【蜡翼·笔记】通向从容,远离压力

伊卡洛斯
2011-03-27 看过

第一部分:通向从容之道 焦虑是由于缺乏控制力,组织管理,准备和行动不足造成的。   使用GTD方法主要给予两个目的:   1)抓住所有一切需要处理的事情(现在的、以后的、将来某时的;大的、小的、或者不大不小的)把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。   2)训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定。这样一来,在任何时候,你都把下一步行动计划掌握在手,可以实施或者进行再议。 不应该把“工作”和“个人生活”严格区分开来。   现代工作生活存在的问题和挑战:   1)工作不再有清楚的界线,一方面几乎每一件事情都可能处理得更加完善,而且现在促成这一切成为现实的信息,已数不胜数、唾手可得。另一方面工作缺乏明确的边界导致每一个人的工作量加大。缺少与各个相关部门单位的协调工作,产生对自己现有工作的严重威胁。   2)工作在不断地变化、一方面我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中,奋斗目标、产品、用户、市场、技术,以及所有者都在不断地更新变化。另一方面与从前相比,当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。   3)旧的模式和习惯已显得力不从心,日程表,传统日志管理工具已经无法满足现在人的需要(我一直都没有过,真惭愧...)   4)无法集中精力掌握大局和事物本质,关注价值观并不会使你的生活变得简单。它阐明意义,指导方向,而且带来更多复杂的情况。   GTD使用原则:有效地处理内心中的承诺.你必须收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情,然后着手计划如何一一地解决掉。这看起来似乎极为简单,但在实际操作中,大多数人都难以始终如一地坚持下去。   管理承诺的三点基本要求:   1)如果这件事总占据着你的头脑,你的思维就会受阻。任何一件你认为没有完成的事情,都必须置于一个客观可靠的体系中,或者是我称之为“工作篮”的工具之中——必须经常回访并且清理它。   2)你必须明白你的工作到底是什么。你还必须作出判断:需要采取什么行动来推动工作的发展进程。   3)一旦决定了需要采取的行动方案,你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行为的提示信息。   像实干家一样思考问题,像思想家一样付诸行动。   在通常情况下,你对一些事总是念念不忘,这是因为你希望它们当前的状况能有所改善,另外,预期结果、下一步的具体行动无法确定。   持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中,是对时间和精力的最大浪费。   我们需要把所有我们尽力管理的“材料”(Stuff)转化为可以付诸行动的事务。   大多数人总是陷于繁杂的事务中难以脱身,严重地阻碍了他们去集中精力总揽大局。结果,自下而上的方法反而更加行之有效。   横向管理工作进程的5个阶段   1)收集一切引起我们注意力的事情,要注意成功收集的三个必要条件:    每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中,而不是在你的大脑里;    尽可能地控制收集工具的数量,够用即可;    定期地清空这些设备。   2)加工处理后,确定它们的实质以及解决方法   3)组织整理得出的结论   4)把它们列为我们行动的选择方案   5)行动(四要素:环境,有多少时间,有多少精力,重要性)   当你着手处理平凡琐事的时候,必须着眼于大局,这样一来,所有的烦琐小事才能够沿着正确的方向发展。   人们计划做得越多,形式越随意自然,他们获得的效果就越理想,同时,还释放了大量的精神压力。它碰巧符合我们天生的思考和策划的习惯。   纵向管理工作计划模式   1)自然计划模式:定义目标和原则、展望成果、集思广益、组织管理、明确下一步的行动方案   2)非自然计划模式:如果你在产生任何想法之前,一直等待着冒出一个好主意来,那么,你就不会拥有许多想法了。   3)反应计划模式:当你陷入最后一分钟的紧急状态时,反应式计划模式就应运而生,不请自到了。   当你已经忘却了自己的目标,却还一再加倍付出,这就叫做狂热。仅仅是因为创造新事物对于我们来说是一件轻而易举的事情,而且我们也同样轻而易举地就陷入自己所创造出的事物中难以自拔,致使我们真正的重要意图最终落空。 目的:思考“为什么”这个问题的价值:   1)界定成功,庆祝自己取得的任何一点进步。而不要等待一切都变得完美无缺的时刻。   2)创造了决策标准,通常,作出一个艰难决策的惟一途径就是,回到目的上来。   3)激发动机,如果提不出做某种事情的充分理由,那么它就根本不值得去做。   4)阐明重点,当你紧紧抓住了你工作的真正目标时,一切就变得一目了然了。   5)拓宽选择,当目标精确地定位了工作重心时,与此同时,它也开启了人们创造性思维的大门,来探寻更加广阔的可能性。 原则:当目标赋予我们十足的干劲和导向时,原则界定了我们行动的限制因素,以及成功的标准。   前景\结果:目标和原则提供了动机和监控手段,而前景则是描绘最终成果的一个现实的蓝图。   展望前景三个基本步骤:   1)在限定的期限之前,考虑这项工作。   2)想像“大获全胜”的景象。(暂时中止“是的,但是……”)   3)捕捉你想像中应该到位的各种特点、各个方面和品质。   集思广益:三点要求   1)不判断,不质疑,不评估,不批判。   2)追求数量,不求质量。   3)把分析组织工作置于次要的位置上。   组织管理:关键步骤   1)明确意义重大事件   2)按照构成因素、先后顺序、重要程度等因素排序   3)必要程度的详述 下一步行动:基本要素。   1)针对当前这项工作的每一个行进中的环节,决策下一步的行动   2)如果有必要的话,在计划过程中就决定下一步的行动方案 第二部分:远离压力,提高效率   准备阶段   启动管理计划的步骤:预留时间、确定空间(即完成事情的办公空间,相关的配套设施要完善)、基本工具(资料存放筐、信纸大小的白纸、即时贴、回形针、订书机、透明胶带、橡皮筋、自动打孔机、若干文件夹、一个日程表、废纸篓、打签机) )   建立归档系统:   (1)把参考资料文件夹放在伸手可及的地方(如果每当你想存放某些特殊文件时都不得不站起来,那你就会渐渐习惯随手把它丢到一边,从而放弃了归档。)   (2)一个按照字母顺序排列的系统   (3)准备大量备用的新文件夹(屉中的文件夹都应该至少有一半是未使用的或者是可以重复使用的。)   (4)保持抽屉中的材料少于3/4(过满会导致潜意识里就会排斥新资料的存入)   (5)用自动打签机来标注文件夹   (6)选择质量好的文件柜   (7)尽可能地消灭悬挂文件夹   (8)至少一年整理一次所有的文件夹   收集阶段   搜集一切信息资料,原因如下:   (1)这有助于你认识到自己面对的工用量。   (2)同时让你清楚“隧道的终点”在哪   (3)当开始加工处理这些环节时,你并不希望自己在心理上还对某些可能藏匿于“某处”的、尚未确定的事情纠缠不休。一旦你已经把所有的吸引注意力的事务归拢到一起,就会自然进入到思想高度集中的状态,并具有良好的控制能力。   收集要点:   (1)搜索你周围的环境,检查一下哪些事物没有到位,把它们放入工作篮。开始收集那些不完善的,以及那些已经确定行动方案,正在等待执行的事务。   (2)对以下四类事物作保留,不放入工作篮    供应品,包括一切你经常使用的、需要保留的物品。    参考资料:需要保存,以备随时查询的信息。    装饰品    设备   (3)从写字台开始、办公桌的抽屉,工作台、橱柜、墙壁、书架等等地方吧自己相关的事物一并放入工作篮,其他的东西全部清理掉。   (4)完成了其它事物的收集工作后,你大概需要20分钟到一个小时的时间把头脑中的内容一一地清理到记录用的白纸上,,只需要注重数量。宁有过之而无不及..   处理阶段   处理的几个基本原则:   (1)从最上面的一项开始处理   (2)一次只处理一件事情(每次只强调一项内容,可以迫使你集中注意力作出判断)   (3)永远不要把任何事情再次放回工作篮   工作篮中无法付诸执行的事物的处理方式:   (1)作为垃圾   (2)需要以后处理的,放入备忘录或者日程表里   (3)参考资料(它们并不要求你采取任何行动,但它们又对某些项目和主题具有潜在的价值,今后还可以提供一些极为有用的信息)   决定了下一步的行动后的三个选择:   (1)实施(如果2分钟内可以完成的话)   (2)指派给他人(如果你自己并不是最佳的执行者)   (3)交给你的管理系统(作为日后处理的一种选择)   管理阶段   管理的事情可分为七种类型:   (1)一个“工作”清单   (2)工作的辅助性资料   (3)记录在日程表中的行动和信息   (4)各种“下一步行动”的清单   (5)一个“等待”清单   (6)参考资料   (7)一个“将来某时/也许”清单   管理属于“越快越好”的范畴的行动,最佳途径是提示完成这一行动所必需的具体环境,即要么是工具,要么地点,或者完成该项工作的人。比如电话、在电脑旁、跑腿、在办公室时、在家时、议事日程、阅读/回顾。   使用原始内容作为它自身的行动提示信息   把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来   大多数人的个人管理系统所遇到的最严重的问题是:他们把一些可以付诸行动的事务与大量具有价值、但没有附加行动的资料和数据混为一谈。   检查阶段   首先看一看你的日程表,然后看一看你的行动清单,在适当条件下进行适当的回顾,定期地恢复你的心智更新你的系统,每周回顾检查   行动阶段   你必须依赖于你的直觉,最终是这样,平常也是如此。你可以通过做许多事来增强这种信任感。向你内心深处的感知力低头让步,它的联盟才智和实用价值才是一种更高的境界。信任你自己以及智慧的源泉,是自由和个人成就最好的表现。   选择当前行动的4个标准:环境、时间、精力、重要性   评估每日工作的3个标准:处理预先明确的工作、处理随时出现的新工作、安排下一步的工作   回顾检查的6个层次:生活、3~5年的计划、1~2年的目标、责任范围、当前的工作、目前的行动   达到成功境界最健康的方法,莫过于全面平衡地管理好各个层面的事务。无论处于哪一层次,关键在于立即找出所有不完善的地方以及承诺的责任。 第三部分:事半功倍的几个小窍门   窍门1:养成收集和自省的习惯    焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作而造成的,这是由于你撕毁了同自己签订的协议而导致后果。    解决办法有三:不签订协议、完成协议、重新协商协议。   窍门2:下一步行动    领先的秘密在于开始行动。开始行动的秘密在于把复杂的大宗任务分解成为可以操作的细小工作,然后开始实施第一项内容。    当你把精力转移到一种可以实施和完成的任务时,就将大大地增强你的精力和方向感。    一个行动计划面临着风险和代价,但是比起懒散懈怠所导致的长期危险和代价来说,它们要少得多。    人们总是把自己的问题归咎于环境。我不相信环境,所有在这个世界上出人头地的人都是那些勇于站起来寻找机会的人。如果无法找到,他们就自己创造条件。   窍门3:关注结果    生活中只存在两个问题:    1)你知道你想要得到的东西,但你不知道应该如何获取它,如果这样的话就想办法促成它    2)你不知道你到底想要什么,那么就制定一个目标    生活无法为我们提供皆宜更多的快乐:克服重重困难,从成功的台阶攀登上另一个台阶,然后萌发新的意愿,并亲眼目睹它们一一实现。    理想主义者认为,短期的问题无关紧要。愤世嫉俗的人相信,长期的目标没有什么了不起。而现实主义者认定,短期内已经完成的和未完成的工作状况,决定了长期目标的实现。    没有明确任务的展望只是梦想,缺乏前景的任务只是痛苦的劳作,同时拥有前景和任务才是世界的希望。 第四部分:总结   养成以下几个习惯:   (1)把一切事情从你的大脑中理出去;   (2)每当事情出现在大脑中就作出决策,而不是拖到日后;   (3)回顾和更新包含了各种悬而未决问题的完整清单   小窍门:   (1)建立起个人组织管理的设施,安排整理你的工作台,准备几个工作篮,创建一个个人的归档系统——在单位和家里,准备一个性能良好的计划手册,上面有完整的管理项目的清单。我还建议你允许自己进行一些变革,采用那些你一直希望能用来改善工作环境的方法。挂起图片,准备好笔,扔掉垃圾,重新布置工作环境,启动一个崭新的开端。   (2)预留一段时间,你可以利用这段时间整理办公室中某一个完整的区域,然后清理家中的每一个角落,把一切收到你的系统当中。   (3)同别人分享你从书中所获得的、任何具有令人鼓舞东西(这是最快的学习方法)。   (4)3-6个月后,再回顾本书的内容,你会发现很多第一次阅读时漏掉东西。


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