《搞定》:你还为混乱的时间管理发愁吗?来试下这种无压工作法

卡卡
2019-05-16 看过

大家好,欢迎来到“卡卡读书”。今天要为大家解读的是第二本时间管理相关的书《搞定Ⅰ:无压工作的艺术》。

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现代社会生活节奏很快,工作的事儿,家庭的事儿,一大堆,每个人一天下来都是焦头烂额。

面对这种情况,很多人第一反应就是制定一个时间表,规定好某个时间干某件事,这样既能把时间用在刀刃上,又显得很有条理,不会遗漏任务。

但事情根本不会这么简单,因为时间表有一个明显的缺点:不够灵活。

比如,你规定自己9点-11点写完一篇文章,然后中午11点-12点和好友共进午餐。结果文章写到一半,卡壳写不出来了,或者在规定时间内写不完了,怎么办?

遇到过类似情况的小伙伴都知道,你马上就会感到压力,变得焦虑,然后陷入一个恶性循环:压力越大,效率越低;效率越低,压力越大……如果这时又有一个你不得不立即处理的突发情况,比如领导给你一个紧急任务,你大概有骂人的冲动。

因为既难以精准预测每个任务的完成时间,又无法应对突发情况,所以越精确的时间表,使用起来越容易变得混乱(而过于粗放的时间表又没有意义)。

混乱带来压力,会干扰我们的大脑,严重影响我们的效率和创造力。

那么问题就来了:如果不用时间表,我们该如何应对数不清的任务呢?

《搞定》这本书,提供了一个以英文书名“Getting Things Done”缩写“GTD”命名的新方法:不管理时间,直接管理任务。其核心理念就是把所有任务都转化为可执行的行动,并赶出我们大脑,为大脑制造一个没有压力的环境,充分释放大脑的创造力,高效完成工作。

因为GTD能够消除压力、提高效率,所以说越忙的人,压力越大的人,越应该试一试这个方法。据说40%的世界500强企业都在使用GTD管理方法。

《搞定》的作者戴维·艾伦,是开发个人潜力、提升企业效率的世界级权威,曾被《福布斯》杂志评为美国最优秀的管理教练之一。

1 什么是GTD?

了解GTD之前,我们首先得弄明白工作压力来自何方。

很多人认为,压力是因为事情太多,可仔细想想,你会发现,压力的来源不是事情太多,而是对完成这些事情的承诺。

比如,你今天的任务有如下几个:上午10点和同事讨论新的工作方案,下班前做完PPT,下班后给自己买一件新衣服,给孩子买一本新书。

这些任务中都隐含着承诺,讨论工作方案,做PPT是对老板的承诺,他给你开工资,你得把活干完;给孩子买书,让孩子开心,是对孩子的承诺;买衣服,让自己看起来更漂亮,是对自己的承诺。

承诺让我们总担心完不成任务,让我们陷入了压力之中;如果没有承诺,任务是否完成无所谓,我们就不会感到任何压力了。

GTD通过完成承诺,帮我们消除压力,高效工作。

第一步是以结果为导向,把所有任务都转化为可执行的行动。

我们回想一下平时是怎么记录任务的?比如今天只有一个任务(这是为了方便说明,当然每天不可能一个任务):和朋友吃饭。你可能在头脑中,或者在手机上记录个关键词:吃饭。

这种传统的记录方法,会给大脑带来额外负担。在哪吃饭,几点出发,开车还是地铁,开车万一堵车怎么办,地铁卡带着了吗,吃饭时要不要和朋友讨论正式的问题,要不要准备一下措辞……

只一个任务,大脑就要考虑这么多,如果是五个任务、十个任务呢,大脑很容易就陷入忙乱。而且,这些问题会盘踞在我们脑海中,时不时地跳出来,分散我们的注意力,影响我们的专注度。

通过把任务转化为行动,GTD能有效解决这个问题。

我们先事先思考一下,任务完成的结果是什么。

以和朋友吃饭为例,你希望得到的理想结果是什么?

为了推动事情进展,你采取的下一步行动是什么?

你希望不迟到,所以决定乘坐更准时的地铁;你希望和朋友愉快地聊天,不受别人打扰,所以最好定个包间。这样,我们通过提前思考,把每一个任务都转化为具体行动。

然后,我们不再记录“吃饭”这个任务而是转化后的行动。比如,“中午12点定包间”、 “下午两点四十乘坐地铁去餐厅”这样的可执行的行动。

这个看似微小的调整,却改变了我们解决问题的方式:我们随时拥有一个可执行的“下一步行动”,每个行动可能用一两分钟就能完成,但这些行动却扎扎实实地推动了整个任务的完成。

第二步是把这些行动列成清单,放置在一个可靠的存储器中,清空大脑,让大脑处于高效工作状态。

这种存储器,可以是笔记本,可以是手机软件,不管是什么,总之逻辑性要强,能分门别类的记录清单,并可以随时查询。这样,我们大脑就可以不用记录这些行动,而是把精力解放出来,全部投入到正在执行的、唯一的行动,高效地完成任务。

人的大脑就像电脑的CPU,是用来工作而不是记忆的。如果记忆区域占了太多缓存,工作区域的效率就会降低。清空大脑就像清空CPU的缓存,为的是释放更多的能量,用在工作而不是记忆上。

GTD的核心理念我们懂了,那么,具体怎么使用这个方法呢?很简单,我们通过横向管理和纵向管理两个方面,就可以轻松掌握这个方法。

2 GTD的横向管理

GTD通过横向管理,把能想到的行动和项目都管理起来,事无遗漏,一一完成。

横向管理,搜集任何一件材料,记录成清单,放入存储器中。

材料包括什么呢?任何进入我们精神世界中,没有指定下一步行动的东西,都叫做材料,工作、购物、和朋友吃饭、读书、遇到一篇好文章、收一条微信、发一封邮件,遛狗、浇花等等,任何生活和工作中可能需要行动的事件都算。

然后,这些材料要分成两大类:

不需要行动类:

垃圾:永远不需要行动的,可以扔一边不管。比如你已经核对完的账单。

参考资料清单:可能作为某个行动的参考资料。比如,发现一篇好的理财文章,写稿可能用上。

将来也许清单:现在不会,但将来可能采取行动。比如,等孩子放假后带他去迪士尼玩。

需要行动的:

立即执行:行动能在两分钟之内完成的,立即执行。比如给别人回一条微信。

下一步行动清单:如果这份工作需要尽快完成,记录到这个清单中。比如要求定时完成的工作。

日程表:两分钟内不能完成的行动,需要指定时间内完成的,放在日程表里。比如,读完一本书。

等待清单:如果这个工作要指派别人完成,那么指派别人,记录到清单中。

工作和生活中,还有一些由多个行动组成的项目。所以,我们还需要一个“项目”清单。

项目清单:把项目中的行动,都拆解到清单中。比如写一本书,就是一个项目,因为它需要查资料、列提纲、写初稿等很多行动组合完成。

6个清单(去掉垃圾和立即执行),包括了我们生活和工作中的所有行动。

列出清单后,我们要在固定时间定期回顾,对下一步行动进行筛选,对清单进行检查。一般来说,回顾最频繁的,应该是日程表。

为了实现履行承诺、减少压力的目的,日常表应该是神圣不可侵犯的,里面的任务必须完成。然后是下一步行动,一有时间就应该完成。“项目”、“等待”、“将来也许”这三个清单,定期回顾,对行动进行追踪就可以了。

如果我们遇到了突发事件,我们可以按照组织整理的步骤,把突发事件转化为行动,或者立即执行,或者列入其它清单中等待处理。

回顾会不断完善整个系统,让系统竟然有序,最终形成良性循环。可以说,回顾是成功执行GTD的关键因素。

3 GTD的纵向管理

大多数情况下,我们只需要“横向”管理就能搞定生活和工作中的任务了。但有时,我们会遇到包含多个行动的项目。

这时,我们就需要通盘考虑,把项目分解为若干具体的、可执行的行动。这个过程,就叫做“纵向管理”

我们来举例说明一下。比如要写一篇稿,就可以视为一个项目。这个项目中,会包含搜集资料、学习同类作品、列提纲、写初稿等很多行动。我们把“写稿”这个项目分解为“搜集资料、列提纲”等具体行动,就是一个典型的纵向管理。

对于项目管理,不用刻意进行,最有效的纵向管理方式是自然计划。

所谓自然计划,就是遵循头脑的自然规律来思考问题。比如我们要吃饭,很自然地就会想到到哪吃,吃什么,怎么去,这就是遵循头脑的自然规律。

我们如何才能做好一个自然计划呢?

首先,我们要考虑目标。为什么要做这个项目?要达到什么样的目标。比如你想写一本书,你的目标是什么?是为了实现出书的梦想,还是想写出畅销书,或者想写出流传后世的经典作品?不同的目标,要执行的行动时绝对不一样的。

其次,自然计划需要我们想象项目完成时的情景。想象会让大脑激发相应的生理反馈,当大脑对我们所渴求的前景产生一个清晰的镜像时,大脑就会自动帮我们填补现状和结果之间的空白,帮我们完成计划的制定。

这种想象胜利的做法并非自欺欺人。人类大脑皮层中有一种网状组织,用于连通我们自身意识的途径。当我们开始想象胜利景象时,就像打开了电源开关,网络系统会被激活,自动搜索储存在意识深处的思想和信息,帮我们高效率地制定出计划。

不过需要注意的是,在所有项目中,大概有15%左右的项目,靠简单地自然计划难以分解为若干具体行动。

这时,我们就需要进行一番头脑风暴。我们可以使用思维导图之类的工具,捕捉想法,把可能想到的行动都列出来,不判断不评估不质疑,只求数量,不求质量。

自然计划的最后一步,就是对所有想法进行组织整理,转化为行动。整理时,我们可以按照先后顺序、重要程度来确定优先级,明确下一步行动方案。这个过程中,如果某些行动依赖一个中心行动才能推动,那么这个中心行动一定要优先执行。

GTD这种工作方法,看似清单很多显得繁琐,但用习惯了其实一点也不难。更重要的是,它能让我们的大脑变得高效,让我们的思路变得清晰。就像哲学家蒙田说的:“清空你的大脑,比清空你的胃更加重要。”

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搞定Ⅰ 搞定Ⅰ 8.1分

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