超效率手册 7.2分
读书笔记 第1页
mossing

短小精悍,常读常新。

以下为手敲的部分原文:

超效率手册-99个史上更全面的时间管理技巧

40、动力是能量最重要的形式。

如果你情绪低落,不管早上跑多远或者做多少个俯卧撑都没有用。但是,长年累月地保持动力是很难的。挫折、停滞和批评都会影响你进步的速度。定期给动力充电是十分重要的,这样我们就可以接触到能量源。

保持动力的最好方法就是回顾你的目标。看看你的进步,阅读一下你当初设立这些目标的原因。重新想起自己原本的目标能够对抗任何暂时的挫折。失去一个合同或者进展缓慢的一个月,比起财务自由、健康和事业成功的蓝图就显得不那么重要了。

如果回想目标并不能激励你,那说明你选择了错误的目标,无论是一开始就错了还是这些目标对你不再重要。总之,目标可以成为能量的来源。所以,别忘了下一次情绪低落的时候给你的动力再充电。

45、设定最后期限。

如果你所在国家的政府运转预算,你会感觉如何?政客们花钱,从来都只会考虑自己,而不会考虑债务、税收或是社会福利。我猜想你不会对此感到高兴的。你也许会说他们简直是一群恶棍。在这个时候,预算就很有必要了,因为预算能够控制花费。

最后期限就是你时间上的预算。没有它,计划就会变成恶魔来侵蚀你的时间,让你迟迟无法完成。不好完成的任务往往做一半就丢在一边,目标懒起来原来越远。最后期限就是把这个计划对你的价值做时间上的限定。没有它,你在花费时间时只会一时冲动,而不会深思熟虑,做好决定。

所有项目和任务都应该有最后期限。除了给一个完整的项目设定最后期限,我还会给重要项目的每一个阶段设定最后期限。这些期限保证我专注于完成事情,而不仅仅是做事情。不在我每周和每日目标列表上的任务,我也会设定最后期限。

把最后期限写下来。如果它只是你脑子里的一个想法,那么当你需要它的时候,它不会激励你。把它写在纸上,你就能在刚一分心的时候注意到它。

56、每日标记。

本杰明·富兰克林因为发现了电而闻名于世,他也是美国的开国元勋之一。他用自己的人生经历体现了生产效率的价值,并且一生中完成了许多事。其中一个秘诀就是有一份检查清单,里面包含了他认为生活中十分重要的13个优点。如果他认为自己具备了其中一个优点,那当天他就会把这个优点从清单中划掉。

你也可以采用类似的方法来提高自己的生产效率。你可以列一份你希望自己每天关注的能够提高生产力的好习惯清单。每天你做到哪一点,就把哪一点划掉。这个方法很有用,它让你关注特定的思维习惯并且通过坚持这些思维模式而从中受益。

这里有一些潜在的检查标记:1晨礼。2自律。3避免拖延。4把时间放在最重要的位置。5朝着一个重要目标努力。6工作不分心。7完成每日工作。8把重要的事情放在紧急事情的前面。9运动。

76、避免接触懒惰的人。

态度是会传染的。如果整天跟你在一起的人生产效率不高,他们的坏习惯也会影响到你。虽然我不是建议立刻远离那些成就不高的朋友,但下面有一些方法可以用来增强你的优势:

1.跟生产效率高的人在一起。跟那些在生产效率上超过你的人多接触。除了可以从他们身上学到些东西,你还可以潜移默化地培养和他们相同的习惯。2.找目标一致的人。寻找那些跟你有相同志向的人,他们不是你的竞争对手,而是一笔财富。他们的动力会反映出你的动力,而且如果你暂时受挫,他们还能给你一些支撑。3.找有好习惯的朋友。跟那些具有你想要的习惯的人在一起。我跟那些喜欢去健身房的人一起去健身。如果你的健身同伴不能鼓励自己去健身,那他也会影响到你。

77、信息节食。

生产效率需要选择性的注意力。在上一章,我讨论了注意力是有限的资源,而你需要利用它来培养习惯。这里我想讨论的是为什么选择性的注意力对保持高的生产效率很有必要。选择性的注意力就是要完全忽略某些信息流,并且严格限制另外的一些。

从去掉那些对你没有用的信息流开始吧。电视节目或是名人杂志看起来重要,但除非它们能导致你直接行动,否则就只是些无价值的东西。任何一个不能影响你行动的信息流都是在浪费时间。

接着,缩减那些你不经常浏览的信息流。我每周只看一次有关我收入的细节。反复查看只会浪费时间,而且会让我变得没有耐心。通过限制这一资源,现在我只会看总数,而不关心那些细枝末节的数据。

81、整体学习。

大多数人学习的效率很低。最典型的策略就是死记硬背,这就等同于把信息硬性塞进你的头脑中。整体学习是一个与死记硬背完全不同的策略,它依靠联系帮助记忆。

这里有几个联系的方法:

1.给你的记号表星号。把你随时产生的想法和评论写进笔记里,把中心想法和别的东西联系起来。教科书的作者一直在做这件事,如果你能管理好自己的笔记,你会收益更多。

2.使用比喻。像给一个5岁孩子解释一样给自己解释这些话题。对于量子物理学或宏观经济学,这也许并不容易。但任何能把抽象概念简化成一个相对容易的比喻,都能让你更容易记忆。

3.形象化。描绘一个大的、形象的图画来描述想法。你可以在你的笔记里画图形或是在头脑中形成画面来做到这一点。越极致,越富有想象力,越好。

83、学习清单。

到现在为止,你应该对待办事项很熟悉了。但是你有一个学习清单吗?我有,因为它让我随时追踪一些值得追求的事情,而不立即归入某一项目之中。学习清单给你未来的计划提供很强大的意见库,而且是消磨时间的良好方法。

要读的书,要看的电影,要学的课程、科目都是学习清单的内容。只要我碰到一个有趣或是潜在价值的想法,我就会把它写到清单上。然后,当我不读书或是有时间做另一个项目的时候,我会给学习清单做一个补充。

学习是生产效率的重要组成部分,有更多技能能极大地提高效率。只是是对抗无用功的武器。你知道得越多,提高生产效率的能力就越大。

但是,学习并不是迫在眉睫的一锤子买卖。学习心得东西总是需要在每天抽出一些时间来默默完成。列一个学习清单能帮你确保时间都投入到了提升思想的事情上。

85、感官剥夺。

如果你无法长时间保持专心,试试感官剥夺。在你工作的时候,排除一切可能的感官干扰。包括:1.关掉音乐。2.清理书桌。3.关上门,关闭手机,拔掉电脑插头。4.关掉所有后台程序和提示窗口。

如果你想进入到一个更高的层次,你可以清理掉电脑桌面上任何一个与你工作没有直接联系的图标。感官剥夺的目标是把工作看作唯一的客体去专心执行。只要有趣的恭喜围着你,你就很难处理一些棘手的事情。我不会把感官剥夺当作一个规则,但是当面对一个时间紧迫的任务或是一系列无聊的工作的时候,他会是一个很有用的办法。

86、六步走。

六步走的故事是这样的:

20世纪早期,一个年轻人走进了一家钢铁公司经理的办公室。他告诉经理,他可以把经理的生产效率增加到3倍。他只需要经理认为这个想法值多少钱,后面就支付他多少钱。这个想法就是:

每天在一张纸上写下1~6的数字。然后写下这一天第一重要的,第二重要的,直到第六重要的事情。从第一件事开始做。就算一整天都在做第一个任务,也没有一个方法能比这个方法更有效。一个月后,这个年轻人收到了那位经理寄来的支票,上面是1万美元(换算成今天的价格是10万美元)。

87、知道你想要什么

如果一个项目的结果并木明了,你会在很多无用的事情上浪费时间。清楚明了是大多数项目缺乏,也是几乎没有人能意识到的东西。在你开始一个大的任务或者项目之前,先回答几个问题。如果你不能很快回答出来并给出一定的解释,说明你并没有花时间弄清楚自己想要什么。

1.我为什么做这个项目?

2.项目完成的时候我会收获什么?

3.为了完成这个项目,需要具备什么特性?

4.这个项目的主要目标是什么?

5.这个项目的次要目标是什么?

例如,你发明了一款产品,主要目标可能是赚钱,次要目标可能是给产业增加价值,获得用户认可或建议经销商联盟。再比如,你写一篇文章,主要目标可能是为了得到B+或者A,次要目标是提高你的写作技巧或理解一个主题。

88、将计划和实施分开。

计划,尤其是对复杂的项目来说,是一件非常棘手的事情。一方面,你想要认真计划。有创造力的规划决策会将项目进程加快几个月,也决定了项目最终的成功与失败。另一方面,过度计划会导致分析停顿,项目无法开始。对于这个问题,我的解决办法是将计划和实施两个阶段完全分开。每周和每月的回顾是计划的好时机。在这个时候你退出项目之外,对一些大的问题进行评估。这是问自己一些难的问题,设立目标和寻找捷径的好时机。

然而,如果你不主动回顾检查,你的注意力很可能只转向完成工作。先不讨论为回顾阶段做些什么。只要你决定了采取哪些措施,就朝着那个方向去做,除非有什么不可抗因素迫使你重新考虑。

将计划和实施分开的方法能帮助你平衡这两个方面。在该行动的时候进行计划会导致拖延和缺乏动力,而该计划的时候采取行动则会导致做无用功而浪费时间。

92、帕累托定律。

意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托对意大利地主阶层的财富分配进行了一次不同寻常的观察。他注意到,80%的财富只掌握在20%的人手中。这种不平等很快就在其他领域也显现出来,被称作80/20法则。这个法则表明,将近80%的结果都来自20%的原因,你收入的80%来自于你工作的20%,80%的工作都是在20%的时间里完成的。这种不平等不会总是80/20(也可能是90/10,70/40或者50/2),但原理是基本相同的。

你可以利用80/20法则来节省时间。假设你的工作超出了你的时间和精力范围。经营公司的时候,我有几百个可以实施的优化项目,但时间上只够我去实施两个。这个时候,我就会试着找出里面贡献率最小的80%,然后淘汰者80%,保留剩下的20%。

把80/20法则当作你工作上的过滤器。接到任何新的任务都可以通过这个过滤器,这样你既可以保证工作处理得过来,也能取得效果的最大化。任务千差万别,有了帕累托定律的帮助,你可以将那些影响最小、价值最低的工作和最重要的、价值最高的任务区分开来。

93、停止清单。

建立一个任务清单很容易。但是你有停止清单吗?停止清单同样重要。为了做一些重要的工作,你需要停止做那些不重要的事情。有时候是自然而然地发生,一些不重要的任务在面对压力和有限精力的时候会自动从你的任务清单上消失。但是,更多时候,你需要动手来完成这一步骤。尤其是那些极度重要的事情没有获得应有的关注,而价值低的任务却充斥着你的任务清单的时候。

建立一个停止清单要比任务清单难得多。任务清单就像是中学的体育课,即使队员们玩得不好,也必须都加入这个队伍。而停止清单更像是NBA选拔,要从许多价值来源中选择最好的那几个。

当重要工作呗那些紧急但并不重要的工作排挤的时候,停止清单显得尤为重要。问自己一个问题:“完成这个任务在5年内有影响吗?”如果一个任务的影响只局限于几周或一个月,那么它并不值得规划进你更大的蓝图之中。

96、做一只刺猬。

吉姆·柯林斯在他著名的《从优秀到卓越》一书中论证了做一只刺猬的重要性。在希腊寓言中,“狐狸知道很多事情,但刺猬知道一件大的事情”。刺猬在一件事上是卓越的,而狐狸在许多事情上是普普通通的。

做一只刺猬要比做一只狐狸重要得多。想要在每件事上做到卓越,最后只能是什么事都没做好。选择有限的几个技能去学习是更好的策略。

这个原则的另一个版本叫作“T”模型。本·卡斯诺查第一次建议我的时候说,一个人应该精通一个领域(T的垂直线),然后在更多的领域里有其他的小的技能(T的平行线)。

专注一个领域,你可以跟精通其他领域的人展开合作。但是如果你没有一个中心的领域,你就会失去与那些分清自己的长处优势的人为伍的资本。

97、努力工作并不重要。

在做第一批软件项目的时候,我第一次觉得努力工作并不重要。花3个月设计一个页面的中途,我意识到我可以花15美元买资料库来帮我做这件事。

努力工作对达成目标来说并不是必要的。我知道没有人能不努力就获得巨大的成功,但是,这并不意味着努力工作本身是有用的。在某些情况下,它是必要的,但它并不是生产效率的唯一重要因素。

有创造力的捷径(就像我花15美元完成了3个月的工作),更好的技能或是重新审视问题能够省去一大部分工作。要想真的提高生产效率,你需要平衡两种完全不同的技能。一个是努力工作的能力,它很重要,但还不够。另外一个技能就是避免努力工作的能力。

生产效率是一个不平衡的领域。有人每年的收入是你的几千倍。但没有人比你聪明1000倍或努力工作1000倍。平衡努力工作和不努力工作的能力是生产效率的本质。

98、计算你的附加值。

一个任务值多少?如果你给它赋予现金价值,你就有更好的机会来评估什么重要什么不重要。像写邮件、写报告或优化一个项目这样的事情是无法知道它价值多少钱的。但是,就算你不知道具体的数字,估算下也能了解你的时间到底值多少钱。

如果你每月挣5000美元,试着接贡献量给每个任务一个值。像每日邮件这样的任务,即使占据了你时间的20%~30%,也可能只值几百美元。将这种附加值计算跟你的时间日志结合起来,就能知道你的效率分配是什么样的。

假设你挣5000美元,但是正在做的项目可以带来6000美元的收入,然后,计算一下每个任务会多多少额外收益。这样可以避免你低估那些对现在收入几乎没有影响,但对未来收入 有大的影响的一些任务。

只要你知道了自己的效率分配,你就会发现一些需要缩减,甚至需要从你的每周惯例中淘汰的目标领域。

99、有目的地提高生产效率。

说了这么多生产效率的事情,到底有什么用呢?只是节省一点儿时间或是多赚点儿钱?对此,我想回答下在开始部分我提出的问题:“你想要提高生产效率的原因是什么?我想要给出我的答案:

1.工作有激情。如果你喜欢你的工作,生产效率会帮你得到更多你喜欢的东西。尽管生产效率能帮你避免无聊的工作,但这些建议还是更适合那些想要得到更多的人。

2. 做有意义的事。在这本书里,我多次强调项目高于任务的重要性。原因不仅仅是项目能让人更有效率,而且更有意义。生产效率会帮你建立一些日后你引以为豪的事情。

3. 不断进步。生产效率的乐趣在于, 它不是当你完成了任务清单就停下来。更有智慧地工作能提升你的生活质量。

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