Getting Things Done 8.5分
读书笔记 第一章 新情况,新做法
Janus_ty

GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。 放松精神的技巧和使其远离烦恼与忧虑的力量,很可能就是我们那些伟人的秘诀。 —J ·A ·哈特菲尔德(J. A. Hatfield) 如何处理信息、如何关注成果,和采取哪些行动达到目标。 焦虑是由于缺乏控制力,组织管理、准备和行动不足所造成的。 —戴维·凯克奇 (David Kekich) 我在这里所介绍的方法主要基于两个目的: (1)抓住所有一切需要处理的事情 (现在的、以后的、将来某时的;大的、小的、或者不大不小的)把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。 (2 )训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定。这样一来,在任何时候,你都把下一步行动计划掌握在手,可以实施或者进行再议。 我们感到身上的压力与日俱增,一个主要的原因在于:工作的性质发生了快速而巨大的变化,这种变化是我们自身的能力以及我们为此所接受的名目繁多的培训都追赶不上的。仅仅在20 世纪的后 50 年中,在这个工业化的世界里,工作的性质已经由流水线装配、制造, 以及搬运一类的活动转变为彼得·德鲁克(Peter Drucker )所恰如其分地描述的那种 “知识工作” (knowledge work )。 如果希望出色地管理好所有的工作,那么,你需要做到下面几点: 首先,如果这件事总占据着你的头脑,你的思维就会受阻。任何一件你认为没有完成的事情,都必须置于一个客观可靠的体系中,或者是我称之为“工作篮”的工具之中—必须经常回访并且清理它。 第二,你必须明白你的工作到底是什么。你还必须作出判断:需要采取什么行动来推动工作的发展进程。 第三,一旦决定了需要采取的行动方案,你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行为的提示信息。 我建议,你拿笔记下来目前盘踞在你大脑中的那些最重要的工作或事情。哪一件事最让你心烦意乱?哪一种情况最能够分散你的注意力?哪一个问题令你兴趣浓厚?或者哪一种局面以其他的方式消耗了你大量的注意力?也许,正是某一件“摆在你面前的”工作或者问题需要解决,而且越早处理越好 现在,请写下为了推动事情的进程,紧接着你需要采取的具体行动是什么。如果你目前除了要马上结束这件事,再无其他的事情要处理,那你现在打算去哪里?打算采取什么行动步骤呢? “知识工作”的真实经验以及意义深远的运作原则中来。原则是:你对工作投入的思考必须比你认识到的多得多,但是又比你所担心的工作量少得多。就像彼得·德鲁克所描写的那样:“在知识工作中,任务没有被指定,它需要被确定。这项工作的预期成果是什么?‟这是一个提高知识工作者工作效率的关键性问题。这个问题可能导致一些极具风险 性的决定。通常,没有正确的答案,只有不同的选择。想要获取高效益,一定要明确地认定预期结果。” 行动来源于思想。 —拉尔夫 ·沃尔多 ·爱默生(Ralph Waldo Emerson) 要弄清人们工作生活中涌现出的各种事物的真实面目,要决定为此需要采取的种种行动, 都将消耗人们大量的气力。因此,许多人都对此产生了抵触情绪。实际上,我们从来没有学过在开始行动之前进行周密的思考。大部分的日常活动 (如一家人的吃喝拉撒,照顾孩子)早已被明确地定义出来了,但几乎没有人认为,他们有必要先花些气力屏气凝神地思考一下,明确预期的结果。然而事实上,思考后果是促使希望转化为现实的最为有效的手段之一。 为什么有些事情总是萦绕在你的心头 在通常情况下,你对一些事总是念念不忘,这是因为你希望它们当前的状况能有所改善,另外: * 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么; * 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么; * 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。 我是这样定义“材料” (Stuff)的:任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情,所有你尚未推理出理想的解决方法和下一步具体行动的事情。对于很多人来说,大部分的组织管理系统没有发挥应有的功效,原因在于没有首先完成对它们的转化。只要它们还保 持着“材料”的身份,人们便无法加以控制。 我们需要把所有我们尽力管理的“材料”转化为可以付诸行动的事务。 多年以来,我所见过的绝大部分任务清单纯粹都是一些列举“材料”的单子,它们仅仅代表着许多尚未解决的事务中的某一部分的提示信息,而这些事务也仍未转化为预期结果和行 动方案,即真正意义上的工作提纲和细节。 “材料”在本质上并不是一件坏事。就其本质而言,如果某些事情吸引了我们的注意力, 那么,它们往往以“材料”的形式表现出来。但是,一旦“材料”进入到我们的生活和工作中, 便需要被定义和解释。作为脑力劳动者,这是我们的责任。如果“材料”已经完成了转化过程, 而且明白无误,那么,我们的价值观(不是我们的体力劳动)就大可不必存在了。 管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。 事情极少由于时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成的。 通常,你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。

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