沟通圣经 沟通圣经 8.1分

如何提高你的面谈效率

若易巴克
2016-06-02 看过
 
       人其实有时候是一个挺矛盾的存在,自知又不自知。一方面人们往往“当局者迷,旁观者清”看不清或者是不愿承认自己的真实想法或感情,旁人往往能够轻易洞悉你的反常和改变,“知人者智,自知者明”这是很困难的事。另一方面却是世界上最了解你的人只有你自己,如果连你自己都不知道想要什么的话,没有人能够帮你。
       很不幸,我就是那个其实太多时候不知道自己想要干嘛的人,秉承着上文的观点,自己看不清就去找别人,这对处于困惑中的人来说无疑是一种救赎。
       但我很快发现每次我找完朋友聊天之后,但效果往往和我预期的不一样,我的心情不仅没有变好,反而更加沉重。直到我看到了尼吉斯·坦顿的《沟通圣经——听说读写全方位沟通技巧》我才发现其实我根本不不会聊天。
      《沟通圣经》第六章讲的是面谈,具体包括了面谈的整个过程,从面谈开始的准备到面谈内容、面谈过程以及最终的结果评估都为读者提供了一套行之有效的实践参考模式。下面就和大家一起分享这整个过程。
  




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       人其实有时候是一个挺矛盾的存在,自知又不自知。一方面人们往往“当局者迷,旁观者清”看不清或者是不愿承认自己的真实想法或感情,旁人往往能够轻易洞悉你的反常和改变,“知人者智,自知者明”这是很困难的事。另一方面却是世界上最了解你的人只有你自己,如果连你自己都不知道想要什么的话,没有人能够帮你。
       很不幸,我就是那个其实太多时候不知道自己想要干嘛的人,秉承着上文的观点,自己看不清就去找别人,这对处于困惑中的人来说无疑是一种救赎。
       但我很快发现每次我找完朋友聊天之后,但效果往往和我预期的不一样,我的心情不仅没有变好,反而更加沉重。直到我看到了尼吉斯·坦顿的《沟通圣经——听说读写全方位沟通技巧》我才发现其实我根本不不会聊天。
      《沟通圣经》第六章讲的是面谈,具体包括了面谈的整个过程,从面谈开始的准备到面谈内容、面谈过程以及最终的结果评估都为读者提供了一套行之有效的实践参考模式。下面就和大家一起分享这整个过程。
                                                     没有效率的面谈
    我们自以为知道怎么面谈,结果许多的面谈过程反而变得没有效率、浪费时间。下列几点是常出现的问题:
     a. 时间拖太长
     b.话题扯太远,结果花太多时间讨论无关的事情。
     c.其中一方说个不停,另外一方根本插不上话。

                                                      什么是面谈?
     两个人在走廊上、电梯里或餐厅里偶遇,不免会开始说起话来,但是这些对话不是面谈,因为面谈是有特定目的的,而且是事先计划好,由一方主导的。
     明确了面谈的实质,要让面谈有效率,我们必须:
       a.有清除的目的
       b.事先计划好
       c.由一方主导的整个互动
     要注意的是,面谈由一方主导是为了配合和协助对方,同时管控整个谈话节奏使其不至于偏离我们的谈话目的。而且要注重整个互动过程,否则很容易变成我们上文提到的一方说个不停,另外一方根本插不上话的问题。

                                                        面谈的目的
       一场面谈可能有非常明确的目的:招聘、管训、检讨、谈话等。但是所有的面谈都会涉及:获取信息、给予信息、澄清信息。
       换句话说,面谈就是在交换信息,交换信息就是面谈的目的。

                                                   面谈中交换的信息
     面谈中交换的信息一般可以分为六种:
       1)描述—— 接受面谈的人被要求描述自己观察到或经历到的事物,并可能被质问,如同律师质问目击者。
       2)事实 —— 接受面谈的人被要求提供自己所拥有的信息(如采访专家)。
       3)行为 —— 接受面谈的人说明自己过去、现在和未来的行为。
       4)态度和信念—— 这是比较主观的信息,显露出当事人的态度、个性、抱负和动力;这些信息显现出当事人的价值判断(好或坏)与是非判断,比如“我觉得……”“但是我认为……”
      5)感觉—— 透露出当事人的生理或心理状态,如“我受够了这种无聊的生活”“我非常喜欢我的工作”等
      6)价值—— 显露出当事人根深蒂固的价值信念,如“有志者,事竟成”

     我们可以发现上述许多信息都是主观信息而非客观事实,虽然它的真实性有待商榷,却是我们了解和获取一些主观信息的窗户和手段,因此也不能忽视其重要性。

                                                  如何计划面谈的内容
      凡事预则立,不预则废。计划面谈的内容,其实就是一个思考和准备的过程,在这个过程中,我们需要思考以下几个问题:
      a.面谈的原因是什么?
      b.面谈的对象是谁?
      c.面谈的时间和地点?
      d.面谈的内容是什么?
      e.面谈的方式是什么?

                                                    安排面谈的过程
1.开场
      不管面谈的目的是什么,开场的部分一定要小心进行。因为整个面谈能否成功,很大部分取决于双方在开头几分钟所建立起来的关系。如何快速与对方建立互信关系,并简单的说明面谈的主题,而不至使对方感到突兀,是我们所要面对的挑战。虽然困难,但并非毫无解决办法,秘诀就是态度要诚恳,只有对方感受到你的诚意,他才会放松警惕,愿意与你对话。

2.面谈的主体
      面谈的主要部分应该用来问问题和回答问题、寻找解决问题的办法,或是说服对方接受你的意见或产品。95%左右的面谈时间应该用于此阶段。
      但是在大部分的面谈中,面谈者的目的是跟对方进行自然的对话,而非审问对方。面谈者如何提出问题、又花多少时间说和听,会直接影响面谈的气氛和对方的感受,也直接影响到面谈的结果。因此,如何提问题就显得至关重要了。

3.如何问问题
     以下是几种基本种类的问题及其用处
       ① 直接问题或封闭式问题
        用处:想就特定问题找出明确答案。
        缺点:感觉非常冷漠生硬,有被审问的感觉。
           这种问题让对方在回答时几乎没有选择的余地,如:“你在我们公司多久了?”“意外发生的时候,你人在哪里?”
       ② 两极问题或是非问题
       用处:是直接问题的一种,可以快速有效地获取明确的信息。
       缺点:容易限制答案范围,难有中间情况作答,使人作出被迫极端选择。
          两极问题只能二选一,如“你喜欢你的工作吗?(喜欢/不喜欢)”“你能按时到吗?(能/不能)”
       ③ 引导性问题
       用处:提前预设好答案的引导性问题,是销售人员的武器。
       缺点:会使对方觉得受到压力或攻击,或是使对方不由自主地给予“正确”答案。
          这类问题强烈暗示答案应该是什么,所以面谈者其实是在引导接受面谈者。如“你不觉得最近几天天气很差吗?”“你以前在校的成绩不是很好,是吧?”
         当然有些引导性问题其实是在浪费时间“想必你很想得到这份工作吧?”
       ④ 暗示性问题
       用处:诱导对方表达心中真正的感觉和意见,也可用来观察接收者在压力下的反应。
          这可能不是面谈者真正的想法,而是观察对方在压力下的反应。如“我不赞成雇佣女性。她们要休产假,要顾家难以平衡工作和生活,雇佣她们简直就是赔钱,是吧?”看你是情绪化的反驳,还是冷静有尊严地理论。
        ⑤ 开放式问题
       用处:更好的了解对方的态度、信念和动力,观察对方的整理和表达能力。
       缺点:若不仔细选用问题,可能浪费时间,却只能得到笼统问题的答案。
          这类问题通常是“为什么”“如何”“哪里”等。给予回答的人无限的自由,如“跟我谈谈你自己”“你怎么看这个问题?”
       ⑥ 提示性问题
       用处:协助“脑中一片空白”的接受面谈者。
       缺点:太快采用,容易使对方思考时间不足,或是给了太多提示,使原来的开放式问题失去了意义。
          这类问题适用于对方“脑中一片空白”或不是很清楚面谈者到底想问什么的时候。如“跟我谈谈你自己”(停顿)“比如说你毕业最后几年的求学经历,人生中重要的里程碑,至今做过的最重要的决定,类似这样的事情。”
       ⑦ 镜像式问题
       用处:接受面谈的人可以立刻知道自己是否表达出了想表达的意思;面谈者则可以确定自己是否正确了解了接受面谈者的意思。
       缺点:最大的问题是“张冠李戴”。即使对方并不是这个意思,他还是会说“对!”
          这类问题吧面谈者对答案的理解“反射”回去,或是把对方之前的回答总结起来。如“所以你的意思是说,基本上你支持这个做法?”“如果我没听错,你比较喜欢工作上牵涉到实务的部分,比较不喜欢牵涉到文书的部分?”
       ⑧ 探究性的问题
       用处:得到更多的细节;鼓励对方继续说下去;鼓励对方停留在特定细节,围绕主题。
       缺点:如果使用的太频繁或太迫切,对方会觉得自己坐在证人席上。
          探究性问题经常以“为什么”开头。如“为什么你会这样认为?”“我不是很了解你的意思。你能不能举个例子?”
       ⑨ 假设性问题
       用处:试探接受面谈者对可能遇到状况的解决能力;也可借楼对方的偏见、刻板印象和各种态度、信念和价值观等。
      缺点:如果假设状况不切实际,收效甚微。
         好的假设性问题如“假设你发现你的工作小组中有个组员严重酗酒,并因此影响工作。你会怎么办?”不好的假设性问题如“假设今天第三次世界大战爆发了,你会怎么办?”

4.把问题排序
       仔细想过要在面谈中采用哪些种类的问题,还要考虑以什么顺序提出这些问题。

5.结束面谈
       结束面谈时,有三件事要做:
     a.简短的总结面谈的成果,或是双方在面谈中表达的观点。
     b.谢谢对方的合作。
     c.确定下次会买你的时间,或是双方之后要采取的行动。
   
      这么做既是一种礼貌,也是一种总结回顾。当然如果有需要,也可以做一些后续工作,如调查补充信息,与其他相关人员面谈、确定面谈结果是否达到自己的预期、进行后续的面谈等。这样一个完整的面谈过程就可以结束了。
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