学会这六步,没什么是你写不了的

燕子
记得在以前的公司上班时,公司内部及公司与公司之间主要通过邮件的发送来进行沟通。而我最讨厌的就是写邮件,因为要花费很多的时间来完成,而且写出来的邮件还经常给上司找出毛病来。上司还经常叮嘱我们写邮件一定要主题清晰,简明扼要,不要写完长编大论后,看邮件的人还看不明白你的意思。如果当时能看到美国作家劳拉·布朗所著的《完全写作指南》该多好呀!

刚看到这本厚厚的红色书—《完全写作指南》时,我心想这本483页的书要看到啥时候呀!可是翻开书一看却发现这本书实用性非常强,它告诉我们,只要思路清晰,流程顺畅,有好的方法和习惯,写作并不是困难的事。另外该书从写作的核心—写作思维入手,分析每一种实用写作的思维要点,以读者的角度反观写作的关键。只要按照作者精心规划的写作流程来操作,从以前提笔就怕,自然而然地达到什么都能写的状态。

什么样的写作流程这么厉害?你是不是很迫切地想知道?来吧,请花几分钟时间,允许我以我们经常接触的电子邮件作为例子向你介绍一下。
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记得在以前的公司上班时,公司内部及公司与公司之间主要通过邮件的发送来进行沟通。而我最讨厌的就是写邮件,因为要花费很多的时间来完成,而且写出来的邮件还经常给上司找出毛病来。上司还经常叮嘱我们写邮件一定要主题清晰,简明扼要,不要写完长编大论后,看邮件的人还看不明白你的意思。如果当时能看到美国作家劳拉·布朗所著的《完全写作指南》该多好呀!

刚看到这本厚厚的红色书—《完全写作指南》时,我心想这本483页的书要看到啥时候呀!可是翻开书一看却发现这本书实用性非常强,它告诉我们,只要思路清晰,流程顺畅,有好的方法和习惯,写作并不是困难的事。另外该书从写作的核心—写作思维入手,分析每一种实用写作的思维要点,以读者的角度反观写作的关键。只要按照作者精心规划的写作流程来操作,从以前提笔就怕,自然而然地达到什么都能写的状态。

什么样的写作流程这么厉害?你是不是很迫切地想知道?来吧,请花几分钟时间,允许我以我们经常接触的电子邮件作为例子向你介绍一下。



一、写作准备

1.明确你的目标

人们每从事一项活动,都有目的性的。写作也不例外,如果搞不清楚自己想要达到什么目的,那只会让自己走上歪路。就以工作中经常接触的写邮件而言,它的目的就是提出请求、提供信息或是提出问题,为了让信件更加简洁高效,我们需要把这个目标谨记。

2.了解你的读者

在写作之前,花几分钟想想你能提供什么信息给读者,而读者对于你提供的信息会持有什么样的态度,这样更有利于文章的顺利完成。在写邮件的时候,阅读邮件的对象尤其重要,写给上级领导与写给同事间的邮件在语气用词方面也大不相同,如果邮件写得恰当,很可能大大提高你的工作效率。

3.用头脑风暴锁定你想表达的内容

头脑风暴时,充分发挥你的想象力,让你的思绪自由发散。在写邮件时,如果内容不多,那么就不用太多的头脑风暴。但倘若表达的内容比较复杂,则需要通过头脑风暴来思考所要表达的内容。

二、写作的步骤

1.组织文章

可根据文章本身的类型以及我们想达成的目标来组织文章。在组织信件时要在开头就向读者说明来意。

书中作者给了示范提纲:

电子邮件应当尽量简短,直奔主题。

开头:告诉读者为什么要写这封信。

中间:写出所有读者需要的细节信息。这段也要尽量简短,复杂的信息可以分条排列组织。

结尾:重申自己的来意(阐明要求、下一步计划等)并对读者表示感谢。

2.写初稿

作者提出只要你想写,写初稿可以随时随地地写。甚至在以上任何一个步骤之前写,直到你写不出来,就会反思之前的写作准备是否做得充足。对于写邮件,语气方面非常重要,打初稿时务必要加倍注意,由于写邮件的时间很短,很多人会容易在语气上出错。

3.修改

无论你写什么,都应该留出时间来修改初稿。修改对于工作邮件尤其重要,如果邮件有错别字,就会令人感觉你很不专业,如果发送的信息有误,甚至会付出很大的代价,快速校对一遍,可以遍免不必要的误解和后续的麻烦。

最后该书作者还提出,以上六个写作步骤可以随时随地从任何一个适合自己的步骤开始。当我们在实际的写作中发现某个步骤暂不需要时,可忽略,当我们使用得这个转盘越多,就越容易找到属于自己的写作流程。

对于写工作邮件,我最大的感悟是它是一把双刃剑,它可以让你惹上不必要的麻烦,也可以让你工作变得更加顺利。在工作当中有许多责任是通过邮件来解决,有时明明通过口头告知的事情,由于对方的忘记,而将责任推却为:你为什么不发邮件通知我。有时候把邮件发出去了,却因为语句中有稍微的失误而造成要承担更大的责任。而《完全写作指南》这本书当中,就明确指出写各种类型文章当中可以“这样做”和“不要做”。它就俨然像一本交通指南或者是生活指南,让我们遇到问题时可随时随地翻阅就可得到自己需要的东西。
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