尽管去做 7.9分
读书笔记 全文摘抄+整理
姜姜姜
(1)GTD系统三步骤:Collect - Action - Review Collect 一旦你给某一事物贴上“需要”或者“应当”的标签,它就变成了一件未完成的工作。比如,如果你仍然需要决定某件事是否需要搞定,那么它就是不完善的事物。这包括你全部的“我将要……”、所有那些你已经决定实施但尚未采取行动的事情。当然,它还包括所有正在处理的事情,以及那些你已经竭尽全力,但只差宣布大功告成的事情了。 Action 是否需要采取行动呢? 对于这个问题有两种回答:是和不是。 不需要采取行动 如果答案是否定的,那么有三种可能性: 1.是一些根本没有用的垃圾。 2.目前没有采取行动的必要,但是日后可能需要处理(孵化,酝酿) 3.该信息具有潜在的利用价值,今后也许能够派上用场(参考)。 Review 每周查阅也就是做下列事情: z 收集和加工处理所有的“材料”。 z 回顾和检查你的系统。 z 更新各类清单。 z 做到清洁、清楚、实时和完整。 重新评估你当前的各种工作 现在是一个良好的时机,可以从一个全新的高度(即从你工作和目标的立场)出发,回顾检查你的“工作”清单,并且考虑你是否可能把当前的各种承诺和责任转移到“将来某时/也许”清单中。 在恰当的时间和地点进行回顾 每周的回顾检查十分重要,因此,你应该培养起良好的习惯,创造一个适当的环境,运用正确的工具加以支持。一旦建立起一个稳定的舒适的区域,你将不再为强迫自己做什么回顾检查而感到烦恼和忧虑,因为它已经成为你个人做事的标准了。 到那时,你所需要做的就是,每周想办法抽出几个小时,让自己离开事务的干扰,并不是退出这个区域,而是至少升华到“ 1 万英尺”高度。 工作中的 6 个层次可以参照高度进行考虑: 5 万英尺以上:生活 4 万英尺: 3~5 年的计划 3 万英尺: 1~2 年的目标 2 万英尺:责任范围 1 万英尺:当前的工作 跑道:目前的行动 如果你打算打某个电话,而这与你的生活目标或者价值观发生冲突,这时你应该毫不迟疑地维护自己所立场,取消这个行动。如果你的工作安排与你所设立的目标背道而驰,如果你真心希望快速有效地达到目标,就应该重新定义重点和意图。 “重点区域”的清单 下面我建议你设立并保持一个叫“重点区域”的清单。一般它都会被进一步划分为有关“职业方面”和“个人方面”的两个次级清单。这是你为自我管理模式所建立起来的用途最大的核查清单之一。它不像“工作”清单那样要求你进行每周一次的检查和调整;很有可能,回顾的时间间隔较长时,反而能够发挥更强的功效。根据生活和工作中重要区域变化的速度,可以每隔 3 个月的时间启动各项潜在的新工作。 设置“重点区域”的目的在于确保所有的工作和下一步行动都得到明确的界定,这样一来,你可以恰到好处地管理各个责任范畴。如果你打算逐项当前的行动和今后的计划并进行客观的评价,那么你一定会挖掘出一些需要添加到“工作”清单中的新内容。当回顾检查这个清单时,也许你认为某些区域的运转一切正常;也许会再一次认识到某个区域中的某种情况长久以来一直在“困扰”你,应该立刻为此设立专题进行解决。还记得我们以前提到过的“启动装置”的清单吗?实际上,“重点区域”只不过是“启动装置”清单的一个更加抽象和精练的翻版。 (2)清单 从组织管理的角度来看,你希望了解和管理的事情可以为 7 大类: z 一个“工作”清单 z 工作的辅助性资料 z 记录在日程表中的行动和信息 z 各种“下一步行动”的清单 z 一个“等待”清单 z 参考资料 z 一个“将来某时/也许”清单 辅助资料-标签 我建议你考虑:在什么地方保存这些工作或者主题的小标签?如何在这一模式中添加新的信息?在什么地方存储与此相关的更为广泛的数据?大多数专业人士拥有几种选择来对付这些辅助性资料,如在清单中的项目上附加备忘录、在电子邮件或者数据库中管理这些电子信息,此外,坚持使用书面形式的文件夹和备忘录。 日程表: 你的日程表上一般标注三种情况: 1. 在某一个确切的时间里采取的行动; 2.在某一个确切的日期里采取的行动 3.在某一个确切的日期里将要获取的信息; 日历上惟一允许出现的改变是,更改原定的日期。 “下一步行动”清单: 你所有的行动提示信息应该记在哪里呢?应该写在“下一步行动”清单中,连同日程表一起构成每日行动管理的核心结构。 除了垃圾以外,还存在其他两类情况。它们同样不必立即投入行动,但是你仍然希望保存这些材料。再重申一次,把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的问题区分开来是至关重要的。否则,面对堆积如山的工作,你会逐渐地变得无动于衷,不知道从哪里切入,或者不知道要做些什么。 以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助: z 电话 z 在电脑旁 z 跑腿 z 在办公室时 z 在家时 z 议事日程 z 阅读/回顾 “将来某时/也许”清单 可以用于保存一些目前你不打算实施,但又希望在将来某一时间运作的工作。拥有这样一个清单不仅具有实用价值,而且令人备受鼓舞。这就好比是一个“停车场”,用来停放那些你当前无法操作,却又不打算彻底遗忘的事情。每隔一段时间,你将会得到一些提醒。 “备忘录”文件夹 在保存备查资料的工具中,堪称上品的当属“备忘录”文件夹。有时,也称之为“悬而未决”或者“有待继续跟踪”的文件夹。实际上,这个系统允许你在某一个指定的时间里把所有的信息投寄给你自己。 参考资料 很多你遇到的情况并不要求你采取任何行动,但是它们都是具有重要价值的信息。你希望保存这些信息,并在需要时再次调用它们。你可以把这些信息以书面或者数字的形式加以保存。 (3)管理工具 提升个人工作效率的最佳和段之一就是拥有你乐于使用的管理工具。 一些基本的管理工具: 我们假设你从零做起,除了拥有一个桌面的工作空间以外,你还需要: z 资料存放筐(最少 3 个) z 一叠信纸大小的白纸 z 即时贴( 3×3 寸) z 回形针 z 订书机等 z 透明胶带 z 橡皮筋 z 自动打孔机 z 若干文件夹 z 一个日程表 z 废纸篓 z 资料存放筐 你可以用白纸开始你的收集工作。信不信由你,在整整一页白纸上只写下一个想法,将会产生令人难以想像的效果。尽管大多数人终将以某种清单形式管理他们随笔写下的东西,但是,如果有一些人坚持采用这种简洁易行的“一张纸一个想法”的办法。无论如何,手头准备一些足够的白纸或者小册子专门用于捕捉突发的奇思妙想,这一点至关重要。 除了拥有得心应手且无处不在的工具以外,一个可以随时猎取思考过程的模板也有利于提高效率。 如果你对笔记本或者计划手册情有独钟的话,一定要存储足够的备用纸张,这样每当一个主题或者议题出现时,你就可以马上为它配备上一页。某些计划日后也许必须由加注的小标签来统领这一部分的内容,甚至会占据一个完整的记事簿,对于它们来说,起步的方法有所不同。然而你大部分的工作也就仅仅需要一两页,保存需要跟踪的几个想法即可。 (4)总结 1.建立起个人组织管理的设施,安排整理你的工作台,准备几个工作篮,创建一个个人的归档系统——在单位和家里,准备一个性能良好的计划手册,上面有完整的管理项目的清单。我还建议你允许自己进行一些变革,采用那些你一直希望能用来改善工作环境的方法。挂起图片,准备好笔,扔掉垃圾,重新布置工作环境,启动一个崭新的开端。 2.预留一段时间,你可以利用这段时间整理办公室中某一个完整的区域,然后清理家中的每一个角落,把一切收到你的系统当中。 3.同别人分享你从书中所获得的、任何具有令人鼓舞东西(这是最快的学习方法。 4.3~6 个月后,再回顾本书的内容,你会发现很多第一次阅读时漏掉东西。 5.与宣传和讨论回顾这些行为标准的人保持联系。 (5)其他 2分钟原则: 一旦你的下一步行动方案出台,紧接着,你面临三种选择: 1.处理这件事。如果你能够在不到 2 分钟的时间内就搞定它,那么,一旦这项工作被确定,你就应该立刻着手落实。 2.把这件事指派给别人去处理。如果处理这件事情需要花费的时间不止 2 分钟,那么,你应该问一问自己,你是否就是解决这个问题的最佳人选呢?如果回答是否定的,那就干脆委托给一个合适的人员去办理。 3.延迟处理。如果处理的时间超过了 2 分钟,而你又恰恰是最佳人选,这时,你不得不推迟行动,把它记录在某一个或者多个“下一个行动”的清单上。 定期整理 我建议所有的机构都建立一个个人整理日,在那一天,所有的员工都穿着休闲的衣服和鞋子,把电话切掉,动手清理他们所有的库存物资。每个人都可以花费一整天的时间来进行大扫除。而个人的整理日,即可以安排在节假日、年未,也可以在春节前申报税金的期间,因为到那时,你可以把前一年的财务数据合并存档。所以说,这个个人整理日是一件大好事。 一个运行良好的管理模式,一些得心应手的工具,加之连接住所和工作地点之间的完善体系,这三者结合,就可以使你的旅程变得富有成效。 此外在你手写的每一件物品上注明日期也是一个好习惯。 使用原始内容作为它自身的行动提示信息 焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作而造成的,这是由于你撕毁了同自己签订的协议而导致后果。
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