读书笔记

悠游反反智
2020-01-27 看过

放假五六天时间,翻看了作者写的两本《你早该这么玩Excel1、2》。相比实战多年的“表哥”、“表姐”来说,作为一个表格菜鸟的我,收获有限,但作者自创的“三表概念”,让我总体上对excel形成了略成体系的认识,这是之前翻读其他excel书籍所没有的体会,所以打算做个简单的整理笔记,帮助自己再理下这两本书的内容,也跟大家一起分享一起学习(以下主要是思路方面的概括笔记,不太涉及书中提到的具体技巧):

1.三表概念的定义:一个完整的工作簿只有三张工作表,即,参数表、源数据表、分类汇总表(作者自称是“谬论”,但我觉得有点高屋建瓴的意思);源数据表的用途是存放所有的数据明细,所以录入的动作应该在源数据表中完成,分类汇总表里体现的是数据的分析结果,这些结果只是为了展示不需要在该表中进行过多的操作,参数作为辅助数据,通常被源数据表和分类汇总表所引用,它同时为数据的准确性录入提供保障;三张表中,唯一需要手工打理的是源数据表,它是三表概念的核心,是一切分析结果的来源,也是最重要的数据资料。

2.源数据表编制的时候要注意的几个点:excel默认第一行是标题行,作为给自己看的源数据表,尽量不要用大标题占据首行;数据录入要与工作顺序保持一致;分隔符虽然美观,但会影响到分类汇总;不要在源数据表上做合计;避免出现多表头,但凡是同一种属性的数据,都应该记录在同一列,反过来说,也不要在同一列中出现复合属性;不要合并单元格(排序功能无法使用、只能手工统计);没数据也不能留白,否则会影响数据分析结果;把同类型的数据录入到一张工作表中。

3.汇总表:分类汇总的事,excel最擅长,不要手工去做,越俎代庖;做汇总表时,两个列字段是极限,一个列字段是标准,建议大家在任何时候,都尽可能只设置一个列字段,其余想要汇总的字段,都可以按顺序添加在行字段。

4.三表未动,函数先行:熟手可以直接依次输入,而新手可以在输入所需使用的函数名称后通过ctrl+A组合键调出面板;当公式里的参数为文本时,必须包含于半角的双引号""内,不然excel无法识别;F4一键切换引用类型,反复按F4,引用类型会从绝对引用开始,进行循环切换。

5.需要熟练掌握的函数公式:sumif、vlookup、if,另几个书中提到的公式,indirect、datedif、offset、match、counta、index、countif、evaluate、char、trim等。

6.学习函数4步骤:闲时浏览函数名称及主要用途(快捷键shift+F3);仔细阅读参数说明;注意观察预览结果;多看“帮助”文档,它详细解释了该函数的用途以及各个参数的填写规则,并且提供多种示例供你参考,作者认为是最有效的函数学习方法。

7.数据有效性(第二本P79-89):主要用于参数表和源数据表之间的互动,这是本书教给我的新招式,即控制单元格录入的内容,只有当单元格符合预设的条件的时,才允许录入,否则阻止录入完成并报错;在工作中,只要是对录入行为进行管理,并且需要掌控单元格的内容,就要第一时间想到数据有效性;

8.作者给出的锦囊中还提到了“名称”的使用,为了缩短描述,可以将一组单元格称为区域一,将一长串嵌套函数称为函数一,后文(第二本P92)提到了名称的使用结合数据有效性,可以跨工作表引用(对于我来说,这个锦囊的妙用理解起来有点困难)。

9.条件格式:满足设定的条件就使单元格显示为设定的格式;之前会的条件格式无非是大于某个数、小于某个数时,要求格式怎么怎么样,但条件格式的功能很强大,你可以按自己的要求设置,例如,你可以设置公式,“=B2=MAX(B$2:B$22)”,该公式就可以使该列当中最大值符合你特定的格式要求(条件格式是一种格式,复制黏贴要用格式刷)

第二册的精华就是在第四章提到的五大类表格的具体应用:有东西进出型、同一事件多次跟进型、汇总“汇总表”型、一行记录型以及存放基础信息型,每一种类型的表格都有一个套餐,包含不同的数据特色、处理技巧和使用意义。这五大类表格的应用需要多次翻看,最好在实务中遇到类似问题的时候再结合书籍进一步领会实践,没有遇到具体的问题,仅仅看了一遍,似懂非懂,会忘的很快。。。

要成为真正精通excel的人,对于普通人(对excel的研究本身没有非常大的热情)来说,最重要的还是在实战中磨炼,实战中学习,当然凝聚了前辈心血的好的工具书,可以给我们指条明路,大大减少了我们自己摸着石头过河走的弯路。总而言之,excel功能非常强大,实务中在运用excel的时候如果出现巨大工作量的时候,停下来反思一下,是不是在做没有意义、无价值的劳动了?是不是excel本身给我们提供了解决该难题好方法,是自己没想到的呢?这些设问可能也是熟练运用excel、掌握excel精髓比较重要的思考习惯。

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