零秒工作 零秒工作 8.5分

每天工作忙不完?我建议你看看这本书!

秋若枫

职场中,你曾遇到过这些问题吗:

  • 明明每天都很忙,却老是忙而无功
  • 看别人的工作干的总是有条有理,自己却一塌糊涂
  • 自己感觉付出很多,得到的却只是老板的批评
  • 每天没有一刻空闲,但总结的时候,却说不出所完成的成果

……

这些归根结底,只有一个答案:工作效率低,速度慢。原因可能有很多,赤羽雄二在他的新书《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》中,对这个问题进行了详细的剖析,既讨论了单位及领导层面的原因,也分析了个人层面的原因。

赤羽雄二,1978年毕业于东京大学工学专业,1983年留学斯坦福大学攻读硕士学位。1986年进入麦肯锡公司,领导了经营战略的立案和实施的援助、新组织的设计和导入、市场营销、新视野创立等众多项目。1990年从零创办了麦肯锡韩国分公司,推动了许多韩国企业,尤其是LG集团走向了世界。2002年,以催生“世界性的风险投资”为使命,和他人共同创建了Breakthrough Partners股份...

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职场中,你曾遇到过这些问题吗:

  • 明明每天都很忙,却老是忙而无功
  • 看别人的工作干的总是有条有理,自己却一塌糊涂
  • 自己感觉付出很多,得到的却只是老板的批评
  • 每天没有一刻空闲,但总结的时候,却说不出所完成的成果

……

这些归根结底,只有一个答案:工作效率低,速度慢。原因可能有很多,赤羽雄二在他的新书《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》中,对这个问题进行了详细的剖析,既讨论了单位及领导层面的原因,也分析了个人层面的原因。

赤羽雄二,1978年毕业于东京大学工学专业,1983年留学斯坦福大学攻读硕士学位。1986年进入麦肯锡公司,领导了经营战略的立案和实施的援助、新组织的设计和导入、市场营销、新视野创立等众多项目。1990年从零创办了麦肯锡韩国分公司,推动了许多韩国企业,尤其是LG集团走向了世界。2002年,以催生“世界性的风险投资”为使命,和他人共同创建了Breakthrough Partners股份有限公司。

作者在书中,对工作效率低下的原因,总结为11个原因,其中单位及领导层面3个,个人层面8个。我个人以为顶层根本原因只有一个,即能力或者权限与职位不符。说简单一点,要么领导的工作能力不足以担任领导,要么单位授予领导的合法权力不够。无论是哪一种情况,都会引起两种情况发生,一是该部门与单位其他部门之间就某一项工作反复沟通。这种沟通并不是部门之间不能达成一致意见,而是由于工作安排反复发生变化导致的重复沟通。二是由于工作反复,导致该部门文山会海。

个人原因,我将作者列的制作文件与资料速度慢和在电子邮件上花费大量时间两项合并为工作基本技能不熟练,最后两个“会多”与“重复工作”,在很大程度上,是与顶层因素相关的,不受个人控制。因此,个人原因导致工作效率低下的原因实际上有5个,分别是工作启动慢、专注力差、缺乏计划、决策力差、工作基本技能不熟练。

个人原因中,我自己对于工作启动慢有深刻的印象。这种坏习惯,不仅我身边的朋友同事有,我自己也有。对此,心理学上有一个专用名词来形容,叫做拖延症,是指在能够预料后果有害的情况下,仍然把计划要做的事情往后推迟的一种行为。这种懒癌拖延,人们十分清楚它的缺点,对此,大家有意无意,或真或假,都在努力克服。

但是还有另外一种拖延,对工作,对事业的发展,危害更大。很多时候,人们对这种拖延,大多都持包容和理解的态度,对犯有这种行为的人,也很容易原谅。这便是打着“准备工作(计划)要做完美”的幌子,迟迟推迟实际工作的开展。一项工作,为了力求精益求精,在计划阶段,就想做的完美无瑕。于是大家都展开想象:出了这个问题,要怎么应对;出了那样的状况,要如何处理……一直在想,但是问题似乎一个接一个,怎么也解决不完,于是实际工作就一拖再拖,直到拖不下去了,匆忙上马。事情做砸了,还振振有词:当初准备都没准备好,计划都不完美。

对此,作者介绍了一种管理模型,可以有效地解决这个问题。这个管理模型即为“PDCA管理循环工具”。PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(改进)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。

  1. P (plan) 计划,包括方针和目标的确定,以及活动规划的制定。
  2. D (Do) 执行,根据设计的方法、方案和计划布局,进行具体运作,实现计划内容。
  3. C (check) 检查,总结执行计划的结果,分清哪些对了,哪些错了,明确效果,找出问题。
  4. A (Act)改进,对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化;对于失败的教训也要总结,重新设计。

以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的进行,一个循环完了,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,这样螺旋式上升的。

无独有偶,孙科柳、易生俊、陈林空在《华为,你学不会》中,介绍了华为 “僵化—优化—固化”工作模式。如何借鉴一个好的管理模式,一项好的工作经验?华为认为,若一开始就想将管理模式、工作经验改造的非常契合华为,是不现实的。他们采用了一个非常笨,但却行之有效的方法。先通过培训,对引进的模式或经验,坚决照本宣科,无条件执行,从而养成新的运作习惯,此为僵化;然后再根据僵化阶段反馈的不完善的方面进行调整和改进,使之更适合华为管理的需要,此为优化;最后将优化后的模式进行总结,形成具有华为特点工作模式,此为固化。当然,固化的意义并非是永远不再改变,而是将最佳实践成果内化过程转化为一种永恒的机制,这是一种持续自我更新与自我优化的机制。

无论是"PDCA管理模型“,还是华为的 “僵化—优化—固化”工作模式,强调的都是工作要实质展开,在做中发现问题,进而改进。因此,赤羽雄二说:

实际上,工作进展缓慢的原因中,比起速度的问题,”没有迅速着手工作,无法着手工作“才是主要原因。

《零秒工作》的作者赤羽雄二通过他的观察与分析,认为通常工作速度慢的人,他们推进工作的绝对速度并不慢,而只是在工作快截止之前才着手开始。所以,工作一旦展开,自然而然就会积极思考应对在工作中遇到的问题,进而提高工作速度。而对于怎样提升工作速度,赤羽雄二给出了8个原则。

这8条原则,我想特别提一下第2条,工作不要过于细致。通常我们工作,认为是越细致越好。但是作者明显不这样认为。他以为工作的最终目的是要做出某项成果,一切都要以这个最终目的为前提。最终成果,需要工作细致到什么程度,那么我们便做到什么程度,而不必超过这个程度。我们需要思考工作各要素之间的平衡,比如工期、进度、人手、材料以及细致等等,在保证工作顺利完成的基础上,选择合适的细致程度。最后再强调一遍,不是说工作不要细致,而是不要过于细致。

纵览《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》,作者赤羽雄二强调的核心是”速度能够解决一切问题“。为了这个核心,本书从提高工作效率的基本思维方法到具体的方法论,如怎么有效收集信息,如何高效举行会议,如何沟通,如何写邮件等等,都有详细的讲解与说明,读者可以一一尝试。

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