秘书工作手记(办公室老江湖的职场心法) 8.1分
读书笔记 全书摘抄
L.sky

一、汇报

事事有回音

汇报永远比期待少

原则:1.先说结果

汇报工作一般分为阶段性汇报和总结性汇报,无论是哪种形式的汇报,领导最想听的都是事情的最终结果,其实就是事情办得到底怎么样了,这才是他真正关心的。

很多人汇报的时候都习惯性地先说出原因、过程,或者把困难说一大堆,再给领导看结果,这样的汇报方式往往让我们忽略了对结果的重视。要想真正提高工作汇报的效果,首先我们要有果因思维,先汇报结果。如果领导想了解事情的经过,再述说缘由,否则不必过多赘述。

2.最好有书面材料

有些人习惯两手空空就找到领导汇报,对自己的口才那是相当自信。但石头建议,即使你曾当过最佳辩手,口才奇佳,找领导汇报时,最好也提前准备一下书面材料,好处有四:

一是显得工作扎实细致,拿着书面材料去汇报,容易给人留下“不错,下了一番狠功夫”“对这次汇报很重视”诸如此类的印象,一下子就奠定了汇报的好基调。

二是汇报过程中可以作为指引,有了书面材料作为大纲,就不用担心说着说着逻辑乱了、跑偏了,照着材料一条条一件件讲下来就行。

三是有凭有据,清楚直观。书面材料并不只限于文字材料,照片、设计图、甚至容易携带的实物,都可以带上,这些都可以帮助你更直观地向领导展示工作成果。

四是可以留下给领导作为参考材料,印象更深刻。你想,如果光凭一张嘴去说,说完也就完了,说不定过几天领导就把你的工作抛到九霄云外了,如能留下一份材料,领导想起时随手翻一翻,印象肯定更深。

3.亮点要浓墨重彩地说,分清详略

汇报工作要掂量轻重、把握分寸,选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报,还有些具体的事,可以在领导不忙时集中在一起作个简要反馈。

对于不同工作的办理情况和结果,汇报反馈的内容应该有所侧重:有的只需汇报办理的结果,有的需要汇报处理的方法进程,有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施,不同情况应区别对待,不能一个模式千篇一律。

有些办公室人希望什么事情都全面汇报、深入汇报、详细汇报,殊不知面面俱到、穷其所有、“眉毛胡子一把抓”,效果并不好。领导时间精力有限,汇报应该找准工作重点,抓住领导关注点,搞清楚领导最关心的到底是什么,领导关心的地方我们就具体说、重点说,领导兴趣不大的地方我们就一笔带过。”

二、领会意图

对于面对领导时如何克服为难情绪,石头再啰唆几句。有个领导曾经对石头说,你的心有多大,决定了你能坐的位置有多高。这个心大,不是说野心,也不是说进取心,说的是包容心。如果你内心排斥领导、疏远领导、惧怕领导,甚至话不敢说、气不敢喘,你就很难从领导身上学到东西,结果就是不能成为领导。

面对领导大家都有为难情绪,有时是因为惧怕权威,有时是因为不想承担工作,有时是因为太在乎领导的看法。总之,不少人都习惯躲着领导走,多一事不如少一事。但其实,领导也是人,也有交流的欲望,自然是和谁沟通得越多,对谁感觉上就越亲近。

当然,现在信息时代,沟通不光是当面沟通,发个短信、回复个微博、微信、点个赞,也都是点点滴滴的沟通。多上问、多请教,才是有活力、有闯劲的年轻人最正面丰满的形象。

三、眼力见

通过自己的经历,石头发现,要说练就眼力见,与其说关键在于什么技巧、方法,不如说最根本的还是在于心态,一种随时随地“搞服务”的心态,也就是说,要把自己的姿态放低,时时刻刻想着,怎么去照顾别人,怎么顾忌到别人的感受和需要。

当你面对领导的时候,不要把领导只理解成工作上的上级,好像讲服务就是献殷勤似的,而要把领导看成是你的长辈和前辈。一般来说,很多领导都和你父母年纪相仿,即使年轻点的,也比你的哥哥姐姐还要大些,而且,他们大多是在某一领域取得了突出成绩的人、优秀的人。他们是生活中、工作中的长者和尊者,是值得你学习和亲近的,抱着这种心态去和他们处,带着感情工作,自然姿态就会摆放得低一些,服务的意识自己就冒出来了。

当你发自内心的尊重、钦佩你的领导和前辈时,端茶倒水又算是多大个事情呢?况且这本就是秘书的工作之一。当然,这不是让你姿态低到去当保姆,而是说,你的一举一动,别人看在眼里,懂得你的细心关怀,自然你也就能赢得别人的尊重。”

四、挨骂

为什么有人会时常产生这样的错觉——能力强的人容易被领导嫉妒排挤?很简单,他们混淆了能力与脾气的关系。准确地说,其实是脾气大的人肯定容易被领导讨厌排挤,但有些时候,能力强的人确实会普遍比较有个性、有脾气,个性太强、脾气太大,领导当然不喜欢,碰上识货开明的领导尚能蛟龙入海,碰不上只能搁浅沙滩。于是,一批颇有脾气的人就误以为领导是嫉妒你的才华,怕你有一天取而代之,这简直是天大的误会。

比如石头的这位同学,假如抑制不住地要发一首工作状态的诗歌到朋友圈,虽然石头觉得有些奇怪,但说实话,工作状态就是发给领导看的,表现自己热爱工作热爱单位的,其他朋友并没有人爱看工作状态。

那么,能否在照片或文字里对带自己下去考察的领导有所体现和褒奖,然后再写诗碾压他?毕竟发工作状态,并非是为了碾压领导,而是为了讨好领导。

比如开会发言,你说的再怎么深刻全面、高瞻远瞩、铿锵有力我觉得都没问题。但,能否注意在发言的开头或结尾多体现领导和同事对你的帮助?能否给别人美言几句?能否多说说自己在集体中的成长?这样的话小领导一般不会有意见,大领导更会惊叹于你的滴水不漏。

再比如去欧洲玩见多识广的问题,这个压根跟工作能力没有任何关系,除非是在旅行社工作。这是纯生活问题,在职场上,生活上的事情要低调一些,鄙视领导没出过国肯定不明智。

最完美的状态是,工作上高调、为人上谦虚、生活上低调

也就是说,被批评之后,做事更需多几个心眼,经常请教一下领导。他既然是领导,做事总会有可取之处,况且大家都喜欢虚心的人,你多让领导提提意见百利无害,一方面给自己创造更多的可能性,在领导面前表现,扭转印象;另一方面确实能更准确地把握他的意图,把事情办得更好。

领导愿意批评你,这绝不是坏事,挨了批评,更不是灭顶之灾和世界末日。你一定要振作起来,消除不服气和满腹牢骚的心态,克服紧张和心虚的心理,只要处理得好,责骂不会阻碍到你,反而会令你塞翁失马,收获更多。这样,小小的批评才不会击垮你,反而能成为进步的源泉和动力。

五.即兴发言

那么,我们该表什么态,怎么表态?石头觉得,表态,可以套用“感谢+自谦+认同”模式来进行。

感谢,这是一开口首先要表达的意思,感谢领导给我发言的机会,感谢组织创造这么好的平台,感谢之前同志们的发言,我受益良多,等等。把场内的关键人物点名问候一遍,讲起来没什么难度,还能赢得大家的好感,这小子不错,很有礼貌。

自谦,为的是把调子定的低一点,塑造一个谦虚好学的形象。在前面发言,就可以说“下面我抛砖引玉,请大家批评”这类的话;在后面发言,就可以说“对这个问题我的思考没有大家那么深入,简单谈下自己的看法,说的不对还请大家包涵”之类,总之都是些放低身段、毫无内容的套话。

认同,就是表扬别人,肯定他们的发言或做法。比如,可以表扬个人,“前面几位同志的发言主题突出,生动形象,我听了很受启发,尤其是××讲到的×××,××提到的×××,都说得十分到位”,或者,也可以表扬组织,“对这个问题,我们处高度重视,第一时间组织了研讨,在大家的帮助下[…]”

五.看书

1)《参谋助手论:为首长服务的艺术》——王怀志、郭政

真理总是赤裸裸的。《参谋助手论:为首长服务的艺术》是一本赤裸裸的书,时髦地讲叫毫无“节操”可言。书写成于20世纪90年代初期,作者又身处等级最为森严、最讲究令行禁止的部队,有些观点和做法于今天的我们不一定适用,有人大概甚至会觉书中一些内容与主流价值观相悖。

但从另外一个角度看,这些年来,社会其实并没有发生质变,很多东西只是程度轻了,习惯和要求还是在那摆着。每当遇到难事,想不通的事,就会拿出来翻翻,做一些演绎。切身感觉是:这种极致的研究,看起来惊心动魄,用起来有时却会得心应手。所以,我们不妨冷静、辩证地看待这本书,也许会多一层认识、多一分警醒、多一种收获。

1)《二号首长》——黄晓阳

不是一本完美的小说,同样有很多想象和意淫,但就细节的丰富性和手段的可操作性来说,官场小说中没有超过黄晓阳的,你可以在书上写写画画,做好笔记,真能用得上。

况且,黄晓阳写小说懂得收敛,书里的唐晓舟看到了现实里的黄晓阳能看到的故事。这就够了,合情合理,多一分,都是矫揉造作。唐晓舟看到了书记原配,看到了书记到京、主播到京,看到了书记准备礼物……这就够了,再多写一分,就会因过度想象而失去工作实践的指导意义,就如同在农民的想象中,皇帝肯定有一屋子的锄头,每天想用哪把就用哪把。

石头刚到办公室,曾经看到有副部级领导秘书桌上放着《二号首长》,或许这就足够成为我们去看的理由。

2)《沧浪之水》——阎真

和《二号首长》不同,《沧浪之水》给石头的启发和[…]态:你可以满怀理想,你可以鄙视坏人,但最好不要坐以待毙。

有人说过,公务员这个队伍,最适合的是“有想法、有办法”的人,比较适合“没想法、有办法”的人,“没想法、没办法”也能混。最难的是“有想法、没办法”的人,这种人是最惨的。我想池大为刚开始就是“有想法、不想用办法”的人。这是最惨的一类人,一毕业就被马厅长看好,分配到办公室天天跟领导打交道,多有前途,一言不慎发配到冷宫。一手好牌都被自己打烂。

他是没有办法吗?不是。当时他跟晏之鹤聊天,晏之鹤一手摸茶杯,他就知道添茶,晏之鹤就说小池你不是没有眼色和能力,你就是不想做,脑子还转不过这个劲儿。所以,一旦池大为转过这个弯儿,他就成了“有想法、有办法”的人。整个仕途也就焕然一新了。

3)《欲望之路》——王大进

此书名气不够大,但却是石头心中离“文学”最近的一部官场小说。文笔老辣、情节细腻,无论是对感情还是工作的描写都毫不拖泥带水。好似在看一部黑白纪录片,很多人可以对号入座。

心理描写很多,男主角遇到抉择时毫无犹疑地抛弃底线让人感到绝望。主角总是向自己的欲望妥协了,但我们自己的路是自己掌握的,设身处地地想一想,每次抉择的时候,是欲望战胜道德,还是理想战胜了现实?这都是你自己的事情。

4)《中国式秘书》——丁邦文

名字带“秘书”二字的书中最好的一本。和以上的几本比,相对粗糙了些,但要远远强于《官途》《宦海沉浮》等网络小说的品相。好处是和《二号首长》一样细节多,场景丰富,可以即学即用。亮点在于,从秘书的家庭和眼光去看待秘书工作的纠结:一方面要照顾领导,一方面要考虑自己;一方面要替领导考虑周全,一方面还要尽量办得周正;一方面要保持自己的清白,可是关键时刻要奋不顾身。

二、收拾办公桌

原件类:各类正式文件、证书,证明、直接签署的协议,等等,这些纸质文件具有正式的效力,不但不能丢,还要好好收起来。

批示类:领导亲笔批示、在稿件上的改动、随手写就的便签等,一方面具有管理效力,有时甚至是办事的“尚方宝剑”,也是开展工作的一种参考,需要认真保存。

资料类:一些上级单位或兄弟单位提供的数据材料、统计资料、材料汇编、通讯录等,往往没有电子版,在今后的工作中又会频繁使用,就需要妥存。

借鉴类:一些设计新颖精美的会议手册、邀请函、议程、接待手册、年报、单位简介,等等,如果非常精美、极具特色,对你今后的工作或开展类似的活动有一些参考借鉴的意义,就留下它们吧

想要办公桌整洁,就坚决别把纸质材料、书籍长期堆在桌面上。桌面上放什么?固定放在桌面上的有且只能是必要、常用的办公用品。包括:电话、电脑、笔筒、文具盒、当天要用的材料和参考资料等。假如你是一个追求品位的同志,也可适当摆放植物、加湿器、相框等不影响美观与办公严肃性的物品,但最好不要超过3个。

再次,把常用办公用品的位置固定住。造成桌面混乱的另一个原因就是常用办公用品在桌面神游,比如纸巾盒被扯来扯去,文具盒一会在显示器旁边一会到了桌面正中,等等。这些东西体积都挺大,一旦位置变了,整个桌面一下子就乱掉。

对这些用品,一定要争取把它固定在桌面上伸手可及的某处。比如电话,就用卡子固定在桌子的左上角,方便我们一边用左手拿听筒一边用右手记笔记;比如工作笔记本,就放放在桌子正中,低头就能看到,拿起笔就能写写画画,不容易忘事,也方便我们记笔记。

比如笔筒、文具盒和纸巾盒,就拿双面胶粘在屏幕右侧、桌子边缘,订书钉、卷笔刀、回形针、便利贴之类的小文具都放到文具盒里,伸手就拿得到,又不会到处乱跑。这些容易在桌面上游走,侵蚀工作空间的东西固定住之后,我们就能长期保持桌面秩序。

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