零秒工作 零秒工作 8.4分

拒绝加班?你需要一个高效工作的百宝箱

杏仁BOOK

阅读时间约4分钟

文│杏仁BOOK

加班,大概是不少职场人不得不为之,又深恶痛绝的常态。时间虽然花了不少,但大部分的加班,都是在以数量的堆积掩盖战略、战术上的无能。加班的原因,既有领导层认识与管理能力及方法的缺陷,也有员工工作效率的不足。

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还记得很多年前,我在一家港台合资的工厂工作。因为工厂离家有点远,所以我住在单人员工宿舍里,因为就住在厂区内,加班似乎成了理所当然的事。

这家工厂有一条不成文的规定—— “中层人员应该自觉加班到晚上九点,没有加班费。”工厂是两班制的,老板的要求是,晚上也应该到办公室,主动看看有什么工作可以帮忙的。

我的很多同事会在办公室里加班到九点,而我一般都能够在白天把所有工作处理完,实在没有加班的必要。我问同事:“你们天天晚上加班,很忙吗?”他们说:“也没有什么内容,只是回来...

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阅读时间约4分钟

文│杏仁BOOK

加班,大概是不少职场人不得不为之,又深恶痛绝的常态。时间虽然花了不少,但大部分的加班,都是在以数量的堆积掩盖战略、战术上的无能。加班的原因,既有领导层认识与管理能力及方法的缺陷,也有员工工作效率的不足。

01

还记得很多年前,我在一家港台合资的工厂工作。因为工厂离家有点远,所以我住在单人员工宿舍里,因为就住在厂区内,加班似乎成了理所当然的事。

这家工厂有一条不成文的规定—— “中层人员应该自觉加班到晚上九点,没有加班费。”工厂是两班制的,老板的要求是,晚上也应该到办公室,主动看看有什么工作可以帮忙的。

我的很多同事会在办公室里加班到九点,而我一般都能够在白天把所有工作处理完,实在没有加班的必要。我问同事:“你们天天晚上加班,很忙吗?”他们说:“也没有什么内容,只是回来摆摆样子。”其实,他们只是在电脑上打游戏,消磨时间而已。

我不喜欢这样的工作风气。我认为,上班时间应该努力工作,提高效率,尽快把工作完成,按时下班。张弛有度的工作与生活才容易出成果,有效率。

因为没有考虑在这家公司升职加薪,所以,我在工作上轨道以后,除非必要,晚上就不再回办公室加班了。可能是我的能力比较强,分担了领导很多杂务,所以他也没有责怪我不加班的事。

02

很多加班都是不合理的,也是完全可以避免的。

赤羽雄二的《零秒工作》中,客观地分析了工作效率低下的原因,详细介绍了提高工作效率的原则、方法和技巧。《零秒工作》是我们高效工作的百宝箱,只要能充分理解并运用书中介绍的原则与方法,就一定能大幅度提高我们的工作效率。

书中说,工作进展缓慢的原因大概有:

无法迅速开始工作 无法专注于应该完成的工作 工作缺乏计划,不断滞后拖延 优柔寡断,犹豫不决 制作文件和资料速度慢 在电子邮件上花费大量时间 会议又多又长,而且没有效率 大量的退回与重组

数一数你或者你的公司中招了几条?知道问题就好办了,知道问题就有了改进的可能。

提升工作速度的八大原则是:

首先形成整体印象 工作不要过于细致 掌握工作的要领 形成良性循环 对改善方法本身做改善 凡事提前 凡事先行一步 尽量避免返工

这些原则中,给我启发最大的是“凡事提前”原则。

所谓凡事提前,指的是“将能够完成的工作全部提前完成”。“全部提前”,即只要在许可的范围内,即便是计划中的工作也应该提前完成。

只要凡事提前,就可以迅速提高工作效率。

这个说法对我的冲击很大。(书卡48|提高工作效率,我们需要做到这一点

跟很多人一样,我总喜欢把任务拖到最后一刻,虽然大都能赶在截止前完成,但压力大,神经紧张,工作也无法做到最出色。

工作上,不时会碰到这样的情形:任务本来只要月底完成即可,但老板突然要求提早到月中。让人措手不及,只能加班加点地赶工,工作质量也就很难保证了。

所谓“计划赶不上变化”,如果,早做准备,提前开始,就可以从容应对各种突发变故,无论是工作效率,还是工作质量,都会有质的改变。

而生活中,也会有很多重要但不紧急的任务,如果不提前进行,就可能永远也不会去做了。

03

思维速度如果跟不上,高效工作也就无从谈起。怎样改变呢?《零秒工作》中介绍了一些提高思维速度的办法。我比较感兴趣的是,其中的A4纸笔记法工作框架分析法

作者把“A4纸笔记法”称为“全世界最简单的头脑灵活度训练”。这也是他长期坚持采用的思维训练方法。通过这种方法,可以成功消除心中的烦恼和不安,充分调动提升大脑的思维能力。赤羽雄二还专门写了一本叫《零秒思考》的书介绍这种方法。

简单介绍一下什么是“A4纸笔记法”:

将A4纸横着摆放,左上方写标题,右上方写日期。 正文写4到6行,每行20到30字。 1分钟写完1页。 每天写10页,大脑就会变得越来越灵活。

工作框架分析法又是什么回事呢?

最典型最常用的工作框架应该是SWORT分析表、波士顿矩阵。这些表格由专业人士设计,使用方便,我们填写内容就可以了。

工作框架分析法要求我们自己列出需要分析的主题,设计对应的横纵坐标,并依据该表格分析思考。分析的主题甚至可以是自我认识,自我反省。比如,主题可以是我最喜欢什么?横坐标是爱好类型,纵坐标是爱好程度。

如此,通过反复刻意锻炼,思维的广度和深度必然能有所提高。(书卡49|制作工作框架,刻意练习,提高思维敏锐度

04

此外,还有一些最大限度提升工作速度和效率的具体技巧,值得我们学习运用。

比如,怎样最有效率的收集信息?半年就能见效的超高效英语学习方法?怎样在短时间内制作文件和资料?怎样高效的举行会议?怎样快速写邮件?怎样消除沟通上的障碍?

我的日常工作中,一项最重要的内容就是收集分析信息。一直以来,我都没有很好的办法快速全面地收集资料,这本书给了我很大的启示。作者介绍了12种收集信息的方法,每一种我都准备尝试一下。

例如,作者建议,我们每个人都应该在每天早上和晚上各利用半个小时在电脑上收集信息。这样每天一个小时,长期坚持下来,会有意想不到的大收获。

当然,因为国情的不同和众所周知的原因,作者介绍的收集信息的软件和方法,在我国并不完全适用,但以目前发达的互联网状况,我们完全可以找到合适的替代产品。

《零秒工作》不是一本看完就可以放到一边的鸡汤励志书,它需要我们反复地阅读、思考、实践。用前辈行之有效的理论与方法指导自己改善工作,快速提升个人能力,高效工作。这大概就是读这类书最有价值的地方吧。

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