铃。

第四,如果遇到了中断,尽量还是保护番茄钟,一旦番茄钟被明确打断,那么该番茄就失效了。

第五,假如一项活动预估超过5-7个番茄钟,说明太复杂,可以进行拆分,分解成若干个简单的任务,并且放在一个番茄钟内完成。

第六,不够一个番茄的事情可以合并,在一个番茄钟里面完成。

第七,在充分了解了自己注意力集中的时间之后,可以对每一个番茄钟时间进行调整,但是最长不能超过45分钟。

对于番茄工作法,没有规定说一定要用25分钟的长度来划分,对于刚开始接触使用番茄钟的人来说,一开始建议最好还是选择25分钟的时长,而且在某个固定长度至少坚持两周。频繁修改番茄钟的长度,只会破坏你的节奏。

而每隔4个番茄钟就要有一个30分钟长休息也不是强制性的,要根据你的角色和工作内容而定,包括工作场所和个人状态。如果休息时间过长,就会让你失去节奏,会让每个番茄钟跟从头开始新活动一样。反过来,如果不肯休息,工作质量就会下降,注意力也会受影响。

根据我个人实际情况,我会尽量将重要的工作放在头脑高效的时段,比如上午8:30~11:00,下午15:00到17:00等。不一定所有工作都要纳入番茄时间段里,找到适合自己的工作节奏。

番茄工作法的好处就是能让大脑在倒计时状态下迅速进入一种兴奋状态,就像高考阶段的倒计时,或工作上大干一百天的倒计时一样,能调动起紧张的神经,让你不由自主的在倒计时当中更加的专业和投入。

长时间使用番茄工作法之后,肯定会受益匪浅。你就能发现,每一项待办的事情,都可以准确估算出所需要消耗的番茄钟。

当老板问你,这个项目需要多少时间完成?你可以自信的回答出来,甚至能精确到多少分钟,这是多大的成就感。

一旦拥有这种可怕的预估能力后,职场当中还有什么是搞不定的呢。番茄工作法可以帮助你和时间化敌为友,行走在效率的前面。
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