想清楚,说明白。(读书笔记:《金字塔原理》)

少而美新生活
2019-07-08 看过

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一、总体评价

这是一本工具书,教你如何写出条理清晰、逻辑分明的文章

本书为麦肯锡的经典培训教材,后续诸多麦肯锡系列书都难以避免地有此书的影子。

全书分为四部分:

第一部分表达的逻辑,属于全书精华所在,借用作者的话说,第一部分足以使你理解和应用简单的公文写作技巧,当然,是在认真阅读、反复练习得以融会贯通后。

第二部分思考的逻辑,可以和《逻辑思维,只要五步》对照阅读。

(《逻辑思维,只要五步》读书笔记,文章链接https://book.douban.com/review/10084377/

《逻辑思维,只要五步》,作者:[日] 下地宽也

语言简练,层次分明,总结全面,可读性强。

其省略了欧美学术研究型的反复论证过程,并直接给出了容易上手的详细步骤,属于入门级的实操手册。

同时,由于地域和文化原因,相较欧美,日本作者的写作思路、思维习惯包括所举案例和我们更为相似,也就更容易理解。

《金字塔原理》,作者: [美] 巴巴拉·明托

因反复论证而显繁琐,但正因如此,方能知其然更知其所以然。

由于总结性稍弱,正好迫使自己在深入思考后进行提炼汇总,借此促使知识内化。

另,自己所做总结,即使相较原书不够完整和准确,但能自圆其说逻辑自洽,也是乐事一件。

两相对照,打个比方:

读《金字塔原理》,像是自己完整地做了一顿有菜有汤有饭的正餐;读《逻辑思维,只要五步》,则更像是有人把所有食材都搅拌成糊糊,喂到嘴边,你直接吞咽就好,连咀嚼都省了。

第三部分解决问题的逻辑,适合需要写研究报告的人阅读,必须结合工作实践阅读方有心得体会。

第四部分演示的逻辑,属于通用的写文章做PPT的注意要点,对于写作基础薄弱的读者具有借鉴意义。

另,

在进入第二部分详细分享之前,先在此对金字塔原理的基本概念进行简单说明:

金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。

金字塔原理的基本结构是:中心思想明确,结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。先重要后次要,先全局后细节,先结论后原因,先结果后过程。

金字塔原理训练表达者:关注、挖掘受众的意图、需求、利益点、关注点、兴趣点和兴奋点,想清内容说什么、怎么说,掌握表达的标准结构、规范动作。

金字塔原理帮助达到沟通目的:观点鲜明、重点突出,思路清晰,主次分明,让受众有兴趣、能理解、能接受、记得住。

搭建金字塔结构的具体做法是:自上而下表达,自下而上思考,纵向疑问回答/总结概括,横向归类分组/演绎归纳,序言讲故事,标题提炼思想精华。

二、分享

(一)表达的逻辑

1、金字塔基本结构图

2、为什么选择金字塔结构

由于,大脑思维工作方式的一些发现:

(1)大脑自动将信息归到金字塔结构的不同分组中,以便于理解;

(2)任何预先归到金字塔结构中的思想组都更加易于理解。

因此,如果你的文章结构呈金字塔形,文章的思路自金字塔顶部开始逐渐向下展开,那么读者肯定会发现你的文章比较容易读懂。

这说明,任何书面文书都应有意地将其思想组织成金字塔结构。

3、如何组织金字塔结构

(1)归类分组、找出逻辑关系、抽象概括

原因:

人一次能够理解的思想或概念的数量是有限的。研究认为,大脑的短期记忆无法一次容纳约7个以上的记忆项目。大脑比较容易记住的是3个项目,当然最容易记住的是1个项目。

同时,大脑会认为一同发生的任何事物之间都存在某种关联,并且会将这些事物按某种逻辑模式组织起来。举个例子,古希腊人向星空眺望时,看到的是由星辰组成的各种图案,而不是散乱的星辰。

结论:

金字塔结构能够满足大脑的要求:

1)仅记忆7个以内的思想或概念;

2)找出其逻辑关系。

举例:

归类分组前:

葡萄、牛奶、土豆、鸡蛋、胡萝卜、桔子、黄油、苹果、酸奶油

归类分组后:

蔬菜:土豆、胡萝卜

水果:葡萄、桔子、苹果

蛋奶类:鸡蛋、牛奶、黄油、酸奶油

(2)自上而下表达,结论先行

最清晰的表达顺序:

先提出总结性思想,然后再提出被总结的具体思想。

概括地说,读者必然会将所读到的思想进行归类概括,以便记住这些思想。

如果作者传达给读者的思想事先已经经过归类和概括,并且按自上而下的顺序表述出来,读者就能更容易地理解作者所表述的思想。以上说明,条理清楚的书面书应当具有金字塔结构,并且不断"自上而下"地向读者传递信息(虽然在写作之初作者的思维是"自下而上"进行的)。

理由:

由于知识背景和理解力的千差万别,读者很少能够对作者表达的思想组作出与作者完全一样的解读。

(3)自下而上思考,总结概括

1)金字塔中的思想以三种方式相互关联--向上、向下和横向。

2)文章中的思想必须符合以下规则:

A、文章结构中任一层次上的思想都必须是其下一层次思想的概括;(A即:纵向结构,总结、支持)

B、每一组中的思想都必须于同一范畴;

C、每一组中的思想都必须按逻辑顺序组织。

(B+C,即:横向结构,共同性、顺序性)

3)组织思想的分析过程,对应常见的四种逻辑顺序:

A、演绎推理

演绎顺序:大前提、小前提、结论

B、因果关系

时间(步骤)顺序:第一、第二、第三

C、对某种现有结构进行评论

结构(空间)顺序:波士顿、纽约、华盛顿

D、类别

重要性顺序:最重要、次重要,等等

4、金字塔中的子结构

(1)序言:讲故事式结构

一篇文章可以大概分为序言和正文,文章的开头就是序言:

通过概述部分读者已知的信息,将文章要回答的问题与已知的信息产生关联,然后提供文章的答案。

也就是“讲故事模式”:背景+冲突+疑问+回答

1)为什么要用讲故事的形式

毋庸置疑的是我们都喜欢听故事,不管故事是真的还是虚构的。

要想让读者接受到作者的全部信息不是件容易的事情,需要读者暂时抛开其他的想法,同时需要吸引读者的注意力使其浸泡在其中。

在开始的时候,讲述一些读者已知的、简单易懂、容易接受的信息,能提高读者的期望,我们都不希望大费周章地阅读一些晦涩难明的信息,这很容易产生厌倦感并中途放弃。

2)序言应该写多长

序言的目的在于引导读者顺着思路走,合理的序言通常在2~3段之间,说明“背景”和“冲突”的文字可达3~4段,但是不要再长了。同时避免出现图表,出现这样的情况,说明你肯定过分强调已知的事实,这是不可取的。

另一个参考序言应写多长的因素是面向的读者群体,如果你与文章的读者平时的关系很近,可以缩短序言的长度。

无论怎样,序言都应该能提示读者产生疑问。

3)何时引入“背景”

在引入“背景”前,应先提一些与文章主题相关的内容,这些内容应该是读者所能认可的或将要认可的。如果发现文章中没有与主题相关的背景,可能是因为选错了主题,或是开始讨论主题的时机不对。

合理的“背景”能为讲故事做好准备,能让读者产生像“是的,我认为是这样,那又怎样”的想法,这有助于提出该“背景”下的“冲突”。

4)什么是“冲突”

这里的“冲突”类似于讲故事时推动情节发展的因素,能促使读者提出“疑问”,不具备“不利的变化”的含义。

通常情况下,多数的文章都是回答这四种疑问中的一种:

我们应该做什么?

我们应该如何做?

我们是否应该这样做?

为什么没有达到预期效果?

5)序言四要素的四种顺序

序言应采用“背景—冲突—疑问—回答”这样的结构,但这4个要素的出场顺序是可变的,通过不同的顺序,可以达到不同的效果。

举例:

基本资料:

背景:业务多元化研究服务在过去5年中增长了40%

冲突:无法证明我们的工作对客户有明显益处

疑问:如何确保多元化研究确实对客户有明显益处?

回答:实施“公司发展项目”,以研究该问题

A、标准式:背景—冲突—回答

近几年来,本公司已经因为提供多元化研究服务而向许多客户收取了大量费用。但是至今伦敦办事处也没有一个员工能够证明,某客户的某项收购案或并购案与本公司的工作密不可分。该办事处为庆祝第一个能够作出此项证明的员工而准备的香槟酒一直无人开启。然而,本公司的多元化研究服务在过去5年中增长了40%。因此,现在应该实施一项“公司发展项目”,以研究我们如何确保多元化研究确实能够为客户带来显著的利益。

B、开门见山式:回答—背景—冲突

我们实施“公司发展项目”的首要目标,是提高我们帮助客户实施业务多元化的能力。尽管在伦敦办事处,我们帮助客户找收购或并购对象的服务在5年中增长了40%,但是我们不能证明任何一项收购案或并购案是与我们的工作密不可分的。

C、突出忧虑式:冲突—背景—回答

据我了解,目前伦敦办事处还没有一个员工可以说,他为客户所作的多元化研究,已经为客户带来了客户自身无法达到的明显效益。这种情况令人吃惊,因为我们在多元化研究领域的服务在过去5年中已经增长了40%。从良心上讲,我们不能继续为无法取得显著收益的工作收取客户的报酬,这样做也难以维持我们的良好声誉。因此,我建议实施一项“公司发展项目”,研究如何是我们的业务多元化研究服务真正为客户带来显著的利益。

D、突出信心式:疑问—背景—冲突—回答

我们如何确保业务多元化研究继续成为我们的重要服务项目?此项服务目前已占我们公司总营业额的40%,但是我们难以举出几个我们为客户提供了必不可少帮助的例子。如果不采取措施提高我们的工作价值,我们就会面临失去该领域发展优势的实际风险。

为此,我建议立即实施一项“公司发展项目”,以研究如何改善我们在该领域的服务能力,使该项服务能够不断为客户带来显著利益。

6)写序言的三个原则

A、序言的目的是“提示”读者而不是“告诉”读者某些信息

在序言中,向读者提供一些需要对其进行证明才能被接受的信息是不可取的。

B、序言必须包含讲故事的3个要素:即“背景”、“冲突”和“回答”

“背景”、“冲突”和“回答”必须出现在序言中,但出现的顺序是可变的,同时应被组织成故事结构出现。

C、序言的长度取决于主题和读者的需要

序言包含的是读者充分理解所必须的任何信息,例如问题的背景与渊源,术语的定义等。

最后还要提一下的是,全文的中心依赖于读者提出的第一个疑问。

(2)纵向关系:主题和子主题之间建立一种疑问/回答式的对话

通过纵向联系,可以建立一种疑问/回答式的对话,从而使读者带着极大的兴趣了解作者的思维发展过程,同时,这种纵向联系可以迫使读者按照作者的思想作出符合逻辑的反应。

为了向读者传递新的信息而进行的表述必然会使读者就其逻辑性产生疑问――例如:"为什么会这样?""怎样才能这样?"或者"为什么这样说?"作为文章的作者,必须在该表述的下一个层次横向地对该问题作出回答。同时,文章的回答仍然是向读者传递他不知道的新信息,这又使读者产生新的疑问,于是又在再下一个层次对新的疑问作出回答。

作者将不断地按照"引起读者疑问并回答疑问"的模式继续写作,直到认为读者不会再对新表述提出任何疑问为止。

(读者不一定会同意作者从第一个表述到最后一个表述的思维发展方式,但是至少能够明确地了解作者的思路,而这就是任何作者期望的最佳效果。)

因此,金字塔结构的巨大价值,就在于迫使你在理清你的思路时,对纵向的疑问/回答式逻辑关系在视觉上清晰化。你所做的每一个表述都应当引起读者的疑问,而你也必须在这一表述以下的结构层次上横向地对读者的疑问予以回答。

(3)横向关系:子主题之间明确的归纳或演绎关系

当考虑在下一结构层次上如何表述时,必须保证你的表述能够回答在其上一个结构层次的表述所引起的疑问,同时还必须保证表述符合逻辑。也就是说,表述必须具有明确的归纳或演绎关系,但不可同时既具有归纳关系、又具有演绎关系。

A、演绎关系是从因到果,推理层层递进,推理的结论就是上一层级思想。

B、归纳关系是子思想之间有共性,上一层级思想就是对子思想的概括总结,或者说可以用一个名词进行归纳。

演绎和归纳的区别:

演绎推理,第二点是对第一点主语或谓语的论述。

归纳推理,同组中的思想具有类似的主语或谓语。

归纳推理比演绎推理难得多,因为归纳推理更需要创造性的思维。在归纳推理时,大脑首先注意到若干不同的事物(思想、事件、事实)具有共性、共同点,然后将其归类到同一个组中,并说明其共性。尽管如此,在金字塔的较高层次上,归纳法总比演绎法更容易理解。因为如果演绎推理的步骤超过4个,就会出现过于复杂,难以概括的局面。

(二)思考的逻辑:自下而上思考,总结概括。

1、现状:简单罗列要点,缺乏思考

当前,常见的两种错误:

(1)仅仅因为可用同一个复数名词概括,而关联性不强的思想以列举的方式放在一起,例如,"十个步骤"或"五个问题"等,实际上这些思想缺乏内在的逻辑关系;

(2)金字塔结构顶端的主题思想使用的是"缺乏思想"的句子,例如,"该公司存在五个问题",而非具有揭示性的观点。

问题是,我们不能就此止步,而应当进一步思考,以保证每组中的各个思想之间确实存在某种内在的逻辑关系,然后再明确说明这种逻辑关系的隐含意义。

2、目标:按逻辑关系进行“分组”,进而概括思想、“提炼”主题

基本原则:

(1)前文回顾,文章中的思想必须符合以下原则:

A、文章结构中任一层次上的思想都必须是其下一层次思想的概括;(A即:纵向结构,总结、支持)

B、每一组中的思想都必须于同一范畴;

C、每一组中的思想都必须按逻辑顺序组织。

(B+C,即:横向结构,共同性、顺序性)

(2)概括总结句的原则

拒绝使用“解乏思想”的模糊措辞。比如,我们需要做以下三件事。

要“具体明确”地说明“行动结果”/“描述目标”。比如,我们做以下三件事是为了在今年年底将利润提高十个百分点。

(3)分组的MECE原则

相互独立、完全穷尽。

常见应用:

(1)因果关系--时间(步骤)顺序--行动性思想

1)应用场景

通过设想某一流程,得出行动性思想。

2)目标

任何一组相互独立和完全穷尽的行动思想加上其导致的结果,能够形成一个独特的封闭体系。

也就是说,如果某人采取了一系列特定的行动,就肯定能够产生此前已经说明的特定结果。

3)逻辑排序的要点

对行动性思想(如:说明行动、活动、行为、步骤、流程)进行排序的要点如下:

明确说明每一行动产生的最终结果。

把能产生相同最终结果的思想合并、归类、分组。

确定该组思想的分组基础,并依此排序。

检查是否遗漏了任何步骤。

4)概括思想的步骤

发掘每个行动的实质;

区分行动的不同层次;

明确说明行动性思想产生的最终结果(效果、目标);

直接由行动概括出结果。

5)举例:针对“直接概括行动的结果”,改造语言模糊问题

这个例子是关于一家公司的产品开发问题。

产品开发所面临的问题包括:

1.如何将公司和市场希望的该产品具有的功能融入产品开发过程?

2.如何针对不同项目安排和分配公司的资源?

3.如何缩短产品开发时间,同时考虑到营销人员的需求?

4.如何组织和管理公司的研发资源,以满足投产时间的要求?

5.如何使公司内外了解有关信息,以尽量提高产品上市的力度?

6.如何促进研发人员和管理人员在产品开发问题上的合作?

按照我们一贯的步骤,首先应将各个句子尽量简化,以便于我们的思考:

1.开发适当的产品

2.合理分配资源

3.高效完成

4.及时完成

5.有效营销

6.研发/管理人员合作

然后,我们再将其划分为一些小组:

1.确定能够符合市场需要的产品

――包含所需的功能(1)

――满足营销人员的需要(3b)

2.尽量在最短的时间内完成开发(3a)

――合理分配资源(2)

――使研发时间符合投产要求(4)

――加强研发人员及管理人员的合作(6)

3.以最有力度的方式将产品推入市场(5)

接下来,我们需要概括出其主题思想。如果我们完成了这三个步骤,将得到什么结果?显然,我们将抢在别人之前获得市场所需的产品,并达到最高的销售量。

在作出概括之前,我们还应当回过头来,想想一般人对产品开发问题都了解些什么。我们知道,最先推出某种产品的企业能够抢占市场先 ,而且产品更新换代的速度也越来越快,因此,对企业来说,缩短产品研发周期是首要任务。具有这些背景知识后,我们可以合理地假定,该作者希望表达的思想应当如下:

产品开发面临的主要问题,是我们能否比其他竞争者更有效地应对市场需求。

(我们如何才能迅速有效地应对市场需求?)

1.我们能否发现市场需要的适当产品?

2.我们能否缩短产品上市前不必要的时间延误?

3.我们能否进行有效的营销,以最大限度地提高销售量?

(2)共同特征--结构(空间)顺序--描述性思想

1)应用场景

通过评论某一结构,得出描述性思想。

2)目标

保证描述结果的完整性、合理性。

3)逻辑排序的要点

对描述性思想(介绍观点、论点、论据、情况、信息)进行排序的要点如下:

把说明类似事务、或具有共同点的思想归类、合并、分组。

确定该组思想的分组基础。

把所有思想转换成完整的句子,并决定其顺序。

检查是否遗漏了任何步骤。

4)概括思想的步骤

找出主语、谓语、宾语或含义的共同性;

确定包括这些思想的最小范畴;

说明共同性隐含的意义。

5)举例:首先找出共性,下一步还要找出更密切的联系。
下面是对一个信息系统产生的信息提出的五点意见,其共性体现在每个句子的谓语(动作)上:

1.有关核算、估算和调查的数字应当更新。

2.现在需要有关各类员工的经常性人事变动的数字。

3.应当收集招标中的竞争信息,以便监控不同市场的竞争激烈程度。

4.现有的有关市场上工资水平的信息不够充分。

5.需要有关部门和项目资金锁定的数字。

简化后如下:

有关信息

1.应当更新

2.现在需要(有关信息)

3.应当收集(有关信息)

4.不够充分

5.需要(有关信息)

可以看出,以上思想可以分为两组:

--认为有关信息不存在(2、3、5)。

--认为有关信息存在,但不充分(1、4)。

这两组思想实际上是对原有思想又进行了一次分类。那么,为什么只有这两类问题,而不包括其他的问题呢?这两组问题之间有什么共同点,从而使作者认为应当将其列在一起呢?

也许是因为这些问题都表明该系统产生的信息对计划目的没有什么帮助。因此,作者应当得出的概括性思想应为:

目前建立的计划体制所产生的信息对计划目的没有帮助。(为什么?)

--或者所需信息不存在;

--或者所需信息存在,但不充分。

确定了概括性思想之后,你就可以应用逻辑顺序的概念,检查该信息系统是否还有什么问题被作者遗漏了。譬如,此例中的作者也许可以再检查一下是否存在"所需信息存在,也很充分,但提交的格式不适当"之类的问题。

(三)解决问题的逻辑:界定、分析、解决。

1、适用场景

主要用于写作研究咨询报告,提高效率的秘诀在于:

A、界定问题

B、有条理地搜集和分析数据,以便它们转换为金字塔的形式

2、界定问题(问题是什么?在哪里?)

界定问题的重要性:

解决问题只不过是通过对问题的表述使解决方案不言自明。

(1)什么是问题?

问题说明你已有的和你想要的之间存在差距,这种差距不是凭空产生的,而是来自某一情境,并在一系列特定的条件下发展而成的。条件可能很简单,也可能是很复杂的因果关系。无论是哪种情况,了解其发展历史是确定差距之性质和把握其重要性最基本的展开要素。

(2)界定问题的四个要素

1)切入点/序幕(事件发生背景,平常是什么样子的)

2)困扰/疑惑(突发事件)

3)现状,非期望结果(突发事件造成的问题)

4)目标,期望结果(解决问题,回归正常)

3、结构化分析问题(为什么?)

(1)通过外展推理,收集信息

虽然传统但是有效的科学收集信息的方法:

1)提出各种假设

2)设计一项或几项重要的实验,根据产生的各种结果排除一个或多个假设

3)通过实验得出明确的结论

4)相应地采取补救措施

换句话说,就是强迫自己思考问题产生的各种可能原因,这种技巧叫做外展推理。

(2)设计诊断框架,寻找原因

设计诊断框架,按照MECE原则采用“相互独立,完全穷尽”的分类方法:

1)呈现有形结构;按组织结构、行业结构等进行分解

2)寻找因果关系;按财务结构、因果结构等做分解

3)归类分组:把所有可能的原因按相似性分类,前提是这种预先的分类有助于综合分析各种事实。

4、通过建立逻辑树,形成备选解决方案。(怎么做?)

逻辑树是将问题的所有子问题分层罗列,从最高层开始,并逐步向下扩展。

把一个已知问题当成树干,然后开始考虑这个问题和那些相关问题或者相关子任务。每想到一点,就给这个问题(也就是树干)加一个“树枝”,并标明这个“树枝”代表什么问题。一个大的“树枝”上还可以有小的“树枝”,如此类推,找出问题的所有相关联项目。逻辑树主要是帮助你理清自己的思路,不进行重复和无关的思考。

(四)演示的逻辑,用金字塔形式呈现。

1、word版成果展示要点

(1)标题,注意要点

1)每一层次的标题不可能只有一个

2)相同的思想观点应采用相同的形式

3)标题用词应反映思想的精髓

4)标题和正文应分开考虑

标题更多的是为眼球而写,而不是为头脑而写。

5)每组标题应予以介绍

这样做是为了说明该组标题将解释或辩论的主要论点,以及将要提出的思想观点。如略去这段介绍,读者可能一头雾水,只有读到文章的结尾才弄明白你在本节中想要证明的论点,而这时他可能记不起文章的开头部分了。因此,千万不要紧接着文章题目写每一章节的标题,也千万不要紧接着每一章节的标题写每一小节的标题。

(2)用下划线划出主要论点,注意要点

1)必须严格运用疑问/回答结构

下一层次的各个论点必须而且只需直接回答上一层次论点提出的问题。这种格式不允许用优美的语言或详细描述,因为会破坏对逻辑清楚明确的展示。

2)必须注意论点的措辞,说明论点的信息越少越好

如果读者必须费力看完30个单词后才能抓住论点,就很难理解文章的逻辑关系。所以当你发现自己的论点超过12个单词,或者包含不止一个主语和谓语时,就应该重新考虑论点的措辞。

3)必须坚决把论点限制在演绎推理和归纳推理的框架内

很多人无视这一要求,只是简单地罗列观点,而忽略了演绎和归纳的细节。在演绎推理的链条中,永远不会有四个以上的论点;在归纳推理的链条中,则不会超过五个。如果发现自己的论点超过了以上数字,你很可能没有对自己的论点进行分组。这时,你应该重新考虑自己所说的一切。

(3)上下文之间要有过渡

写完序言后,就进入了文章的正文部分。这时需要写一段简短的文字,介绍每一关键句论点。在长一些的文章中,也应该在每一组主要思想观点开始或结束的地方稍作铺垫,让读者知道已经论述的和下一步计划论述的内容,同时保证论点和论点之间的联接流畅且不机械。

因此,不应该像下面这样写:

本章探讨了优先考虑某些事项的必要性。下一章将探讨如何决定优先考虑的事项。

换句话说,不要把两个章节在做什么联接在一起,而应该把它们说的内容,即主要思想观点联接在一起。就好象同时看两个方向――回头看已说过的内容,向前看将要说的内容。

在每一章节或小节的开始,可以采用讲故事或承上启下的方法来作铺垫。如果章节比较长,也可以在结尾处作一总结,然后再继续往下进行。

(4)序言&引言,讲故事

一种把读者带入关键句论点的好方法是向他讲述情境――冲突――疑问三部曲,自然而然地引出关键句论点作为故事的答案。

举例,范围逐渐缩小:

1)标杆比较

首先介绍标杆比较。比方说,你是一家银行,已经实行了非常有效的全面质量管理,假设你的贷款申请时间已经从2天减为2小时。你可能认为这么大的降幅足以确保竞争优势。遗憾的是,不把自己和竞争对手作比较,就无法知道真实情况是否如此。这就是正式的标杆练习必不可少的地方。

2)活动管理

不错,你已经通过了正式的标杆比较评估,结果表明你是全行业最好的,其他所有人都在比照你衡量他们自己。现在,当然,你有权为你的公司骄傲。事实上你也可以这么做,条件是你从提供产品和服务中得到的实际收入足以弥补提供它们的实际成本。要决定什么是你最擅长的又最值得做的,惟一方法就是按活动而不是按作用对这些成本进行分析。这就是活动管理发挥作用的地方。

3)全面质量管理

好吧,你已经作了标杆比较,也采纳了活动管理,甚至可能取得了竞争优势。现在你能松口气吗?你对目前公司的经营方式有自信吗?如果你还在使用我们一开始说的老的全面质量管理流程的话,答案是"不"。因为现在的问题是,你能保持住你的竞争优势吗?答案很可能是不,除非全面质量管理流程符合现在使用的方法。着意味着你将进行哪些改革?

(5)承上启下

关键是从上一节挑选关键词或短语并把它用在下一节的起始句,让两节之间的过渡既清晰又自然,当然,还必须和下一节的主要论点相结合。

举例,承上启下的连接段落可以这么写:

1)两节之间

现有的最高主管和委员会机构存在两处主要缺陷,严重限制了里兹―赖恩饭店利用其联合资源的程度。

2)两个小节之间

除任命一位董事总经理外,里兹―赖恩饭店还应该对主管机构进行许多变动,以建立明确的职权范围。

3)两个支持性论点之间

正如只有一位专职的总经理才能有效地协调业务和职能活动,只有一位专职的总经理才能坚定地施加强大无情的压力,从而带来整个组织的改进。

(6)文章结尾

理论上,如果你是按照金字塔原理写作序言和构思文章正文的,就没有必要再写结论性的文字,因为你已经在文章开头清楚地说明了读者的问题,并按无懈可击的逻辑关系给予了完整的回答。但是,你会感到一种心理需要,应该优雅地结束,而不是简单地停笔。就像人们在备忘录的最后往往写上"如果您有任何问题,请随时来电话",反映的就是这种心理需要。不但要向读者总结你所说的内容,而且要让读者产生一种恰到好处的情感。这是亚里士多德关于如何下结论的忠告。

读者是否要在一篇商业文章的结尾产生"恰到好处的情感",可以进行商榷,但我认为作者应该让读者感觉到有一种采取行动的需求和愿望。因此应该给读者一些提示,他在读完文章获得新的知识后要思考些什么或能够做些什么。这种提示可以采用哲学见解的形式,也可以采用即时行动建议的形式。

举例:

亚伯拉罕.林肯在他的第二次总统就职演说中就同时使用了这两种方法:

“对任何事不怀恶意,对所有人心存宽厚,对正义坚信不移,因为上帝使我们看到了正义,让我们继续努力完成正在进行的事业,包扎好国家的创伤,关心那些肩负战争重任的人,照顾好他们的遗孀孤儿,去做能在我们自己中间和与一切国家之间缔造并保持公正持久和平的一切事情。”

2、PPT版成果展示要点

(1)最基本的规则

1)文本幻灯片应只包含最重要的、经过适当分组和总结的思想观点,叙述时应尽量简洁;

2)演示应使用各种图表(图、表或示意图)作配合;

3)演示反映经过深思熟虑后的故事梗概和剧本。

演示文稿包括两类幻灯片――文本和图表(图、表或示意图)――理想的比例是图表占90%,文本占10%。它们的作用是:

1)说明演示的结构(文本幻灯片)

2)强调重要的思想观点,比如结论、建议或下一步要采取的措施等(文本幻灯片)

3)阐明单用文字难以说清楚的关系(图表)

(2)清楚你要演示的内容

1)每次只演示和说明一个论点

2)论点应使用陈述性语言,而不是标题性语育

你可以用一两个词或一个简短的陈述句来提出观点,例如:

销售前景/销售前景看好

显然后一种说法不会让观众误解你的论点。

3)文本应尽量简短

每一张幻灯片最好不要超过6行或约30个单词。如果一张幻灯片无法说明一个思想观点,可以使用更多的幻灯片。

4)使用简单的单词和数字

比如490万美元就比4876987美元更容易让人记住。

5)字号应足够大

6)注意幻灯片的趣味性

趣味性决于布局、字号的选择和颜色的运用。

(3)图表幻灯片的标题

制作图表幻灯片的诀窍是:确定你想用图表回答的问题,把答案作为图表的标题,然后选择最适合表现论点的图表形式。

图表的标题一定要直接传达信息,要么以一个完整的句子,要么以一个含有动词的短语,这样才能保证图表给观众的视觉印象和所要传达的信息协调一致。比如,"各地区利润份额"所包含的信息就要比"西部地区约占利润的一半"少得多。

图表标题标明论点还能最大限度地减少混淆,因为不同的观众有不同的观点、背景和兴趣,关注问题的角度也会不同。好的图表标题能立即让观众的注意力集中在你希望强调的数据方面。

3、字里行间充满画面感

遣词造句要做到条理清晰,必须从"看见"你所要说的内容开始。有了图像后,只需简单地把它复制成文字。读者反过来也能从你的文字中重新臆造图像,这样不仅理解了你的思想,而且过程本身也是一种享受。

在理解每个字词的时候,你的头脑中应该逐步描绘出一幅思想图画。当你理解一个又一个的短语和句子时,图画的细节变得更加丰富。你所描绘的图像不是摄影意义上的图像,而是"记忆图像",随着文章的进展而逐渐清晰起来。

举例:梭罗的《瓦尔登湖》中的一段

1845年3月底将近的时候,我借了一把斧子,走进瓦尔登湖畔的森林中准备盖房子的地方,开始砍伐一些如箭矢一般高耸入云的小白松,来做我的木料。我的工作地点在一个令人愉悦的山坡,透过坡上茂密的松林,能看见湖水,还有林中的一小块开阔地,小松树和山核桃树郁郁葱葱。湖水凝结成的冰面虽然开了几个窟窿,但还没有完全融化,全被染成了黑色,而且往外渗着水。

总之,做到文理清晰的有效方法就是,强迫自己想像各种思想观点之间的内在关系。头脑里有了清晰的图像后,就能立刻把它转换成清楚的句子,读者也能马上理解和吸收,并在记忆中以图像的形式储存知识。

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