时间管理 时间管理 7.4分

原来这才是时间管理的正确姿势

竹林栖贤


时间管理一直是当下很流行的一项技能,在豆瓣上输入关键词“时间管理”,就可以搜到1000多本讲时间管理的书。但我一直对这个话题保留着一个问题:“时间管理真的有那么复杂,需要大书特书吗?”

于是我开始阅读了几本时间管理的书籍,阅读了很多关于时间管理的文章,发现很多在介绍时间管理时陷入了一些误区,没有抓住时间管理的精髓,反在末节上越走越远。其实时间管理没有那么复杂,四个步骤就可以搞定。


一、时间管理的基本流程

1、理清工作任务,列出待办清单

时间管理,就是当任务多时,如何合理安排时间去完成。如果一个人整天没什么事情做,时间管理对他来说没什么意义。所以时间管理的第一步就是要把需要完成的任务先列出来,知道做哪些事...
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时间管理一直是当下很流行的一项技能,在豆瓣上输入关键词“时间管理”,就可以搜到1000多本讲时间管理的书。但我一直对这个话题保留着一个问题:“时间管理真的有那么复杂,需要大书特书吗?”

于是我开始阅读了几本时间管理的书籍,阅读了很多关于时间管理的文章,发现很多在介绍时间管理时陷入了一些误区,没有抓住时间管理的精髓,反在末节上越走越远。其实时间管理没有那么复杂,四个步骤就可以搞定。


一、时间管理的基本流程

1、理清工作任务,列出待办清单

时间管理,就是当任务多时,如何合理安排时间去完成。如果一个人整天没什么事情做,时间管理对他来说没什么意义。所以时间管理的第一步就是要把需要完成的任务先列出来,知道做哪些事情,才能去安排时间。如何列出任务呢,有两种常用的工具可以使用。

(1)晨间日记。每天早上,抽10分钟把当天要完成的任务做个计划,写上每个工作任务完成预计需要的时间。这个有点像小学时代,老师叫我们写的作息表一样,把一天所有的任务都做好时间安排。


(2)待办清单。把未来一个月或三个月内的主要任务列成一张清单,不必给每项任务写出具体时间,因为时间跨度很长,有很多不确定的因素在里面,如果把时间卡死了反而不好。只要列出任务就行,目的只是为防止因事情太多而遗漏掉一些重要任务,在实施过程中,也可以不断来对照任务完成情况。



2、将待办任务进行重要紧急分类

对于任务清单上的任务,我们应该按重要紧急程度进行分类排序,一项一项地往下完成。如何对待办任务进行重要紧急分类,也有两个成熟的方法可以借鉴。

(1)四象限法则。以紧急、重要两个因素作一个二维矩阵,形成了重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要四个象限,把所有任务根据这两个因素放到对应的象限中。做好了这样分类,就可以对任务进行优先顺序去完成了。



(2)ABC分类管理法。和四象限有些类似,ABC管理法是根据重要程度将所有的任务从重到轻划分为A、B、C三个等级,然后从A类任务开始解决,一直到C类任务。


3、将大任务分解成具体可执行的小任务

任务清单上的任务往往就是一个大任务,在实施的时候,必须对其进行分解才能着手。比如学习PPT就是一个大任务,可以将它分解为基本技巧、颜色搭配、排版、逻辑四个小任务来单独练习,甚至还可以将小任务再分解,如排版可以再分解为,文字排版、图片排版、图文排版等小小任务。越往下分解,任务越具体,越容易操作。当然也并不是任何一个任务都要分解到最细,这要结合任务的实际需要来决定。

4、专注执行任务

将大任务进行分解成一个个小的具体任务后,就要开始专注执行这些小任务了。在讲如何专注执行之前,我们需要先来了解两个理论。这两个理论为后面提到的专注执行方法提供了理论依据,有助于我们理解这些方法的科学性在什么地方。

(1)时间段理论。有科学研究显示,每个人一天之中有一段时间注意力是最集中的,有的人是清晨,有的人是大半夜。如果我们能去发现自己的这个秘密,合理安排任务,把最重要的任务放在这个时间段处理,不重要的事情放在注意力不集中的时间段处理,那工作效率将会得到很大的提高。

(2)相似任务集中管理。高考复习的时候,我就有一个习惯,喜欢用完整的半天或一天来复习某一科目,那时候我深感到这种方法效果很好,但那时我并不知道它的科学之处在哪里。直到看了相似任务集中管理背后的理论,我才明白是怎么一回事。大概意思就是,人的大脑在处理事情,需要一个预热过程,然后才进入最佳状态,如果把相似的任务集中在这个时间处理,就可以减少预热时间,保持在最佳状态下高效进行。

由这两个理论衍生出来两个科学的方法,可以帮助我们在专注执行任务,专注学习时收到很大的效果。

(1)番茄工作法。这是时间管理中最热门的方法,任何讲时间管理的书,都会提到这个方法,甚至还有很多专著专门详细介绍这个方法。其实这个方法很简单,几句话就可以讲清楚,设置每个番茄钟为30分钟,25分钟工作加5分钟休息。25分钟工作期间,讲究专注,关掉手机,电脑及一切干扰自己的东西,专注只做那一件事,做完成25分钟,就休息5分钟,然后反复进行几个番茄钟,把任务做完。


(2)两分钟法则。我们在按计划执行任务的时候,难免会突然有一些临时任务需要我们去做,这是之前在做计划时没有预料的,我们就会面临一个问题:是先执行原计划任务,还是先处理临时任务呢?两分钟法则可以提供一个很好的标准,先预估一下处理这个临时任务所需要的时间,以两分钟为标准线,如果小于两分钟,就中断原计划,先把这个临时任务处理完。如果大于两分钟,可以考虑把计划中的任务处理完了再来进行这个临时任务。当然,两分钟法则只是一个方法论,不一定所有人,所有任务都适用两分钟,只是告诉大家一种思路,可以这么去衡量。


二、时间管理的几个误区

很多书籍和文章介绍时间管理时,常常陷入几个误区,让读者觉得时间管理深不可测,学习了很多方法,却依然做不好时间管理。

1、把工具当时间管理

时间管理必须跟任务在一起时才能起作用,脱离任务单独讲时间管理是没有意义的。很多人把一些具体工具当成了时间管理的全部。其中最常见的有,任务清单法、四象限法、番茄工作法。

很多人说到时间管理,就开始列出一张任务清单,上面写满了近期的工作任务,写好的具体时间安排,信心满满地准备去进行,但实施的时候,发现根本不像他预期的那样,时间被打乱了,效率也没有提高,还是跟原来一样一团糟。

四象限法、番茄工作法更是如此,很多书把这两个方法大写特写,甚至还有些神化了,仿佛学会了这两个方法,就会时间管理,工作效率就得到大大提高了似的。

2、没有一套完整的流程

时间管理是一项技能,应该有一套完整的操作流程,但大多数书籍和文章,只是在讲解知识,讲理论,看了觉得很有道理,应该去改变,但准备去怎么改变时,却没有告诉你怎么做。

有的好一点,会介绍一些具体的方法,但也很片面,只详细讲解了某一个步骤或某一个具体工具。真正操作起来,还是摸不着头脑的。

3、把简单的复杂化

时间管理操作方法很简单, 一篇文章就可以说得很清楚很详细,为什么市面上还偏偏有那么多的专著书籍,几十万字说下来,却还没把时间管理说清楚,反而让读者更是一脸懵逼,对时间管理望而却步。

本文前部分介绍了时间管理的整体流程,如果想学习时间管理,可以先从这篇文章入手,对时间管理流程有个整体认识,再去深入了解那些具体工具,才不会在工具中迷茫。本文最后总结了几个常见的误区,这是我阅读了大量书籍和文章后总结的结果,但我并不否认有些书籍和文章讲得很全面,但毕竟太少了。
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