沟通圣经 8.2分
读书笔记 第十四章:撰写英文商务书信
知无涯

虽然这一章讲的是撰写英文商务书信,不过语言也是互通的,英文书信中的注意事项,中文也同样可以借鉴适用,更多的,是书面沟通与口头沟通的区别

P232:为什么写好商务书信很重要,书面沟通与口头沟通各有优缺点
P233:配合电话或会议
商务书信不必是文学杰作,但是仍然应该遵守有效沟通的6C原则:清晰、积极、简洁、正确、礼貌、完整
P235:商务书信主要种类:能够有效达到目的的商务信,不是碰巧产生的
要妥善计划信的内容,必须先找出是什么背景造成需要写这封信
根据目的对应分类:寻求信息-询问、意见、确认-确认信息、给予信息等,在一般领域
确认收到订单、估计价格、时间等-订货与估计领域
推销产品或服务等-促销与宣传领域
授权信用付款等-财务与信用管理领域
P236:预期对方的反应:有利的反应、中性的反应、不利的反应、有待说服
各类商务书信建议撰写方式:
1、有利的-建议演绎法,结构:第一部分好消息主题,第二部分细节或说明,第三部分总结
2、中性的、不利的、说服的-建议归纳法,结构:第一部分客观陈述引出原因,第二部分分析事实说明原因,第三部分不愉快的信息/主动建议,第四部分提起其他相关的事情,把重点从不愉快的信息转移开/敦促采取行动

对于有利或者不利的书信回答,也是一种思维训练,书中举的例子非常生动有趣。

P243:版面和风格:印刷字体或手写字体必须工整美观
P244-246:格式:全平头式优点:效率、现代,是现在最常用的版面
半平头式优点:效率、感觉起来更平衡
半缩行式优点:比较不那么杂乱
P248:信的结构:1、信头,2、写信日期,3、参考文号,4、收件人姓名、职位、地址,5、称呼和结尾敬辞,6、主旨,7、签名,8、正文
P257:口授:好的口述,其实就是把好的文章大声念出来,好的文章,其实就是把好的想法清楚的表达出来
口授的准备工作:
1、准备好自己,把其他的事情都忘掉,专心
2、把资料准备好
3、决定优先级
4、让文字处理人员准备好(可能就是你自己)
P258:练习口授:
1、用简单的话说
2、口授时说出标点符号
3、说话当中自然的停顿
4、说话要清楚
5、如果英语人名、街名、专业用语等不是很普遍,将之拼出来
6、如果突然忘了继续说什么,就停下来
7、停下来后,把之前录下的内容听一遍,整理好思绪,再继续
8、全部露完了,检查一下
9、不时听听自己以前口述下来的内容
P260:标准范例:公司可能会有书信的一些标准范例,但是实际运用中还是要动脑思考,不要遗漏任何该说的内容。

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